Publicystyka - ngo.pl

Etap 2: Pierwsze dotacje

W pierwszym roku życia organizacji pozarządowej pojawiają się również pierwsze dotacje, najczęściej ze środków samorządowych lub z tzw. Małego FIO (mikrodotacje Funduszu Inicjatyw Obywatelskich przyznawane przez wojewódzkich operatorów). Aby prawidłowo je sprawozdać należy mieć zaksięgowane i prawidłowo opisane wszystkie dokumenty księgowe dla całego podmiotu. Nie można zaksięgować np. tylko dwóch rachunków z dotacji, ponieważ musi zostać zachowana ciągłość numeracji dokumentów. W bardzo dużym skrócie księgowanie polega na:

1. Opisaniu rachunku przez osobę prowadzącą księgowość. Tj.: nadanie numeru księgowego i dekretacja na konta księgowe.
2. Opisaniu rachunku przez Zarząd: sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym, finansowym i podpisaniu go.
3. Przyporządkowaniu danego kosztu do projektu poprzez właściwy opis dokumentu zgodny z zaleceniami grantodawcy.

Prawda, że proste? Dlatego najfajniej do systemu księgowego wpisuje się faktury i rachunki – to jest jeden wers w amerykance. Sprawa komplikuje się, gdy należy w taki sposób opisać rachunki do umów zleceń, umów o dzieło i, co najgorsze, ewentualnych umów o pracę (te raczej na tym etapie życia organizacji pozarządowej nie powinny mieć miejsca). Dlatego, jeżeli prowadzimy księgowość samodzielnie i nie czujemy się w tym pewnie, piszmy wnioski i realizujmy projekty tak, aby umów z osobami fizycznymi było jak najmniej, albo najlepiej nie było ich wcale. Policzenie właściwej kwoty ZUS i podatku oraz zgłoszenie do ZUS i odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy naprawdę wymaga dobrej wiedzy i niezłych kompetencji. Obecnie niezatrudnianie osób fizycznych nie jest problemem, gdyż najlepsi trenerzy najczęściej prowadzą własne działalności i mogą nam wystawić fakturę. Inną równie dobrą opcją niepłacenia ZUS jest zlecenie wykonania danej pracy innej zaprzyjaźnionej organizacji pozarządowej, która zatrudni daną osobę i zgłosi ją do ZUS i US, a z nami rozliczy się za pomocą rachunku wystawionego w ramach odpłatnej działalności statutowej.

Kolejną ważną rzeczą, o której należy pamiętać na tym etapie naszego rozwoju jest to, że w danym roku rozliczeniowym nie powinniśmy zatrudniać więcej jak 5 osób fizycznych (tj. umowy zlecenia, dzieła, o pracę). Jeżeli przekroczymy tą liczbę to: na koniec roku będziemy musieli złożyć sprawozdanie do Urzędu Skarbowego w formie elektronicznej (tu wymaga się podpisu kwalifikowanego, który kosztuje kilkaset złotych). Jeżeli ta liczba zatrudnionych osób nie zostanie przekroczona to sprawozdania do US można składać w wersji papierowej za darmo.

Dodatkowo jeżeli w tym samym czasie będziemy zatrudniać więcej jak 5 osób fizycznych to rozliczenia z ZUS muszą być prowadzone za pośrednictwem programu Płatnik, który jest zmorą kadrowych i księgowych i, który również wymaga płatnego podpisu kwalifikowanego.

Sieć na tym etapie swojego rozwoju uzyskała przychód 10 tyś zł i dalej prowadziła księgowość w amerykance, korzystając z pomocy Stowarzyszenia MOST. Udało nam się nie zatrudnić żadnej osoby, dzięki czemu nie nawiązaliśmy bliższej znajomości z ZUS, a sprawozdanie do US zanieśliśmy osobiście w wersji papierowej. Na zaksięgowanie naszych prawie 10 tysięcy zł potrzebowaliśmy 4 stron w amerykance i ok. 25 godzin pracy, w tym ok. 10 godzin poradnictwa.

