Publicystyka - ngo.pl

Czym jest zarządzanie informacjami? Czy w naszej organizacji zarządza się informacją?

Zarządzanie informacjami możemy definiować w różny sposób i trudno jednoznacznie określić właściwą definicję. Poprzez zarządzanie możemy rozumieć działania jakie się podejmuje z każdym typem informacji, poprzez pozyskiwanie, gromadzenie, przetwarzanie analizowanie itp. Kluczowym elementem jest zbieranie informacji, które potem służą różnym celom.

Bez względu na charakter działalności naszej organizacji mamy do czynienia z informacjami: o klientach, wydarzeniach, wydatkach, usługach itd. Im struktura, zakres i intensywność naszych działań szersza, tym liczba pojawiających się informacji większa. Czy jako organizacja powinniśmy nad tym panować? W przypadku małych struktur i nie wielu działań jesteśmy w stanie to kontrolować bez wspomagania żadnych narzędzi. Problem pojawia się wówczas, gdy działań do zapamiętania pojawiają się setki, czy nawet tysiące, a my musimy wiedzieć kto, co, kiedy, jak i gdzie. Aby poradzić sobie z takimi problemami stosujemy, różne narzędzia, które przedstawiane zostaną poniżej.

Formy gromadzenia informacji:

Papierowe:

1. Kartoteki, dokumentacja w formie papierowej, faksy, wydruki i inne

Elektroniczne:

1. Dokumenty tekstowe
2. Prezentacje multimedialne
3. Skoroszyty arkuszy kalkulacyjnych
4. Plikowe bazy danych
5. Bazy danych on-line

Każde spośród wyżej wymienionych form służy do przechowywania innego rodzaju danych, oraz służy innym celom.

Tabela 1. Oprogramowanie a rodzaje informacji (tabela w załączniku)

Każde z wyżej wyszczególnionych sposobów służy zarządzaniu informacją. Dokumenty tekstowe gromadzimy i przechowujemy, żeby można było je np. w przyszłości powielić, natomiast nie powinniśmy gromadzić w nich informacji zbiorczych. Oczywiście mając dane przechowane w plikach tekstowych dużo łatwiej nam coś znaleźć niż w papierowej wersji, natomiast gromadzenie większych zbiorów w takiej formie mija się z celem. Prezentacje multimedialne służą oczywistym celom i na szczęście nikt nie próbuje gromadzić danych w takiej formie. W organizacjach najczęściej gromadzi się dane wykorzystując arkusze kalkulacyjne. Dlaczego to narzędzie cieszy się taką popularnością? Excel jest wygodny, uruchamiamy program i tabelka już jest, możemy przystępować do gromadzenia danych, ponadto ma w sobie tysiące wbudowanych funkcji: tekstowych, matematycznych, statystycznych i innych, ułatwiających analizę zgromadzonych informacji. Te cechy sprawiają, że arkusze kalkulacyjne są wszechstronnie wykorzystywane. Dlaczego mała popularność narzędzi do obsługi baz danych? Właśnie ze względu na cechy arkuszy, które wydają nam się prostsze i bardziej atrakcyjne.

Excel to nie wszystko

Rozważmy pewien przykład, żeby zobrazować istotę problemu dlaczego Excel nie nadaje się do gromadzenia danych. Załóżmy, że nasza organizacja współpracuje z kilkoma innymi organizacjami. Chcielibyśmy zbudować sobie taka bazę kontaktów, żeby wszystko było w jednym miejscu. Sprawa wydaje się banalna. Zdaliśmy sobie sprawę, że najważniejszymi dla nas informacjami są: nazwa, adres, telefon, oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej daną organizację. Stworzyliśmy „bazę”, która wygląda tak:

Tabela 2. Przykładowa baza (tabela2.doc w załączniku)

Informacje zgromadzone w takiej formie będą nam służyły dopóki nie zajdzie potrzeba rozbudowania bazy. Z biegiem czasu może się okazać, że potrzebujemy znać e-mail, numer gadu gadu i jeszcze parę innych informacji odnośnie prezesa. Aby rozwiązać kłopot możemy „dołożyć” nowe kolumny i sprawa zostanie „rozwiązana”. A co, jeśli zajdzie konieczność wpisania przy każdej organizacji pięciu jej członków wraz z numerami telefonów i adresami e-mail? Będziemy wówczas mieli już minimum 15 dodatkowych kolumn i poruszanie się po takiej tabeli może być męczące. Dopisywanie w kolejnych wierszach też nie rozwiąże problemu, będziemy mieli wtedy tyle razy wpisaną daną organizację, ile posiada członków, jednym słowem bałaganu się nie uniknie.

Aby skutecznie ogarniać i zarządzać informacjami, które się pojawiają, musimy umiejętnie je klasyfikować i gromadzić. Głównym ograniczeniem arkusza kalkulacyjnego jest to, że składa się z jednej tablicy i w zasadzie nadaje się tylko do gromadzenia danych jednego „typu”.

