Organizacje pozarządowe, rozliczając dotację na realizację zdania publicznego, opisują faktury i rachunki, przyporządkowując je do różnych działań w projekcie. Zdarza się, że data, która widnieje na fakturze, jest inna niż data zaplanowana w harmonogramie projektu. Czy to problem? Na to pytanie odpowiada Marcin Wojdat, Pełnomocnik Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
http://www.freeimages.com/profile/malko
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ:
Marcin Wojdat:
Data sprzedaży musi być zgodna z konkretnym terminem imprezy i harmonogramem realizacji zadania.
Powyższa reguła nie dotyczy jednak daty wystawienia faktury.
Komentarz warszawa.ngo.pl:
Wydatki ponoszone w ramach projektów muszą być nie tylko zgodne z budżetem, ale również z harmonogramem. Dlatego też, co do zasady, daty poszczególnych zakupów towarów i usług powinny być zbieżne w czasie z opisanymi w projekcie działaniami. Oczywiście możliwe są odstępstwa od tej zasady polegające na tym, że na przykład organizacja robi większe zakupy przed realizacją kilku działań np. kupuje hurtowo soki przed warsztatami dla dzieci, dzięki czemu zakupy są tańsze, a pieniądze racjonalniej wydawane. W takim wypadku ważne jest, aby wykazać, że zakupy zostały zrobione przed wydarzeniami, a nie po fakcie. W tym celu należy sprawdzić, czy na fakturze widnieje właściwa data sprzedaży. Ponieważ faktura czy rachunek mogą być wystawione w terminie późniejszym, tj. już po dacie sprzedaży, to data wystawienia dokumentu może być późniejsza.
Osoby rozliczające dotacje w Urzędzie m.st. Warszawy często sygnalizują, że nieprawidłowością jest wydawanie środków pod koniec realizacji projektu – nie dlatego, że były potrzebne do przeprowadzenia jakiegoś działania, tylko dlatego, że „zostały pieniądze z dotacji do wydania”. Jeśli wydatki takie nie będą powiązane z konkretnymi wydarzeniami, mogą być uznane jako niekwalifikowalne i organizacja będzie musiała zwrócić te środki Urzędowi.
Przypominamy, że od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje znowelizowane Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:
- datę jej wystawienia,
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numery, za pomocą których dla podatku zidentyfikowani są podatnik oraz nabywca towarów lub usług (jeśli transakcji dokonuje się z zagranicznym odbiorcą, numer ten musi być poprzedzony literami PL; analogicznie dla numeru odbiorcy),
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejszą zapłatę, o ile nie zostały one uwzględnione w jednostkowej cenie netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Jak widać, w przepisach nie ma wymogu, aby faktura musiała być podpisana lub podstemplowana pieczęcią przez osobę wystawiającą. Jeśli dokument będzie zawierać wymienione wyżej elementy, będzie stanowić podstawę wszystkich czynności księgowych i podatkowych. Rekomendujemy jednakże, by sprawdzić, czy jednostka urzędu, która rozlicza daną dotację, nie ma własnych, wewnętrznych ustaleń w tym względzie.
Źródło: CKS
