Publicystyka - ngo.pl

Współpraca w projektach społecznych często opiera się na zaangażowaniu wielu osób i instytucji. Im więcej partnerów, tym większe szanse na sukces, ale też większe ryzyko nieporozumień, dublowania zadań lub… przeciwnie, ich całkowitego pominięcia. W wielu zespołach pojawia się to samo pytanie: kto tak naprawdę jest odpowiedzialny? 

Bez jasno przypisanych ról nawet najlepiej zaplanowane działania mogą utknąć w martwym punkcie. Tu właśnie przychodzi z pomocą matryca RACI, proste, a jednocześnie niezwykle skuteczne narzędzie, które pozwala uporządkować zakresy odpowiedzialności i usprawnić komunikację. 

W artykule przybliżę, czym jest RACI, jak ją zastosować w praktyce, szczególnie w organizacjach pozarządowych i partnerstwach, oraz jakie pułapki warto omijać, by matryca faktycznie działała, a nie była tylko kolejnym dokumentem w folderze „do wypełnienia”.

Matryca RACI to narzędzie, które pomaga w jasnym określeniu ról i odpowiedzialności w zespole projektowym. Jej siła tkwi w prostocie. Wystarczy dobrze zdefiniować cztery typy ról względem każdego zadania lub etapu w projekcie. Dzięki temu każdy/a osoba wie, co należy do jego/jej obowiązków, a komunikacja i zarządzanie stają się znacznie łatwiejsze. 

Sama nazwa RACI to akronim od czterech angielskich słów: 

1. R – Responsible (osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania) 
   To osoba (lub osoby), które realnie wykonują dane zadanie. Mogą to być np.: wychowawcy/czynie, animatorzy/rki, graficy/czki, edukatorzy/rki, wolontariusze/rki. To do nich należy działanie operacyjne.
2. A – Accountable (osoba rozliczana z zadania, ale też decydująca o jego efektach) 
   To osoba, która ponosi ostateczną odpowiedzialność za to, że zadanie zostanie wykonane poprawnie i na czas. Może nie wykonywać zadania samodzielnie, ale zatwierdza efekty i odpowiada przed grantodawcą, zarządem lub partnerem. Zazwyczaj jest to koordynator/ka projektu, lider/ka zespołu lub osoba reprezentująca organizację. 
   Ważne: do każdego zadania powinna być przypisana tylko jedna osoba Accountable. Dzięki temu nie dochodzi do „rozmycia" decyzyjności.
3. C – Consulted (osoba, z którą należy się skonsultować) 
   To osoby lub instytucje, których opinia lub wiedza są potrzebne, zanim zadanie zostanie wykonane lub zatwierdzone. Zwykle są to eksperci, partnerzy projektu, przedstawiciele społeczności lokalnej, grantodawcy. Ich udział bywa kluczowy, ale nie wykonują oni zadania ani nie ponoszą za nie odpowiedzialności.

I – Informed (osoba, którą należy informować) 
To osoby, które należy informować o postępach lub rezultatach danego działania, ale nie biorą one udziału w jego planowaniu ani wykonaniu. Zwykle są to członkowie innych zespołów, osoby zarządzające całością projektu, uczestnicy projektu, Zarząd, media lub społeczność. 

Dlaczego warto znać te rozróżnienia? 
W praktyce często mieszamy te pojęcia. Zakładamy, że skoro ktoś „coś wie”, to pewnie „coś zrobi” albo informujemy, a oczekujemy działania. Matryca RACI pozwala uporządkować te oczekiwania. Dzięki niej każda osoba wie:

• co ma zrobić, 
• kto zatwierdza efekty, 
• kogo zapytać o radę lub dane, 
• kogo po prostu warto poinformować. 

W kontekście pracy zespołowej w organizacji czy partnerstwach, takie rozróżnienie potrafi znacznie poprawić efektywność, przejrzystość i zaufanie między osobami i instytucjami.

W praktyce matryca RACI to tabela, w której w wierszach zapisujemy zadania lub etapy projektu, a w kolumnach – osoby lub role zaangażowane w projekt. W komórkach tabeli przypisujemy litery R, A, C, I – zależnie od tego, jaką rolę dana osoba pełni w odniesieniu do konkretnego zadania. 

