Publicystyka - ngo.pl

W umowie dotacyjnej podane są następujące terminy:

a. Termin realizacji zadania (początek i koniec) – w tym przedziale czasowym muszą zmieścić się wszystkie działania projektowe

b. Termin wydatkowania środków pochodzących z dotacji (początek i koniec) – wydatki ponoszone z dotacji muszą się mieścić w tym przedziale czasowym

c. Termin wydatkowania środków własnych (początek i koniec) – wydatki ponoszone z tzw. finansowego wkładu własnego musza się mieścić w tym terminie

d. Termin przelania dotacji (i ew. kolejnych transz) – w tych terminach możemy spodziewać się pojawienia się pieniędzy przeznaczonych na realizację projektu (zadania)

e. Termin złożenia sprawozdania – to 30 dni po zakończeniu realizacji zadania

f. Termin zwrotu środków w przypadku ich niewykorzystania

g. Dodatkowe terminy, np. w samorządzie warszawskim: termin wysłania znaku promocyjnego Urzędu m.st. Warszawy na dużych formatach do akceptacji Biura Marketingu Miasta – 3 dni robocze.

W umowie dotacyjnej podane są:

a. Kwota dotacji – ta kwota nie może być większa niż przyznana (niewykorzystana dotacja może być zwrócona),

b. Kwota całkowitego wkładu własnego finansowego – w rozliczeniu wartość tej kwoty nie może być mniejsza (może być natomiast większa).

Na całościowy finansowy wkład własny składają się:

1) kwota środków finansowych własnych (np. ze składek, darowizn),

2) kwota uzyskana od uczestników projektu (czyli tzw. świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego, np. z opłaty za bilety wstępu),

3) kwota pozyskana z innych źródeł publicznych (z innych dotacji publicznych),

4) kwota pozostałych środków (tj. pozyskana w sposób inny niż wyżej wymienione),

c. Wartość kwotowa wkładu własnego,

d. Wartość kwotowa wkładu rzeczowego,

e. Całkowita wartość projektu (suma punktów a, b, c, d),

f. Procentowy stosunek kwoty dotacji do kwoty finansowego wkładu własnego,

g. W niektórych rodzajach umów (nie dotyczy to umów zawieranych przez samorząd warszawski): procent, o jaki może zwiększyć się udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego,

h. Procent, o jaki może zwiększyć się pojedyncze świadczenie pieniężne od odbiorcy, czyli np. o ile maksymalnie droższy może być bilet wstępu dla uczestnika projektu),

i. Procent, o jaki może zwiększyć się w rozliczeniu koszt poszczególnej pozycji (wydatku) w kosztorysie.

Umowa zawiera niezwykle ważne informacje o tym, jakie są obowiązki promocyjne, czyli gdzie i w jakim sposób trzeba informować o tym, kto finansuje dany projekt. Często jest to konkretny zapis, np. „Projekt współfinansuje m.st. Warszawa” oraz wskazane konkretne logo (w samorządzie warszawski do pobrania ze strony www.symbole.um.warszawa.pl).

To jeden z częściej popełnianych błędów: wprowadzenie zmian w projekcie bez poinformowania Urzędu oraz bez uzyskania zgody. W umowie dotacyjnej  zapisane jest , że zmiany w projekcie muszą mieć formę pisemną aneksu pod rygorem nieważności. Oznacza to, że zmianę merytoryczną, w harmonogramie, w budżecie itp. należy zgłosić przed jej wprowadzeniem. W samorządzie warszawskim można napisać to mailem urzędnikowi, który opiekuje się naszym projektem (zadaniem), a następnie należy wystąpić o aneks.

W umowie dotacyjnej zapisany jest termin sprawozdania, które składamy po zakończeniu projektu. To 30 dni. Zawarte są również zapisy umożliwiające Urzędowi poproszenie o sprawozdania cząstkowe. Ponadto w umowie znajdują się zapisy dotyczące kontroli. Urząd ma na to 5 lat po zakończeniu projektu, ma także możliwość zadanie w trakcie jego realizacji.

W umowie zawarte są informacje o różnych ograniczeniach, np. o tym, że przez 5 lat nie mamy prawa zbywać rzeczy za środki zakupione z dotacji.

W umowie dotacyjnej podane są dane osoby, która jest naszym urzędowym opiekunem. To do niej powinniśmy dzwonić z pytaniami i wątpliwościami.