Przychodzi moment, kiedy organizacja kończy współpracę z wolontariuszem, wolontariuszką. Bez względu na okoliczności i powody rozstania warto serdecznie podziękować za pracę, warto też ją podsumować i otworzyć się na ich uwagi. Bardzo często współpraca może przerodzić się w wartościową przyjaźń i sympatię do organizacji i jej zespołu, a czasem we współpracę zawodową.
http://www.sxc.hu/profile/acerin
Podsumowanie pracy wolontariuszy to jeden z ważniejszych etapów. Bez względu na to, jak długo trwała współpraca oraz z jakiego powodu się ona kończy, dobrze jest zebrać wszystkie spostrzeżenia oraz informacje dotyczące osiągnięć (i ewentualnych porażek) wolontariuszy, a następnie przeprowadzić z nimi indywidualną rozmowę.
Przed rozmową warto poprosić wolontariusza, wolontariuszkę (niezależnie od tego, czy był to wolontariat długofalowy, czy akcyjny) o wyrażenie opinii o współpracy z organizacją, np. poprzez wypełnienie odpowiedniego kwestionariusza. Informacje, jakie uzyskasz, pomogą nie tylko lepiej przygotować się do rozmowy podsumowującej, ale będą też przydatne do podsumowania współpracy z innymi wolontariuszami.
Do rozmowy koniecznie należy się przygotować, zbierając informacje: o postępach w pracy danej osoby oraz o korzyściach, jakie odniosła organizacja i odbiorcy jej działań. Charakter rozmowy powinien być zindywidualizowany. Przykładowo, jeśli motywacją wolontariusza było nabycie nowych kompetencji i umiejętności, to warto je nazwać i wymienić, podsumować, jaką zdobył wiedzę i umiejętności, opowiedzieć o tym, jakimi zdolnościami się wykazał oraz jaka była jego postawa podczas wykonywanych zadań. Określenie zdobytych przez wolontariusza kompetencji pozwala uświadomić mu, jak wiele nie tylko społecznych gratyfikacji, ale także konkretnych predyspozycji zawodowych pozyskał, współpracując z organizacją.
Rozmowa jest również doskonałym momentem, aby wręczyć wolontariuszowi, wolontariuszce odpowiednie zaświadczenia, rekomendacje lub opinie oraz zapewnić go o naszej przyjaźni i woli współpracy z nim w przyszłości.
Ważne jest także to, by pamiętać o „formalnościach”. Jeśli współpraca zaczęła się od podpisania porozumienia, to jej zakończenie również powinno się odbyć w formie pisemnej.
Kończenie współpracy z wolontariuszem, wolontariuszką bardzo często zbiega się z zamknięciem projektu, przy którym pracowali. Zdarza się, że zamknięcie takiego etapu ma bardziej odświętną formę. Warto z tego skorzystać i zamiast wręczenia dyplomu w zaciszu pokoju koordynatora, można podziękować publicznie, np. w obecności wszystkich pracowników, wręczając drobne upominki czy dyplomy. Można też zrobić to oficjalnej uroczystości lub konferencji wieńczącej projekt. Jeśli to możliwe, najlepiej wymienić nazwiska wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Dobrą praktyką, stosowaną przez wiele organizacji, jest także umówienie się na nieformalne spotkanie pracowników z wolontariuszami poza biurem, w jakimś ulubionym miejscu. Będzie to dobra okazja do powspominania i podsumowania współpracy. Wolontariuszom podziękować też można podczas dorocznych spotkań, np. gwiazdkowych. Oczywiście można ich też po prostu wszystkich zaprosić do jakiegoś spokojnego miejsca w biurze i zwyczajnie podziękować za pomoc. Najważniejsze jest to, aby o tym nie zapomnieć.
Najlepszym wolontariuszom można dać możliwość zaangażowania się w innym miejscu, przy realizacji innego projektu. Osoby te dobrze już znają organizację, są obdarzone zaufaniem i w przyszłości, np. jako pracownicy, mogą budować jej siłę. Nie jest to wymóg ani też oczekiwanie ze strony wolontariuszy, ale dobrze jest o tym pamiętać, planując zatrudnienie. Takie rozwiązania mogą być cenną nagrodą dla wolontariuszy, którzy mają szansę zmierzyć się z nowym wyzwaniem.
Od momentu zakończenia współpracy wolontariusz, wolontariuszka mogą stać się „ambasadorami” organizacji. Zależnie od tego, jak układała się współpraca oraz czego się nauczyli, będą mówili o organizacji dobrze lub źle, będą promowali działania lub je krytykowali, będą kierowali do organizacji ciekawych ludzi albo odradzali im kontakt. Dobra i ciekawa współpraca wolontariuszy z organizacją może procentować przez wiele lat. Niewykluczone, że po latach dawny wolontariusz okaże się partnerem z ramienia innej organizacji, a dawna wolontariuszka sponsorem działań. Ważna wtedy będzie wzajemna sympatia i życzliwość.
Dlatego każdą osobę, która wspiera działania organizacji, powinno traktować się jak przyjaciela organizacji. A o kontakty z przyjaciółmi należy dbać. Zadbaj o utrzymywanie stałego kontaktu, m.in. poprzez wysyłanie życzeń świątecznych, biuletynów lub newsletterów organizacji, zaproszeń na różne wasze uroczystości.
Na sam koniec przeanalizuj cały cykl współpracy z wolontariuszem z perspektywy potrzeb i możliwości organizacji i jeśli trzeba przeprowadź odpowiednie zmiany. W organizacji nie powinno zabraknąć czasu na wewnętrzną ewaluację, bo to ona stanowi o lepszej jakości codziennej pracy. Ważne, aby wyciągnąć wnioski ze współpracy z wolontariuszami, koordynatorami projektów i pracownikami, a także ocenić efekty realizacji zadań. Ewaluacja pomoże ci wskazać nie tylko to, co było dobre, a co złe, ale także, co i w jaki sposób powinieneś zrobić, by współpraca następnym razem była lepsza.
Źródło: Pracownia Badań i Innowacji Społecznych