Krok po kroku – jak stworzyć matrycę RACI 

1. Wypisz wszystkie główne zadania projektu (np. rekrutacja uczestników, przygotowanie materiałów, promocja wydarzenia, raport końcowy). 
2. Zidentyfikuj wszystkie zaangażowane osoby lub role (np. koordynator projektu, wychowawca, grafik, partner lokalny, księgowa). 
3. Zdecyduj, kto pełni którą z czterech ról przy każdym zadaniu: 

• kto wykonuje zadanie (R)? 
• kto zatwierdza lub ponosi odpowiedzialność za efekt (A)? 
• z kim trzeba się skonsultować (C)? 
• kogo należy informować (I)?

Fundacja działająca na rzecz młodzieży realizowała projekt z partnerami z trzech sektorów: lokalną szkołą, miejskim ośrodkiem kultury i firmą technologiczną. Wspólnym celem było przeprowadzenie cyklu warsztatów z kompetencji cyfrowych dla uczniów szkoły. 

Początek był obiecujący. Partnerzy byli zmotywowani, projekt sfinansowany z grantu, zadania podzielone „na słowo”. Jednak już w pierwszym miesiącu pojawiły się problemy: 

• szkoła oczekiwała, że fundacja przygotuje program warsztatów, 
• fundacja myślała, że zrobi to edukator z ramienia ośrodka kultury, 
• firma przygotowała materiały promocyjne bez konsultacji z resztą, 
• nikt nie wiedział, kto ma odpowiadać za kontakt z rodzicami uczniów. 

Zbliżał się pierwszy warsztat, a zespół coraz częściej mówił: „Myślałem/łam, że to nie moje zadanie”. Koordynatorka projektu zaproponowała spotkanie, podczas którego wspólnie stworzyli matrycę RACI dla kluczowych zadań.  Fragment uproszczonej matrycy RACI (wybrane zadania) znajdziesz w galerii tego artykułu.

W czym to pomogło?

Wdrożenie matrycy RACI w projekcie partnerstwa między szkołą, organizacją pozarządową i firmą przyniosło natychmiastowe efekty. Jeszcze przed jej wprowadzeniem wiele nieporozumień wynikało z niejasnego podziału ról — każdy robił „coś”, ale nikt nie miał pewności, za co konkretnie odpowiada. Gdy wspólnie usiedli do stworzenia matrycy, pojawił się pierwszy przełom: każdy z partnerów dokładnie zobaczył, co leży w jego zakresie odpowiedzialności. Dla niektórych była to ulga — wreszcie mogli skupić się na swoim zadaniu bez obaw, że „ktoś już to robi” lub że „coś zostało pominięte”. 

Co ciekawe, najbardziej pozytywnie zareagowały osoby, które wcześniej czuły się na marginesie całego przedsięwzięcia. W nowym układzie ich rola została nazwana, zapisana i doceniona. Zamiast biernych uczestników stali się aktywnymi członkami zespołu — z konkretnym wpływem na przebieg projektu. To przełożyło się bezpośrednio na wzrost zaangażowania i motywacji. 

Matryca wpłynęła także na jakość komunikacji. Firma, która wcześniej samodzielnie przygotowywała materiały promocyjne, zaczęła regularnie konsultować je z pozostałymi partnerami. Z kolei szkoła, która dotąd miała trudność w informowaniu rodziców o działaniach projektowych, opracowała jasny i prosty kanał komunikacji, dzięki czemu informacja zaczęła faktycznie docierać tam, gdzie trzeba. 

Z czasem matryca stała się nie tylko dokumentem operacyjnym, ale też punktem odniesienia przy podejmowaniu decyzji. Zamiast domyślać się, „kto ma to ogarnąć”, partnerzy sięgali po RACI — co w naturalny sposób budowało zaufanie i wzmacniało relacje. Współpraca, która na początku była raczej okazjonalna, stała się bardziej partnerska i długofalowa. 

Co najważniejsze, wypracowana matryca nie została wyrzucona po zakończeniu projektu. Wręcz przeciwnie, zachowano ją jako wzorzec i włączono do dokumentacji projektowej, co pozwoliło dużo sprawniej zaplanować kolejną edycję działań. Dla zespołu RACI stała się nie tylko narzędziem „na tu i teraz”, ale też elementem strategii rozwoju wspólnego działania.