W powyższym przykładzie zgromadzone zostały (błędnie) dane o dwóch encjach. Encje są „obiektami” zarówno w sensie dosłownym, jak i abstrakcyjnym. Encje można traktować jako pewien element rzeczywistości na temat, której chcemy gromadzić informacje. Będą nimi np. osoby, zdarzenia, produkty itp. W naszym przykładzie gromadziliśmy dane o dwóch obiektach: organizacjach oraz ich przedstawicielach. Aby dane były uporządkowane należy ustalić jakie związki między nimi występują i sporządzić tzw. diagram związków encji.

Związki między obiektami w naszym przypadku nie są skomplikowane, gdyż występują tylko dwa obiekty, w których zależności są następujące: organizacje posiadają reprezentantów, członkowie reprezentują organizacje. Diagram w formie opisowej jest na tyle czytelny, że nie jest konieczna jego graficzna ilustracja. W przypadku większych, bardziej skomplikowanych baz rozrysowanie diagramu jest bardzo pomocne, a nawet niezbędne.

W kolejnym etapie należy się zastanowić jakiego typu relacje wiążą obiekty. Występują trzy rodzaje związków jakie mogą zachodzić między obiektami:

• relacja typu 1 do 1 (jeden do jednego)
• relacja typu 1 do N (jeden do wielu)
• relacja typu N : M (wiele do wielu)

I typ odnosił by się do sytuacji: dokładnie jedna organizacja ma jednego prezesa, jeden prezes zarządza dokładnie jedną organizacją – ten typ związku jest rzadko stosowany, gdyż takie informacje możemy gromadzić w obrębie jednego obiektu (tabeli), przydaje się wówczas, gdy chcemy podzielić jedną tabele na dwie mniejsze.

II typ odnosi się do sytuacji: dokładnie jedna organizacja posiada N swoich reprezentantów, N reprezentantów reprezentuje dokładnie jedną organizację.

III typ odnosi się do sytuacji: N organizacji jest reprezentowane przez M reprezentantów, M reprezentantów reprezentuje N organizacji.

A jak się to ma do naszego przykładu? II typ zakłada, że jedna organizacja posiadać może nieskończenie wielu przedstawicieli, natomiast idąc w drugą stronę: jeden członek z tego zbioru może reprezentować dokładnie jedną organizację.

Przykład relacji 1:N

Fundacja „Wszyscy Razem”

• A
• B
• C
• D

Wiemy, że członkowie od A do D reprezentują fundacje „Wszyscy Razem”. Założeniem relacji 1:N jest to, że może być nieskończenie wiele reprezentantów, natomiast żaden spośród reprezentantów nie może reprezentować czegoś innego niż Fundacja „Wszyscy Razem”. Co się stanie wówczas, gdy członek B przystąpi do Stowarzyszenia Klubu Golfistów?. Będzie reprezentował dwie organizacje, a w naszym przypadku został już przypisany do fundacji. Dopisanie go do stowarzyszenia oznaczało by powtórzenie jego danych w stowarzyszeniu. W konsekwencji będziemy mieli w zbiorach N+1 osób zamiast N. Zjawisko powtarzania się tych samych danych nazywane jest redundancją danych i niesie za sobą dużo problemów. Po pierwsze gromadzimy te same dane i nasza baza zaczyna „puchnąć”. Po drugie może się okazać i jest to wcale nie tak rzadki przypadek, że będziemy mieli dwie osoby o takim samym imieniu i nazwisku, a wtedy określenie: która jest która może być kłopotliwe. W konsekwencji okaże się, że mamy 3 Janów Kowalskich. Jednego wpisanego dwa razy i drugiego innego wpisanego tylko raz.

Nasz przykład odzwierciedla trzeci typ związku czyli N:M. Jest to najtrudniejsza i zarazem najciekawsza sytuacja. W przypadku dwóch organizacji po jednym prezesie w każdej, oraz jednym członku mogącym być zarówno w jednej, jak i w drugiej albo w obu organizacjach na raz, mamy już 6 możliwych kombinacji. Pomijając już zagadnienia kombinatoryki nie muszę tłumaczyć w czym jest problem, wraz ze wzrostem liczby danych w bardzo szybkim tempie rośnie liczba możliwych kombinacji, a my musimy to uwzględnić.

Jak sobie z tym poradzić?

