Publicystyka - ngo.pl

Bezpieczeństwo prawne, rozumiane jako zgodność działania organizacji z obowiązującymi przepisami, transparentność (także dotycząca kwestii przygotowywania sprawozdań finansowych czy merytorycznych), prawidłowe zarządzanie ryzykiem oraz ochrona wszystkich osób związanych z organizacją, może zabezpieczać NGO przed ryzykiem nałożenia kar finansowych (np. przez PUODO) czy odszkodowań (np. za bezpodstawne wykorzystanie wizerunku). Dbanie o ww. kwestie ma szczególne znaczenie w kontekście rozwoju organizacji i angażowania nowych osób (np. pracowników czy wolontariuszy). Organizacje pozarządowe powinny także śledzić i stosować się do aktualnych zmian w przepisach. Niekiedy konieczne może być wyznaczenie dodatkowych osób, jak np. Inspektor Ochrony Danych Osobowych w przypadku podmiotów przetwarzających dane wrażliwe.

Organizacja ma obowiązek przestrzegania przepisów, w tym w zakresie ochrony danych osobowych (np. poinformowanie interesariusza o przechowywaniu jego danych) czy kodeksu pracy (np. przeszkolenie pracowników w zakresie BHP). Spoczywają na niej także obowiązki dot. przygotowania umów m.in. z pracownikami, partnerami czy pozostałymi kontrahentami, z którymi dana organizacja współpracuje. W przypadku wolontariuszy konieczne może być zawarcie porozumień wolontariackich w formie pisemnej (przy współpracy przekraczającej 30 dni), czy obowiązek wykupienia ubezpieczenia NNW (jeżeli wolontariat trwa krócej niż 30 dni). Istotne, aby organizacja dawała swoim pracownikom możliwość podnoszenia kwalifikacji także w zakresie bezpieczeństwa prawnego, minimalizując tym samym ryzyko wystąpienia sankcji finansowych.

Bezpieczeństwu organizacji sprzyjają odpowiednio dostosowane procedury wewnętrzne, uwzględniające misję, cele i strukturę danego NGO. Ponadto profesjonalizacja działań może być pozytywnie postrzegana przez partnerów z sektora biznesowego czy administracji i może przyczyniać się do zwiększenia szans na otrzymanie grantów. Większość organizacji posiada swoją stronę internetową, na której (w przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną) powinien widnieć regulamin określający m.in. prawa osób korzystających. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez organizację powinna ona mieć swoją politykę prywatności zawierające ogólne zasady, prawa i obowiązki związane z ochroną danych osobowych. Od danych osobowych należy odróżnić informacje poufne takie jak np. sprawozdania finansowe, których sposób zabezpieczenia można zbiorczo uregulować w polityce bezpieczeństwa informacji.

W pozostałym zakresie, organizacje pozarządowe, a zwłaszcza te większe, powinny rozważyć wprowadzenie polityki antymobbingowej, zabezpieczając się na wypadek mobbingu. W takiej polityce powinno określić się przeciwdziałanie, wsparcie oraz wskazać m.in. osobę odpowiedzialną, do której należy zgłaszać ewentualne naruszenia. Wdrożenie takiej procedury może zabezpieczyć organizację przed koniecznością zapłaty ewentualnego odszkodowania. Korzystne może być również stworzenie polityki antydyskryminacyjnej, przewidującej np. sprawiedliwe zasady przyznawania premii czy prezentów. Organizacje mają także obowiązek wdrożyć standardy ochrony małoletnich w przypadku organizacji współpracujących z osobami poniżej 18 roku życia. Procedury nie tylko zwiększają bezpieczeństwo prawne organizacji, ale także budują kulturę organizacyjną w danym miejscu. Dzięki nim organizacje zyskują zaufanie społeczne, a także przewagę nad innymi podmiotami działającymi w trzecim sektorze i mogą myśleć o realizowaniu swoich misji w sposób długofalowy.

Bezpieczeństwo prawne, rozumiane jako zgodność działania organizacji z obowiązującymi przepisami, transparentność, a także prawidłowe zarządzanie ryzykiem oraz ochrona wszystkich osób związanych z organizacją, nie tylko buduje pozytywny wizerunek, ale także zabezpiecza NGO przed ryzykiem wystąpienia dotkliwych kar finansowych. W tym kontekście kluczowe jest reagowanie na bieżące zmiany w prawie i wdrażanie ich w postaci odpowiednio dopasowanych procedur wewnętrznych. Organizacja, która przetwarza dane osobowe musi mieć politykę prywatności, a jej bezpieczeństwu prawnemu dodatkowo służyć mogą: polityka bezpieczeństwa informacji, polityka antymobbingowa czy antydyskryminacyjna (określająca np. zasady przyznawania premii). Posiadanie i aktualizowanie takich procedur może zapewnić organizacji nie tylko zaufania społeczne i stabilizację, ale także przewagę nad innymi podmiotami w trzecim sektorze.