Uczestnicy i realizatorzy projektu „Drogowskaz dla NGO. Profesjonalizacja III sektora poprzez wypracowanie i upowszechnienie zasad zarządzania finansowego” spotkali się 25 listopada w Warszawie i pracowali nad stworzeniem standardów zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych.
Na spotkaniu byli obecni zarówno członkowie zarządów ośmiu organizacji, które znalazły się w projekcie, jak i księgowi/osoby odpowiedzialne za finanse w poszczególnych NGO.
Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, w jakim celu tworzymy standardy? W którym momencie organizacja w naturalny sposób sama zaczyna pracować nad stworzeniem, a w dalszej kolejności wdrożeniem takich schematów i zasad działania, które nie tylko zapewnią wysoką jakość podejmowanych przez organizację działań, ale przede wszystkim pozwolą na stały rozwój?
Standaryzacja pracy jest naturalnym etapem w rozwoju każdej organizacji, niezależnie od tego, czy mówimy o podmiotach III sektora, administracji publicznej czy sektora prywatnego. Jak wskazała prowadząca spotkanie ekspertka Agata Stafiej-Bartosik z PwC (Pricewaterhouse Coopers), często mamy do czynienia z takim etapem rozwoju organizacji, kiedy rodzinna firma rozrasta się, ewoluuje i wchodzi ze swoimi działania i usługami na nowy, znacznie większy niż dotychczas rynek.
Samo stworzenie standardów nie jest celem samym w sobie – nie ma więc nic wspólnego z przerostem biurokratyzacji ani tworzeniem sztywnych schematów pracy. Standaryzację należy potraktować jako taką metodę pracy, która pozwoli na wprowadzanie pożądanych zmian, a jednocześnie zapewni elastyczność niezbędną do utrzymania dynamiki tego procesu.
Podczas spotkania prowadząca zaproponowała takie myślenie o standardach zarządzania finansami w NGO, które uwzględnia też punkt widzenia potencjalnych grantodawców. To pozwala na szerszą perspektywę przy opracowywaniu konkretnych rekomendacji.
Standardy zarządzania finansami
Praca nad standardami zarządzania finansowego jest niewątpliwie odpowiedzią na jedno z największych wyzwań, przed jakimi stoją wszystkie organizacje III sektora. Poszukiwanie różnorodnych źródeł finansowania, w taki sposób, by być w zgodzie z misją organizacji oraz jednocześnie zapewnić ciągłość podejmowanych przez nią działań to jeden z fundamentów dobrze przemyślanej strategii każdej organizacji. Jak pokazują nie tylko różne raporty dotyczące kondycji polskiego III sektora, ale też codzienne doświadczenie przedstawicieli NGO, jest to obszar, w którym organizacje mają chyba największe problemy. Świadomość wagi tego zagadnienia, jest jednak, na szczęście, coraz większa, tak jak i coraz więcej członków zarządu inicjuje proces standaryzacji w swoich rodzimych organizacjach.
– Oczywiście, wchodząc do projektu „Drogowskaz NGO…” myśleliśmy też o tym, że uda nam się wypracować nowe rozwiązania, które przydadzą się w bieżącym zarządzaniu organizacją i pomogą nam w udoskonalaniu rozpoczętej standaryzacji naszych działań. Jednak pierwszym powodem, dla którego wzięliśmy udział w projekcie, była chęć sprawdzenia, jakie standardy (nawet jeśli tak ich nie nazywaliśmy) usprawniające naszą działalność udało nam się do tej pory wypracować. My do niedawna byliśmy małą organizacją, która w pewnym momencie zaczęła się rozrastać. Musieliśmy wprowadzić nowe rozwiązania w zarządzaniu stowarzyszeniem i chciałam sprawdzić, czy idą one w dobrym kierunku – mówi Barbara Kaczmarczyk-Wichary, wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom i Młodzieży „Dom Aniołów Stróżów”.
Można więc z pełną świadomością potwierdzić, że w którymś momencie każda organizacja zaczyna myśleć standardami i jest to ten czas, w którym zarówno (współ)pracownicy, jak i członkowie władz wspólnie tworzą zasady i wytyczne, mające pomóc całej organizacji osiągnąć zamierzony cel. Nie są to procedury tworzone w oderwaniu od praktyki i celów działania, lecz raczej są one pochodną systemowego i długoterminowego myślenia o organizacji.
Organizacje, które znalazły się w projekcie „Drogowskaz dla NGO…” rozpoczęły już proces standaryzacji różnych obszarów swojej działalności, również w zakresie zarządzania finansami. To właśnie prezentacja „dobrych praktyk”, czyli wdrożonych lub ciągle jeszcze wdrażanych koncepcji/systemów organizowania pracy stała się punktem wyjścia do prac nad stworzeniem uniwersalnych standardów zarządzania finansami podczas wspomnianego spotkania. Wśród tych praktyk znalazły się m.in.: wyznaczenie osoby/osób odpowiedzialnych za działania związane z pozyskiwaniem środków finansowych (np. aktualizację bazy konkursów dla NGO, zapoznawanie się z wytycznymi potencjalnych sponsorów i grantodawców przed przekazaniem informacji do zarządu itd.), utworzenie stanowiska koordynatora d.s. administracyjno-finansowych (taka osoba ma między innymi zarządzać budżetami projektów całej organizacji), opisanie całej procedury kontaktów zarządu z biurem rachunkowym i inne.
Uczestnicy, pracując nad stworzeniem standardów w kilku wyodrębnionych obszarach zarządzania finansami, czyli: planowanie i monitoring finansowy, rachunkowość zarządcza, sprawozdawczość finansowa, kontrola i audyt oraz pozyskiwanie środków na działalność, korzystali również z pomocy ekspertów PwC: Tomasza Kociołka – menedżera w zespole ds. sektora telekomunikacji, mediów i rozrywki oraz Mateusza Walewskiego – głównego ekonomisty w dziale marketingu, komunikacji i rozwoju biznesu.
Źródło: PAFPIO