Na tym etapie:

1. Należy świadomie podjąć decyzję o polityce kadrowej i ew. zatrudnianiu osób fizycznych. Bo o ile opisanie z pomocą faktury może być fajne, to wyliczenie prawidłowej kwoty ZUS już takie proste być nie musi.
2. Należy pamiętać, że przekroczenie ilości zatrudnianych osób może się wiązać z dodatkowymi opłatami związanymi z wyrobieniem podpisu kwalifikowanego (kilkaset zł).

Etap 3: Większe dotacje

Pewno dla każdej organizacji słowo większa dotacja będzie oznaczało co innego, dlatego nie rozmawiajmy o kwotach, a o realizacji „większego projektu”. Głównym wyznacznikiem tego czy coś jest duże czy małe – jest to, ile osób jest potrzebnych do realizacji i rozliczenia danego zadania. Mały projekt często można zrobić w 2-3 osoby wolontarystycznie (np. przeprowadzenie 16-godzin warsztatów), duży – to kilka zadań i działań, i więcej rachunków/ faktur do wydania i zaksięgowania. Przy większych projektach nieuniknionym jest to, że pojawiają się pierwsze koszty osobowe – zlecenia i pojawiają się rozliczenia z ZUS i US. W ten etap należy świadomie wchodzić i zaplanować realizację projektów tak, aby po tym jak się skończy dotacja na większe działanie i nadejdzie „okres suszy finansowej” być w stanie ją przetrzymać nie generując kosztów dodatkowych.

Co to oznacza z punku widzenia księgowego? ZUSy i podatki można liczyć na kalkulatorze i księgować w amerykance, ale po co? Członkowie zarządu do tej pory powinni nauczyć się podstaw księgowania i analizy sprawozdań finansowych. Bardziej szczegółowa wiedza nie jest im potrzebna i dlatego warto się w tym momencie zastanowić nad tym, aby zlecić prowadzenie księgowości specjaliście. W tym momencie Zarząd organizacji pozarządowej musi świadomie zadecydować czy:

1. Zakupić program księgowy i zatrudnić do tego celu profesjonalistę,
2. Czy wykupić usługę księgową.

Są plusy i minusy obydwu rozwiązań, a pewno każda organizacja pozarządowa ma swoje racje i specyficzne uwarunkowania działania. W Sieci pozyskaliśmy dotację na zakup programu księgowego z FIO Śląskie Lokalnie, który nie wymaga rocznych aktualizacji i wnoszenia opłat za subskrypcję. Argumentami przemawiającymi za pierwszym rozwiązaniem były:

1. Po zakończeniu większego projektu program jest na tyle prosty, że można w nim działać jak w amerykance i wpisać te kilka faktur.
2. Jest duże prawdopodobieństwo, że będzie „luka w finansowaniu działań” na początku przyszłego roku i nie będzie nas stać na opłatę za usługę księgową.
3. Nie chcemy wracać do amerykanki, bo w tym momencie to narzędzie zaczyna nas ograniczać.

Etap 4: Stabilne finansowanie i dużo dotacji

To drzwi, które przed Siecią ciągle są zamknięte i pewno jeszcze długo się nie otworzą. I też nie muszą. Sieć ma działać wolontarystycznie i robić fajne akcje i wspierać sektor po swojemu. Sieć dzięki współpracy z Centrum Organizacji Pozarządowych w Katowicach wypożycza sprzęt (namiot i stoły) oraz od czasu do czas realizuje warsztaty i szkolenia. To fajny etap w życiu Sieci i dlatego jeszcze nie chcemy zatrudniać stałych pracowników i mieć stałego biura księgowego, albo zatrudnionej na etat księgowej.

Dlatego ten etap opiszemy za kilka kolejnych lat.

Artykuł powstał w ramach projektu „Profesjonalnie w Sieci”, który uzyskał dofinansowanie w ramach Programu FIO Śląskie Lokalnie. Celem projektu jest profesjonalizacja usług Sieci dzięki zakupowi programu księgowego oraz 21 leżaków, maszyny do robienia przypinek i aparatu instax do wypożyczania.