Dobre praktyki: Warto rozmawiać, czyli dialog przedkonkursowy

Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).

Jędrzej Dudkiewicz, ngo.pl

17 listopada 2016

Dialog przedkonkursowy to potrzebne narzędzie, szczególnie wtedy kiedy wchodzimy w nowe obszary działań lub szukamy efektywniejszych rozwiązań – mówi Marta Lewandowska. Mechanizm ten, póki co wykorzystany w Warszawie dwa razy, jest świadectwem chęci zacieśniania współpracy między Urzędem m.st. Warszawy i organizacjami pozarządowymi.

Dialog przedkonkursowy – Co to jest?

Reklama

Dialog przedkonkursowy to stosunkowo świeży mechanizm zaproponowany przez Urząd m.st. Warszawy i dedykowany eksperymentalnym, dość trudnym do zdefiniowania i opisania konkursom. Koncepcja zakłada przygotowanie przez NGO ogólnych propozycji związanych z danym projektem, które następnie – w sposób indywidualny – omawia z przedstawicielami miasta. We wzorze fiszki jest miejsce na napisanie, co zdaniem organizacji powinno zostać przeprowadzone, jaki powinien być czas i szacowany budżet projektu. Każdą z tych kwestii można negocjować. Podkreślić należy też, że nacisk położony jest na dwustronną rozmowę.

– Formuła dialogu przedkonkursowego nie polega na tym, że organizacja prowadzi monolog i mówi nam, co by chciała zrobić, my kiwamy głowami, dziękujemy i organizacja wychodzi – tłumaczy Katarzyna Robak z Centrum Komunikacji Społecznej. – To jest dialog. Czyli my pytamy organizację, jak ona rozumie różne kwestie, jakby przeprowadziła dany proces, a organizacja pyta nas, czemu w projekcie czegoś nie ma i jak w związku z tym chcemy osiągnąć cel.

Reklama

Rozwiązanie to przynosi korzyści dla obu stron. Nie znaczy to jednak, że te NGO, które wezmą udział w dialogu przedkonkursowym są w znacznie lepszej sytuacji od tych, które nie skorzystały z tego mechanizmu, a też chcą złożyć ofertę w konkursie.

– Uczestnicy dialogu przedkonkursowego są faworyzowani tylko w tym sensie, że mają lepszą wiedzę – wyjaśnia Katarzyna Robak. – Do dialogu przedkonkursowego może zgłosić się jednak każdy. Poza tym nie dajemy dodatkowych punktów za udział w nim, nie oceniamy tych organizacji w inny sposób. Wszystkie oferty oceniane są równo. Jeśli zaś chodzi o perspektywę miasta, to olbrzymią zaletą dla urzędu jest to, że po prostu ma łatwiej. Nie musi się zastanawiać nad całym procesem, jak coś opisać, żeby było zrozumiałe. Bo miasto zna potrzebę i tylko czasami sposób jej sformułowania jest wątpliwy – dodaje.

Reklama

Dialog przedkonkursowy – Miasto w dialogu z 3 sektorem

Jednym z dwóch dotychczasowych konkursów, które zostały poprzedzone dialogiem przedkonkursowym jest projekt Miasto w dialogu z 3 sektorem, realizowany wspólnie przez Fundację Pole Dialogu i Fundację Stocznia. Ma on na celu gruntowne zbadanie obecnego systemu dialogu między Urzędem m.st. Warszawy a warszawskimi NGO i zaproponowanie ewentualnych zmian w funkcjonowaniu Komisji Dialogu Społecznego, Dzielnicowych Komisji Dialogu Społecznego, Warszawskiej Radzie Pożytku Publicznego i Forum Dialogu Społecznego. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu i rozmowie udało się wyeliminować wiele wątpliwości.

Przeczytaj wywiad na temat projektu Miasto w dialogu z 3 sektorem.

– Spotkanie z przedstawicielami urzędu miasta oraz zespołem sterującym PRW (Programem Rozwoju Współpracy – dop. JD) było okazją, żeby porozmawiać o szerszym kontekście planowanego konkursu – opowiada Agata Urbanik z Fundacji Pole Dialogu. – Mogłyśmy nie tylko poznać oczekiwania zamawiającego, ale także powiedzieć o swoich możliwościach, porozmawiać o barierach. Stworzyła się przestrzeń do negocjowania naszych wizji. Na coś takiego nie ma miejsca w zwykłym trybie, kiedy mamy do czynienia z gotowym ogłoszeniem konkursowym i co najwyżej możemy skonsultować się z osobą koordynującą konkurs, dopytać o szczegóły, wyjaśnić jakieś sformułowania – dodaje.

– W przypadku projektu Miasto w dialogu z 3 sektorem widać było, że na podstawie rozmów z NGO miasto doprecyzowało przedmiot konkursu – mówi Ewa Stokłuska z Fundacji Stocznia. – Rozumiem, że właśnie temu ma służyć dialog przedkonkursowy: by obie strony lepiej zrozumiały, co jest celem konkursu.

Przeczytaj relację z debaty związanej z projektem Miasto w dialogu z 3 sektorem.

Jednak najciekawszym i zdecydowanie najistotniejszym efektem dialogu przedkonkursowego w przypadku projektu Miasto w dialogu z 3 sektorem było to, że dzięki temu mechanizmowi dwie organizacje pozarządowe podjęły decyzję o współpracy i wspólnie złożyły ofertę konkursową.

