Publicystyka - ngo.pl

Przypominamy, jakie obowiązkowe dokumenty powinny mieć wszystkie stowarzyszenia rejestrowe i fundacje.

1. Statut

Dlatego upewnijmy się, czy ze statutem NGO wszystko jest w porządku, a w szczególności:

• Należy sprawdzić, czy zapisy statutu są nadal aktualne. Na przykład: czy opisana w statucie struktura organizacji pozarządowej jest taka, jak funkcjonuje w praktyce i czy odpowiada potrzebom NGO; czy organizacja pozarządowa prowadzi te działania, które są wskazane w statucie (czy zakres działań się nie zmienił). Jeśli zaszły jakieś zmiany, zaktualizujcie swój statut. Statut to dokument, który powinien być szyty na miarę organizacji.

Jeśli statut NGO wymaga aktualizacji (zapisania zmian), pamiętaj, że:

• Decyzja o dokonaniu zmian w statucie jest kompetencją określonych organów – np. walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia czy zarządu fundacji. Informacja o tym, kto konkretnie może dokonać zmian w statucie, jest zapisana właśnie w statucie – trzeba to sprawdzić, gdyż różne organizacje stosują różne rozwiązania.
• Każda zmiana statutu powinna być zarejestrowana w sądzie – Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Należy to zrobić w miarę szybko – na aktualizację danych w KRS organizacja ma 7 dni od daty zaistnienia zmian.

Poza tym warto rozważyć nieobowiązkową opcję – upublicznienie statutu. To nieduży wysiłek, a może korzystnie wpłynąć na wizerunek NGO – w oczach opinii publicznej, grantodawców, administracji publicznej, partnerów, darczyńców, adresatów działań…

• Upublicznij statut organizacji – najprostszym rozwiązaniem jest opublikowanie statutu na stronie internetowej w pliku zamkniętym (np. PDF). Jeśli NGO nie ma swojej strony, polecamy dołączanie statutu do wizytówki organizacji w ogólnopolskiej i bezpłatnej bazie organizacji pozarządowych (bazy.ngo.pl).

Więcej informacji o samym statucie organizacji:

2. Wyciąg z KRS / zaświadczenie NIP / REGON

Każda organizacja pozarządowa, która rejestruje swoją działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) otrzymuje numer rejestrowy – numer KRS. Dodatkowo każda organizacja pozarządowa (nawet ta, która nie rejestruje się w KRS, jak np. klub sportowy nieprowadzący działalności gospodarczej) otrzymuje numer identyfikacji podatkowej, czyli numer NIP oraz numer statystyczny, czyli REGON. Numery są używane w kontaktach z różnymi urzędami i instytucjami np. przy zakładaniu konta bankowego, przy wypełnianiu wniosku o dotację, przy podpisywaniu umów z różnymi kontrahentami.

Sprawdzając aktualność dokumentów KRS, NIP, REGON, należy pamiętać, że:

• Nie trzeba już mieć odpisu z KRS, wydawanego bezpośrednio przez sąd. Ważnym dokumentem jest odpis internetowy, tzw. KRS on-line, który można bezpłatnie pobrać ze stron Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl).

Taki odpis jest respektowany jako załącznik np. przy ubieganiu się o dotacje ze środków publicznych w otwartych konkursach ofert.

• Trzeba uważać na pojawiąjące się od czasu do czasu fikcyjne rejestry. Zdarza się, że NGO otrzymują pisma, przypominające wyglądem urzędowe, z wezwaniem do zapłaty za wpis do jeszcze innego rejestru. Dzieje się tak, mimo że stowarzyszenie czy fundacja nie składały żadnych wniosków o wpis do dodatkowych rejestrów. W rzeczywistości to oferty reklamowe lub próby wyłudzenia pieniędzy. Więcej informacji na ten temat: http://poradnik.ngo.pl/wiadomosc/1510216.html
• Jeśli organizacja została zarejestrowana po 1 grudnia 2014 roku, to nie musi mieć w dokumentacji zaświadczenia o nadaniu numeru NIP oraz numeru REGON. Decyzja sądu o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego KRS oznacza, że NGO otrzymuje numer NIP i REGON automatycznie. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie ich w rejestrze KRS.
• Dokonując pewnych zmian w organizacji, których zakres wykracza poza dane przechowywane w KRS, takie jak np. numery kont bankowych czy zarejestrowanie albo wyrejestrowanie (współ)pracownika w ZUS, należy upewnić się, czy pozostałe urzędy (statystyczny, skarbowy, ZUS) zostały o tym poinformowane.

