Publicystyka - ngo.pl

We wrześniu 2017 roku podczas Seminarium Sieciującego dla ciał dialogu społecznego podjęty został temat zwiększenia zaangażowania w prace komisji ich członków i członkiń. Osoby uczestniczące w dyskusji dzieliły się swoimi dobrymi i trudnymi doświadczeniami, poszukując możliwych i skutecznych rozwiązań. Początek roku i związane z nim zmiany w pracach komisji (nowe władze, nowe/zaktualizowane regulaminy, roczne plany pracy) to dobra okazja, by użyć choćby prostych narzędzi, które pozwalają mocniej zaangażować w prace komisji osoby przychodzące na posiedzenia.

Niniejsza lista „motywatorów” jest zbiorem propozycji, z których można dokonywać dowolnych wyborów. Jeśli któryś z nich wydaje się być wyzwaniem, animatorki KDS-ów w ramach SCWO mogą pomóc przy ich wdrażaniu.

Realny wpływ – główną motywacją uczestników i uczestniczek ciał dialogu jest realny wpływ na życie Warszawy i sytuację NGO. Członkowie komisji chcą widzieć, że poświęcany czas i wykonana praca mają realnie wpływają na podejmowane przez urząd lub komisję działania oraz na wdrażane rozwiązania.

Warto:

• podejmować tematy, na które można mieć wpływ;

• zapraszać do pracy w komisjach osoby decyzyjne (np. naczelników wydziałów, członków zarządów dzielnic lub dyrektorów poszczególnych biur);

• doceniać działania, które już pozwalają dokonywać realnych zmian;

• doceniać osoby, które są zaangażowane;

• dzielić zadania pomiędzy członków i członkinie komisji – włączenie się w pracę pozwala na przełożenie zaangażowania w działania.

Dobra moderacja – osoby prowadzące spotkania powinny sprawnie je prowadzić: trzymać się zarówno planu, jak i ram czasowych spotkania; sprawnie udzielać głosu innym, ale też tworzyć przestrzeń, by ci, których głosy nie zawsze są słyszalne, mogli wypowiedzieć się na forum całej komisji. W przypadku trudnych tematów warto zadbać o to, by wszyscy uczestniczący w dyskusji mogli zabrać głos i o to, by nie byli oceniani.

Atrakcyjne tematy poruszane przez komisje – na posiedzeniach poruszajmy kwestie, które z jakiegoś powodu są interesujące dla członków ciał dialogu i odpowiadają na ich potrzeby. Np. DKDS Ursynowa, w odpowiedzi na zgłaszane przez organizacje kłopoty w finansowaniu działalności, rozpoczął cykl spotkań poświęconych różnym możliwościom pozyskiwania środków finansowych (spotkania dotyczyły m.in. tego, jak robić to skutecznie, jak współpracować z lokalnym biznesem). Innym przykładem jest praktyka KDS ds. Partycypacji – organizacje skupione w tym ciele dialogu robiły dla siebie nawzajem prezentacje, służące wymianie doświadczeń. Z kolei DKDS Wola poruszał tematy ważne dla dzielnicy (m.in. kwestia terenów potencjalnie skażonych w przeszłości oraz problem zabudowywania wieżowcami klinów napowietrzających).

Integracja – niezwykle istotnym elementem aktywizacji członków ciał dialogu jest ich integracja. Fakt, że osoby się znają, pomaga im wspólnie działać, motywuje do pojawiania się na spotkaniach i uczestniczenia w pracach, w tym w zespołach roboczych. Niektóre komisje zaczynają swoje posiedzenia od szybkiej rundki zapoznawczej (to szczególnie ważne, gdy pojawiają się nowe osoby, w tym decyzyjni pracownicy urzędu). Z kolei inne komisje (np. DKDS Ursynów czy DKDS Śródmieście) mają spotkania nie tylko w urzędzie, lecz także w siedzibach organizacji członkowskich. Warto pamiętać, że wymiar integracyjny ma także wspólna organizacja różnych działań.

Wspólne działania NGO i urzędu dzielnicy/miasta – podejmowanie różnorodnych wspólnych działań, jak np. organizacja pikników, festiwali wolontariatu pozwala odczuć satysfakcje, sprzyja integracji i przekłada się na większe zaangażowanie członków komisji w innych obszarach działalności (jak np. opiniowanie dokumentów).

Dobry wzór – warto pamiętać, że duży wpływ na aktywność członków ciał dialogu ma zaangażowanie osób wchodzących w skład prezydium oraz przedstawicieli urzędu (urzędników i burmistrzów). Taka postawa jest w pozytywny sposób „zaraźliwa” i daje wiarę w sprawczość działalności komisji.

Dobra organizacja pracy ciała dialogu – niezwykle istota jest dobra organizacja i planowanie pracy komisji.

Warto dbać o:

• dobry przepływ informacji (np. maile, sms-y, grupa na facebooku);

• plan pracy komisji (który od 2018 roku komisje będą musiały przygotować);

• dzielenie zadań pomiędzy członków i członkinie komisji, aby pewne sprawy były realizowane szybciej niż wtedy, gdy zajmuje się nimi tylko jedna osoba;

• moderację spotkań (wyznaczenie osoby, której zadaniem podczas spotkania jest pilnowanie, by rozmowa nie zbaczała z tematu i by była uporządkowana);

• regulamin pracy komisji (warto do niego co pewien czas zaglądać – mogą znajdować się tam zapisy pomocne w organizacji pracy).