– Ważną sprawą, która wydarzyła się dzięki dialogowi przedkonkursowemu, jest to, że zjednoczyłyśmy siły z Fundacją Stocznia przy składaniu oferty na organizację otwartej debaty o strukturze ciał dialogu – cieszy się Agata Urbanik. – Co prawda prowadziłyśmy osobne rozmowy z miastem, ale finalny wniosek napisałyśmy i złożyłyśmy wspólnie. Dzięki wcześniejszym rozmowom był on bardziej przemyślany, mogłyśmy głębiej wejść w temat. To chyba też plus dla urzędu miasta, że dwie NGO postanowiły nie konkurować ze sobą, tylko działać wspólnie.

– Możliwe, że gdyby nie było dialogu przedkonkursowego, to byśmy się nie dogadali z Polem Dialogu i zabrakłoby nam czasu na przygotowanie wspólnej oferty – dodaje Ewa Stokłuska.

Projekt Miasto w dialogu z 3 sektorem jest realizowany już od lipca i wszystko wskazuje na to, że harmonijna współpraca dwóch warszawskich NGO przyniesie duże korzyści dla wszystkich, którzy chcą prowadzić owocny dialog z Urzędem m.st. Warszawy.

Dialog przedkonkursowy – Współpraca międzysektorowa

Drugim projektem, przed którym Urząd m.st. Warszawy zdecydował się na przeprowadzenie dialogu przedkonkursowego dotyczył współpracy międzysektorowej. Jednak w tym przypadku mechanizm wcześniejszej rozmowy i analizy założeń spowodował, że… konkurs został odłożony w czasie.

– Przy projekcie dotyczącym współpracy międzysektorowej okazało się, że każdy inaczej rozumie to pojęcie – wyjaśnia Katarzyna Robak – Pojawiły się bardzo duże rozbieżności wśród NGO, które przedstawiły fiszki. W tym przypadku dialog przedkonkursowy doprowadził do cofnięcia się: stwierdziliśmy, że wpierw trzeba przeprowadzić badania, a dopiero potem, gdy lepiej poznamy sytuację, ogłaszać konkurs.

W związku z tym powstał niestety pewien problem dla organizacji biorących udział w dialogu przedkonkursowym do tego projektu.

– Uważam, że ponieśliśmy niewiele mniejsze koszty niż przygotowując normalną ofertę – mówi Ewa Stokłuska. – Chcieliśmy składać ofertę wspólnie z Towarzystwem Inicjatyw Twórczych „ę”, więc musieliśmy kilkukrotnie spotykać się, by uwspólnić wizję i ustalić szczegóły propozycji. Poświęciliśmy na to dużo czasu. A potem się okazało, że nie możemy na razie nic z tym zrobić, bo nie wiadomo, czy ten konkurs w ogóle zostanie ogłoszony.

Z jednej strony na pewno dobrze się stało, że odbył się ten dialog przedkonkursowy, bo dzięki temu udało się uniknąć ogłoszenia nie do końca przygotowanego konkursu. Z drugiej strony trudno się dziwić rozgoryczeniu NGO. Z pewnością warto wziąć pod uwagę to doświadczenie w przyszłości.

Dialog przedkonkursowy – Co dalej?

Dialog przedkonkursowy jest pilotażowym rozwiązaniem, które raczej nie będzie stosowane zbyt często. Jak przyznaje Katarzyna Robak: – Wydaje mi się, że dialog przedkonkursowy ma sens przy nowych zadaniach, nowych formułach konkursu. Bo jeżeli ogłaszamy konkurs, który jest bardzo standardowy, to dobrą rolą KDS-ów i DKDS-ów jest to, by go skonsultować i nie potrzeba do tego dodatkowego mechanizmu.

Może jednak warto pomyśleć nad tym, by w decyzję o wykorzystywaniu tego mechanizmu włączyć właśnie KDS? – Ważna byłaby dla mnie relacja pomiędzy dialogiem przedkonkursowym i KDS-ami – mówi Marta Lewandowska z Fundacji Kultury Dialogu. – To one mają konsultować szczegółowe warunki realizacji zadań i tworzyć plany współpracy biur i organizacji. Może rozwiązaniem byłoby przypisanie komisjom prawa do decydowania, które konkursy miałyby się odbywać z uwzględnieniem dialogu przedkonkursowego i może w samym tym dialogu mogłyby uczestniczyć osoby z ramienia KDS. Poczekałabym jednak z tymi rozstrzygnięciami do zakończenia procesu Miasto w dialogu z 3 sektorem.

Jak więc widać, dialog przedkonkursowy jest ciekawą propozycją, która przyniosła już kilka dobrych efektów. Przy okazji stosowania tego mechanizmu w przyszłości warto oczywiście pomyśleć nad możliwościami jego ulepszenia (może należałoby zrobić wstępną ewaluację?). Jedno jest pewne – im więcej i częściej rozmawiają ze sobą Urząd m.st. Warszawy z NGO, tym lepiej. Nie tylko dla organizacji. Dla nas wszystkich.

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.

Właśnie temu ma służyć dialog przedkonkursowy: by obie strony lepiej zrozumiały, co jest celem konkursu.

Źródło: Inf. własna [warszawa.ngo.pl]

Więcej tekstów autorstwa: Jędrzej Dudkiewicz

Ten artykuł został dodany do portalu ngo.pl przez użytkownika, użytkowniczkę.

Artykuły opublikowane w ngo.pl wyrażają poglądy osób piszących i nie muszą odzwierciedlać stanowiska redakcji. Przedruk, kopiowanie, skracanie artykułów wymaga zgody redakcji.