Chociaż matryca RACI jest narzędziem prostym i intuicyjnym, jej skuteczność w dużej mierze zależy od tego, jak zostanie wdrożona i czy zespół będzie ją aktywnie stosował. W praktyce zdarza się, że organizacje napotykają na pewne trudności i popełniają błędy, które mogą ograniczyć korzyści płynące z tego narzędzia. Najczęstsze błędy i wyzwania: 

1. Nadmierne komplikowanie matrycy 
   Często zespoły próbują przypisać role RACI do każdego, nawet najdrobniejszego zadania, co prowadzi do ogromnych i trudnych do zarządzania tabel. Przez to matryca staje się zbyt skomplikowana i traci swoją funkcjonalność. Najlepiej skupić się na kluczowych zadaniach i etapach projektu, które rzeczywiście wymagają jasnego przypisania ról.
2. Brak jednoznacznego przypisania osoby Accountable 
   Gdy w matrycy jest więcej niż jedna osoba z rolą "A" dla jednego zadania, może dojść do rozmycia odpowiedzialności. To prowadzi do sytuacji, w której decyzje się przeciągają lub nikt nie czuje się w pełni zobowiązany do efektu. Każde zadanie powinno mieć wyraźnie wskazanego jednego rozliczalnego lidera.
3. Ignorowanie roli konsultowanych i informowanych 
   Niektóre zespoły pomijają albo niedoceniają znaczenia osób, które powinny być konsultowane lub informowane. Efekt? Kluczowe opinie i informacje trafiają za późno lub wcale, a zainteresowane strony czują się pominięte, co może wpływać negatywnie na współpracę i zaangażowanie.
4. Brak aktualizacji matrycy 
   Projekty często ewoluują, a role i zadania ulegają zmianom. Jeśli matryca RACI nie jest na bieżąco aktualizowana, przestaje odzwierciedlać rzeczywistość, a zamiast pomagać, może wprowadzać dodatkowy chaos.

Formalizm zamiast praktyki 
Matryca RACI nie powinna być jedynie dokumentem dołączanym do raportu czy wniosku grantowego. Gdy traktuje się ją wyłącznie jako formalność, bez zaangażowania zespołu, narzędzie traci sens i nie wpływa na realne procesy. 

Jak unikać tych błędów? 

• skup się na kluczowych zadaniach. Nie ma potrzeby mapować każdego detalu, ważne, by matryca pomagała w najważniejszych momentach projektu. 
• skaż jednoznacznego lidera dla każdego zadania, to fundament skutecznej odpowiedzialności.
• uwzględniaj osoby konsultowane i informowanych, nie lekceważ ich roli, bo często dostarczają cennych danych i wspierają komunikację. 
• regularnie aktualizuj matrycę, najlepiej ustal harmonogram przeglądu na ważnych etapach projektu. 
• zaangażuj cały zespół, wspólne tworzenie i omówienie matrycy wzmacnia świadomość ról i odpowiedzialności. 

Matryca RACI może stać się prawdziwym sprzymierzeńcem w realizacji projektów, pod warunkiem że będzie traktowana jako żywe narzędzie, a nie formalność do odhaczenia. Odpowiednie podejście pozwala uniknąć frustracji i zwiększyć efektywność zespołu, co jest szczególnie ważne w środowisku organizacji pozarządowych, gdzie zasoby często są ograniczone, a współpraca wymaga elastyczności i wzajemnego zrozumienia.

Matryca RACI to proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które pomaga w jasnym określeniu ról i odpowiedzialności w projektach, partnerstwach i różnorodnych formach współpracy. W organizacjach pozarządowych, gdzie zespoły często działają w rozproszeniu, a partnerstwa obejmują różne instytucje i sektor, przejrzystość ról jest kluczowa dla efektywności i harmonii pracy. Dzięki RACI unika się chaosu, dublowania działań oraz nieporozumień, które mogą opóźniać realizację celów. 

Wdrożenie matrycy sprzyja lepszemu zarządzaniu, ułatwia komunikację i delegowanie zadań, a także wzmacnia poczucie odpowiedzialności w zespole. Ważne jest jednak, aby matryca była tworzona wspólnie przez wszystkie zaangażowane strony, regularnie aktualizowana i stosowana jako praktyczne narzędzie, a nie tylko formalny dokument. Dzięki temu RACI staje się nieocenionym wsparciem w pracy organizacji pozarządowych, ułatwiającym realizację nawet najbardziej złożonych projektów społecznych.