Publicystyka - ngo.pl

Rozpoczęcie współpracy należy zacząć od zawarcia porozumienia (umowy o współpracy). Jeśli planujesz współpracę na okres dłuższy niż 30 dni, masz obowiązek sporządzić je na piśmie. Umowa między wolontariuszem i organizacją powinna zawierać takie elementy jak czas i przedmiot porozumienia, a także możliwość i sposoby jego rozwiązania. Warto do tego dokumentu wpisać nazwę projektu, przy którym zaangażowany będzie wolontariusz oraz zakres jego obowiązków. Porozumienie powinno być przygotowane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które powinny podpisać obie strony. Dokument nie musi być nigdzie rejestrowany. Warto go sporządzić, gdyż może się przydać w sytuacjach trudnych i nieprzewidywalnych.. Porozumienie z wolontariuszem jest umową o charakterze cywilno-prawnym, stanowi dowód wykonywanych świadczeń oraz jasno określa warunki współpracy. W razie wypadku przy pracy, podpisany dokument jest dowodem ubezpieczenia NNW, a koszty leczenia lub odszkodowania ponosi państwo. Dlatego pisemne porozumienie to zabezpieczenie dla obydwu stron współpracy.

Kiedy już podpiszesz umowę wolontariacką z ochotnikiem, zadbaj o dobre zapoznanie go z organizacją. Nie zaszkodzi, jeśli jeszcze raz opowiesz mu o misji i celach i o tym, jak w te cele wpisują się jego przyszłe obowiązki – nawet jeśli było to już mówione podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Wzmocni to identyfikację wolontariusza z organizacją. W rozmowie nie zapomnij również podkreślić, że w razie pytań lub problemów może zawsze zwrócić się do ciebie o pomoc. Jeśli okażesz wolontariuszowi szczerość i życzliwość, wówczas zyskasz jego zaufanie i będziesz mógł liczyć na uczciwą współpracę. Jeśli prócz koordynowania wolontariatu masz inne obowiązki w pracy, lub jeśli nie zawsze jesteś fizycznie obecny w siedzibie organizacji, od razu ustal i wskaż osobę, do której wolontariusz będzie mógł się zwrócić w nagłych przypadkach. Kolejnym krokiem będzie przedstawienie wolontariusza wszystkim osobom w organizacji. Przybliż mu to, czym się zajmują, gdyż ta wiedza może mu się przydać w wykonywaniu jego zadań. Czasem  jednak struktura organizacji jest zbyt duża, aby przedstawiać każdego z osobna. Zadbaj wóczas o to, aby zabrać wolontariusza na spotkanie zespołu, gdzie będzie miał szansę się przedstawić i poznać wszystkie osoby przynajmniej z twarzy. Zapoznanie wolontariusza z zespołem organizacji jest niesłychanie istotne, bo prócz dobrej atmosfery buduje to status wolontariusza jako pełnoprawnego członka zespołu.

Przyszłe zaangażowanie wolontariusza wymaga nieco większego przygotowania niż tylko zapoznanie z zespołem. Konieczne jest również jego odpowiednie przygotowanie do  wykonywania zadań. Czasem można ograniczyć się do zwykłej rozmowy wprowadzającej. Bywają jednak sytuacje, w których potrzebne jest specjalistyczne szkolenie lub stała opieka merytoryczna. Ma to zwykle miejsce, gdy delegujemy wolontariusza do pracy z osobami chorymi. W zależności od rodzaju pomocy, należy wówczas zapewnić ochotnikowi możliwość rozmowy z lekarzem lub cykl treningów z psychologiem. Jeśli delegujesz wolontariusza do pracy w jadłodajni, koniecznie zapewnij mu badania sanitaro-epidemiologiczne. Pamiętaj, że koszty szkoleń specjalistycznych nie powinny nigdy obciążać wolontariusza, tylko twoją organizację – jako organizatora tego rodzaju wolontariatu.

Co prawda wolontariusz nie jest związany z organizacją umową o pracę, mimo to umów się z nim na tzw. okres próbny, podczas którego będziecie mogli sprawdzić, czy czuje się on dobrze w swoich zadaniach. Okres tróbny powinien trwać nie dłużej niż 3 miesiące, w zależności od częstotliwości pracy wolontariusza. Po okresie próbnym zapytaj, czy jest zadowolony z powierzonych mu zadań. Jeśli oboje będziecie usatysfakcjonowani współpracą, wówczas możecie ją kontynuować. Jeśli jednak w okresie próbnym wolontariusz zasygnalizuje ci, że wolałby zająć się innymi zadaniami, wówczas postaraj się przydzielić mu nowe obowiązki zgodnie z jego zainteresowaniami, lub daj mu pole do wlasnej inwencji. Dzięki temu jeszcze bardziej podniesiesz jego motywację.

Pamiętaj, że dobre wprowadzenie wolontariusza do zespołu i odpowiednie przygotowanie go do wykonywania jego obowiązków sprawi, że będzie się czuł komfortowo. Komfort zaś wpłynie na poziom wykonywanych przez niego zadań, co  z kolei przyczyni się do większej motywacji wolontariusza oraz zadowolenia obydwu stron współpracy.