Publicystyka - ngo.pl

Pierwszy krok, by zorganizować wydarzenie w przestrzeni miejskiej, to ustalenie właściciela wybranej działki. Przyjmijmy, że jest nim Zarząd Terenów Publicznych. Składamy podanie o rezerwację terenu. Następny krok to przygotowanie szczegółowego planu sytuacyjnego. Potrzebujemy do tego profesjonalnej mapy w rozmiarze A3, A2 lub A1. Kupimy ją np. w Biurze Geodezji i Katastru. Następnie możemy przystąpić do przygotowania planu. Jeśli nie potrafimy zrobić tego samodzielnie, musimy skorzystać z usług firmy zajmującej się projektowaniem przestrzeni. Gotowy plan wysyłamy do Zarządu Terenów Publicznych. Ten, na jego podstawie, wystawia tzw. promesę, a więc dokument stanowiący swego rodzaju techniczną specyfikację naszej imprezy. Promesa może nam się przydać np. u Stołecznego Konserwatora Zabytków – gdy planujemy nasze wydarzenie zorganizować na terenie wpisanym do rejestru zabytków. Jeśli szacujemy, że weźmie w nim udział więcej niż 1000 osób, zostaje nam już tylko: Biuro Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, Zarząd Oczyszczania Miasta, Straż Pożarna oraz pogotowie. Jeśli w ramach naszej imprezy planujemy zająć fragment ulicy lub gdy teren, na którym organizujemy wydarzenie ma kilku właścicieli – tak jak w przypadku Traktu Królewskiego – sprawa komplikuje się jeszcze bardziej (problemy związane z rezerwacją przestrzeni publicznej na potrzeby wydarzeń organizowanych przez NGO-sy opisywaliśmy już w portalu: Plenerowy horror biurokratyczny).

By ułatwić tę procedurę, przedstawiciele organizacji wyszli z propozycją powołania „urzędnika pierwszego kontaktu”. Zdania na temat jego przyszłej roli i obowiązków są jednak podzielone.

Zdaniem Krzysztofa Herbsta, eksperta wspierającego Społeczną Strategię Warszawy, wszystkie procedury związane z wynajęciem przestrzeni miejskiej, powinny leżeć po stronie urzędników.

– Jeśli urzędy, z racjonalnych dla siebie powodów, wprowadziły tak skomplikowane procedury, same powinny się nimi zajmować – mówił podczas spotkania Krzysztof Herbst.

Innego zdania jest Urszula Majewska z Urzędu Dzielnicy Warszawa - Śródmieście.

– Sama procedura musi być jasna i szybka, jednak obowiązek jej dopełnienia powinien pozostać po stronie wnioskodawcy. „Urzędnik pierwszego kontaktu” to świetny pomysł. Mógłby pomagać w załatwieniu wszystkich formalności oraz wskazywać odpowiednie instytucje. Organizacje same wiedzą najlepiej, jakie wydarzenie chcą zorganizować i jak ma ono wyglądać. Powinny więc kontrolować przebieg całej procedury.

Jeszcze inną propozycję wysunął Łukasz Będkowski z Centrum Komunikacji Społecznej. Jego zdaniem „urzędnik pierwszego kontaktu” powinien być w stałym kontakcie z wnioskodawcą i wspólnie z nim przedzierać się przez całą procedurę.

– Taki urzędnik powinien nie tylko znać samą procedurę, ale także mieć coś w rodzaju kalendarza miejskich wydarzeń – dodaje Iza Rutkowska z Fundacji Form i Kształtów. – Kiedy w Parku Kultury w Powsinie organizowaliśmy projekt Grzybobranie, tuż przed jego rozpoczęciem okazało się, że organizowany w tym samym czasie maraton zablokuje drogi dojazdowe do parku – wspomina. – Aby zapobiec podobnym sytuacjom, organizatorzy miejskich wydarzeń, już na etapie planowania, powinni wiedzieć, co będzie działo się w najbliższym otoczeniu ich imprez.

Podczas spotkania dużo uwagi poświęcono mapom, których przygotowanie jest warunkiem koniecznym uzyskania zgody na wynajęcie przestrzeni miejskiej. Zdaniem Krzysztofa Herbsta, konieczność ich sporządzania to biurokratyczne wygłupy.

– Aż tak dokładne dane nikomu nie są potrzebne. Wystarczyłby zwykły szkic na kartce w kratkę – mówił podczas spotkania.

Członkowie organizacji przyznają, że mapy to jedna z największych trudności w całej procedurze wynajmowania przestrzeni miejskiej. Samo ich przygotowanie to dla wielu NGO-sów niemałe wyzwanie. Gdy projekt mapy trafia już do stosownego urzędu, nie można wprowadzać w nim żadnych zmian. Jakiekolwiek poprawki wymagają powtórzenia całej czasochłonnej procedury.

Przedstawiciele organizacji wyszli z propozycją, aby miasto przygotowało ogólnodostępną bazę „pustych” planów najczęściej wynajmowanych terenów oraz kilku wersji ich przykładowego zaadaptowania. W ten sposób organizacje mogłyby korzystać z gotowych wzorów lub – na podstawie zamieszczonych przykładów – przygotowywać je samodzielnie.

Przedstawiciele stołecznych NGO-sów zwrócili także uwagę na fakt, że pozwolenia na przeprowadzenie imprezy wydawane są zbyt późno, a często na ostatnią chwilę.

Iza Rutkowska z Fundacji Form i Kształtów wspomina swój pierwszy projekt realizowany w przestrzeni publicznej.

– Impreza była zaplanowana na niedzielę. Zakupiliśmy już potrzebne instalacje, opłaciliśmy artystów, wszystko było dopięte na ostatni guzik. No, z małym wyjątkiem – wciąż czekaliśmy na oficjalną zgodę urzędu. Otrzymaliśmy ją w piątek, pięć minut przed jego zamknięciem. Nie ukrywam, że kosztowało mnie to wiele nerwów.

Zdaniem Urszuli Majewskiej, takie sytuacje faktycznie nie powinny mieć miejsca, jednak chcąc być sprawiedliwym trzeba pamiętać, że organizacje bardzo często same działają na ostatnią chwilę.

Opieszałość to niestety nie jedyny problem. Organizacje, które otrzymały dotację z miasta na określone wydarzenie, są zobligowane do przeprowadzenia imprezy. Jeśli tego nie zrobią, muszą zwrócić przyznane środki. NGO-sy dość często podejmują więc ryzyko niedopełnienia wszystkich formalności. Gdyby tego nie robiły, wiele wydarzeń po prostu nie doszłoby do skutku.

Spotkanie odbyło się w Warsztacie przy Placu Konstytucji 4 w ramach przygotowań Programu Operacyjnego Społecznej Strategii Warszawy pt. „Wzmocnienie terytorialnej wspólnoty sąsiedzkiej”. Planowane są kolejne spotkania, na konkretne rozwiązania trzeba będzie jeszcze zaczekać. Na razie, by ułatwić organizowanie wydarzeń w przestrzeni, Centrum Komunikacji Społecznej zebrało obowiązujące przepisy. Można je znaleźć na stronie: http://ngo.um.warszawa.pl/rezerwacja-terenu-w-przestrzeni-publicznej.