3. Polityka rachunkowości

Sprawdzając aktualność polityki rachunkowości, należy pamiętać, że:

• Jeśli w NGO zachodzą jakieś istotne zmiany (np. organizacja zaczyna prowadzić kasę walutową w związku z projektem międzynarodowym), to należy sprawdzić, czy w polityce rachunkowości są odpowiednie zapisy, regulujące sposób księgowania nowej sytuacji (np. przeliczanie walut). Jeśli nie ma takich zapisów, to organ przewidziany w statucie (zazwyczaj zarząd organizacji lub walne zgromadzenie członków stowarzyszenia) może podjąć uchwałę o zmianie polityki rachunkowości i dopisaniu odpowiednich regulacji. Uwaga! Decyzję o zmianach polityki rachunkowości można podjąć w dowolnym momencie, jednakże ich stosowanie obowiązuje od początku roku obrotowego.
   
• Jednym z załączników do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Należy sprawdzić, czy układ planu kont odpowiada aktualnie realizowanym projektom i zadaniom publicznym, finansowanym z dotacji (które muszą być wyodrębnione księgowo). Jako że plan kont jest załącznikiem do polityki rachunkowości, można go modyfikować także w trakcie roku obrotowego. To ma miejsce wtedy, jeśli NGO otrzyma dotacje w ciągu roku i w planie kont trzeba dodać nowe pozycje.

4. Polityka bezpieczeństwa danych osobowych

Sprawdzając aktualność polityki bezpieczeństwa danych osobowych, należy sprawdzić:

• Czy NGO ma politykę bezpieczeństwa danych osobowych.
• Czy obecne działania organizacji odpowiadają temu, co jest opisane w polityce bezpieczeństwa danych osobowych.
• Czy dane, które NGO ma, nie są objęte obowiązkową rejestracją u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

5. Uchwały, protokoły, oświadczenia…

Uchwały organów organizacji (np. zarządu), oświadczenia, protokoły ze spotkań, listy obecności to dokumenty potwierdzające działalność NGO. Każda organizacja pozarządowa powinna je przechowywać – dotyczy to zwłaszcza uchwał organów władz (np. zarządu, walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia, komisji rewizyjnej, rady fundacji).

Sprawdzając stan dokumentów potwierdzających działalność organizacji:

• Należy upewnić się, czy w dokumentach takich jak uchwały jest porządek, np. czy zawierają daty, nazwy oraz wszystkie wymagane podpisy upoważnionych osób. Jeśli uchwały są numerowane, warto sprawdzić, czy numery są nadawane poprawnie i logicznie, np. czy ułatwiają odnalezienie uchwały. W razie potrzeby należy uzupełnić brakujące elementy.
• W stowarzyszeniach powinno sprawdzić się, czy lista członków stowarzyszenia jest aktualna i czy wywiązują się oni z obowiązku płacenia składek. Należy sprawdzić, z jakich powodów niektórzy członkowie przestają angażować się w działania stowarzyszenia. Może nie otrzymują aktualnych informacji. Warto rozejrzeć się też, czy wśród sympatyków wokół stowarzyszenia nie ma osób, które chciałaby zostać jego członkami.

6. Umowy

Organizacje pozarządowe podpisują różnego rodzaju umowy, np. z właścicielem lokalu, w którym prowadzą działania lub mają biuro; z bankiem na prowadzenie rachunku bankowego; z dostawcą internetu lub właścicielem domeny internetowej, firmą księgową…

W umowach należy sprawdzić:

• Czy NGO wywiązuje się ze wszystkich zobowiązań zawartych w umowach; czy ich termin ważności nie wygasa w najbliższym czasie; czy nie są z tym związane obowiązki finansowe, np. zapłacenie podatku od nieruchomości do końca stycznia.

7.  Wewnętrzna polityka bezpieczeństwa finansowego (dla fundacji i stowarzyszeń przyjmujących gotówkę powyżej 15 tys. euro)

Sprawdzając aktualność polityki bezpieczeństwa finansowego, należy upewnić się:

• Czy NGO przyjęła wewnętrzną politykę bezpieczeństwa finansowego (jeśli dotyczy jej ten obowiązek).
• Czy w NGO jest wyznaczona osoba, która jest odpowiedzialna za przestrzeganie i stosowanie procedury bezpieczeństwa finansowego. Osoba ta musi mieć ważny certyfikat otrzymywany poprzez przejście e-learningowego szkolenia, które udostępnione zostało przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) na stronie: http://www.giif.wortalszkoleniowy.pl/.

Warto przy okazji przypomnieć, że wszystkie fundacje oraz te stowarzyszenia, które przyjmują wpłaty gotówkowe powyżej 15 tys. euro muszą rejestrować transakcje powyżej 15 tys. euro – w tym także transakcji powiązane, to znaczy takich, których suma jest wyższa niż 15 tys. euro (np. dotacja powyżej 15 tys. euro, otrzymana w kilku transzach). Rejestr transakcji jest prowadzony przez księgowość, następnie zgłaszany Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

Więcej informacji, jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – znajdziesz w serwisie poradnik.ngo.pl.