Są dwa wyjścia:

1. Założyć odgórnie, że sytuacja występowania tego samego członka w N organizacjach jest dla nas mało istotna (nie chcemy wiedzieć ile dana osoba reprezentuje organizacji) i stworzyć relacje 1:N.
2. Zastąpić relacje N:M dwoma relacjami 1:N wprowadzając nowy „sztuczny” obiekt (tzw. encje asocjacyjną)

Drugi sposób wymaga użycia wyobraźni dlatego zostawię go czytelnikom jako łamigłówkę. Poniżej znajduje się rozwiązanie problemu pierwszą metodą:

1. Należy stworzyć dwie tabele: organizacje oraz przedstawiciele
2. Następnie określamy jakie dane będą zbierane (atrybuty):
   • dla organizacji niech to będą : id_organizacji, nazwa, adres, telefon,
   • dla przedstawicieli: id_osoby, imię, nazwisko, funkcja, e-mail, organizacja
3. Określamy klucze główne,
4. Tworzymy relacje między tabelami, pole organizacja musi być powiązane z id_organizacji
5. Na tym etapie mamy już prawie gotową bardzo prostą bazę gdzie członkowie są przypisani jednej organizacji

Klucze główne są potrzebne aby jednoznacznie identyfikować każdy wpis (rekord) w bazie. Klucz za każdym razem powinien przyjmować wartość n+1 tak aby nie doszło do powtórzenia. Klucz główny w innej tabeli jest nazywany kluczem obcym.

Atrybuty (cechy) obiektów powinny się charakteryzować pewnymi własnościami. Dane gromadzone powinny być możliwie atoniczne, nie powinny wynikać jedne z drugich, a już na pewno nie powinny tworzyć czegoś w rodzaju zbiorów innych cech. PESEL czy kod pocztowy są przykładami danych, których już chyba się nie da rozbić na coś drobniejszego. Gromadzone dane powinny być także w miarę możliwości stabilne w czasie. Nie gromadźmy danych, które podlegają częstym zmianom, a jak się tak dzieje to starajmy się uwzględniać i rejestrować każda zmianę (czasami informacja od kiedy kto ma nowy numer telefonu może okazać się bardzo przydatna).

Gromadzenia informacji a zarządzanie

Czy problem zarządzania informacjami wiążę się jedynie z poprawną strukturą i formą ich gromadzenia? Nie, ale większość problemów z jakimi się borykamy to brak informacji albo informacja trudna do „wyciągnięcia”. Właściwe gromadzenie danych pozwala skutecznie analizować sytuacje i korzystnie wpływać na procesy zarządcze. Im więcej informacji mamy, tym więcej decyzji jest podejmowanych w oparciu o fakty, a nie intuicje.

Dlaczego nie korzysta się z baz danych:

• mała świadomość możliwości jakie oferują,
• mała wiedza jak z nich korzystać,
• przyzwyczajenie do „typowych” narzędzi,
• są skomplikowane w projektowaniu,
• brak osób „chętnych” do aktualizacji danych,
• koszty wdrożenia,
• przekonanie: „to i tak w niczym nie pomoże”,

Przesłanki o tym, czy nasza organizacja powinna zainteresować się bazami danych mogą być różne. Nie wątpliwie do najważniejszych należą wielkość oraz skala działań. Jeżeli chcemy monitorować przedsięwzięcia, budować statystyki i uważamy, że to zaczyna być potrzebne tworzenie baz danych jest jak najbardziej wskazane. A co z małymi organizacjami, gdzie „informatyzacja” może nie wiele zmienić? Tam rozbudowane systemy zarządzania informacją mają mniejsze zastosowanie co nie oznacza, że w przyszłości sięgnięcie do danych historycznych może okazać się bardzo przydatne przy kształtowaniu nowej strategii, nowych kierunków działań. Informacja rozproszona w postaci dokumentów, kartotek, różnych plików na różnych komputerach może doprowadzić do sytuacji, że informacje gdzieś są, natomiast sposób ich przechowywania nie pozwala na ich błyskawiczne odszukanie. Małe organizacje pozarządowe powinny się zainteresować sprawnym zarządzaniem informacjami w momencie planowania strategii rozwoju, rozszerzania pola swoich działań. Sprawnie i właściwie zgromadzone informacje pozwolą na monitorowanie przeprowadzanych działań.

Podsumowanie

Wśród przesłanek przemawiających o niechęci stosowania baz danych jako narzędzia pojawiła się informacja o kosztach wdrożenia. Oprogramowanie do baz danych może być bardzo drogie. Za licencje MS Access 2007 trzeba zapłacić ponad 1000zł. Są to znaczne środki zwłaszcza w budżetach organizacji pozarządowych utrzymujących się ze składek. Natomiast jest możliwość z korzystania z wolnego (od wolności) oprogramowania np. openoffice, który swoją funkcjonalnością dorównuje komercyjnym rywalom. W przypadku sektora prywatnego kwestie kosztów są łatwiejsze w oszacowaniu. Dla przedsiębiorstw wdrożenie nowego rozwiązania musi się przyczyniać do wzrostu zysku. A w przypadku sprawnego systemu zyski w przedsiębiorstwach wzrastają wymiernie. Dla organizacji pozarządowych zyskiem nie będą pieniądze, a czas i wysiłek, którego się zaoszczędzi przy analizowaniu danych. Niestety kwestia kosztów nie ogranicza się jedynie do zakupu oprogramowania. Dużo większy problem może stanowić przeszkolenie kadry, w przypadku bardziej zaawansowanych baz koszt ich zaprojektowania i wdrożenia. Małe organizacje powinny nabierać przekonania do tego typu narzędzi, to pierwszy krok ku temu aby skutecznie porządkować informacje.