Zaczynasz działać? Zadbaj o dobre praktyki finansowe już od początku
Rozpoczynasz działalność w organizacji pozarządowej? Masz pomysł na działania społeczne, ale finanse wydają Ci się skomplikowane, odległe i trochę przerażające? Spokojnie – nie jesteś sam_a! Początki to najlepszy moment, by budować prosty, przejrzysty system zarządzania finansami, który będzie wspierał Twoją organizację zamiast ją obciążać.
Wielu liderów i liderek organizacji pozarządowych mierzy się na starcie z uczuciem zagubienia
Nie wiadomo, jak zaplanować budżet, jak rozliczać projekt, co przekazywać księgowej – i w ogóle, o co ją zapytać. Często decyzje finansowe są odkładane „na potem”, bo przecież „księgowa się tym zajmie”. Ale to właśnie zarząd odpowiada za finanse, a nie tylko rozliczenia.
Dobra wiadomość? Nie musisz zaczynać od skomplikowanych analiz. Wystarczy kilka prostych kroków, które pomogą Ci złapać kontrolę i zbudować solidne fundamenty.
1. Zacznij od planu – choćby na pół roku
Zaplanuj najbliższe 6 miesięcy. Co chcecie zrobić? Z kim możecie współpracować? Skąd mogą pochodzić środki na działania? Spisz pomysły w prostej tabeli – z działaniami, datami i odpowiedzialnymi osobami. Dodaj sposób śledzenia postępów (np. krótkie spotkania zarządu co miesiąc). Już samo to pozwoli Ci złapać orientację.
2. Budżet – elastyczny i realistyczny
Nie musisz być ekspertem_ekspertką w planowaniu finansowym. Po prostu spróbuj oszacować przychody i wydatki na najbliższe pół roku. Zrób dwa scenariusze – optymistyczny i ostrożny. Zastanów się, jakie trudności mogą się pojawić i jak możecie na nie zareagować. To pomoże zbudować odporność – nawet na małą skalę.
3. Ustal podstawowe zasady
Już od pierwszego działania ustal, jak przekazujecie dokumenty, kto odpowiada za faktury, gdzie przechowujecie pliki. Jeden folder w chmurze i prosta checklista to więcej, niż się wydaje. Im szybciej doprecyzujesz: kto–co–kiedy, tym mniej nieporozumień i frustracji w zespole. Sprawna komunikacja to połowa sukcesu.
4. Zapisuj decyzje i działania
Jesteś jednoosobową organizacją? To tym bardziej zapisuj decyzje, prowadź proste zestawienia, numeruj faktury i przechowuj je w uporządkowany sposób. Gdy przyjdzie moment rozwoju i dołączą nowe osoby – łatwiej będzie je wdrożyć i pokazać „jak tu działamy”.
5. Oswój język finansów i księgowości
Niezależnie od tego, czy kochasz tabelki, czy wolisz je omijać szerokim łukiem – jako lider_ka potrzebujesz znać podstawy.
Nauka podstaw to klucz do samodzielności i większego komfortu w pracy. Pozwoli Ci to pełnić odpowiedzialnie rolę zarządu, rozumieć zadania poszczególnych osób w zespole, podejmować poinformowne decyzje na tematy związane ze księgowością, odpowiednio planować i negocjować z urzędami, partnerami i grantodawcami.
Dowiedz się:
- czym różni się koszt kwalifikowany od niekwalifikowanego,
- jak wygląda budżet projektu,
- jakie są zasady rozliczeń w Twojej organizacji?
Nauka języka księgowego to inwestycja, która szybko się zwróci – większym spokojem i mniejszą liczbą niespodzianek.
6. Pytaj i korzystaj z doradztwa
Nie musisz wszystkiego wiedzieć od razu. Sięgaj po wsparcie – doradców, księgowych, osoby z innych NGO. Dołącz do forów tematycznych, bierz udział w bezpłatnych szkoleniach. To mądrość – nie słabość. Prowadzenie organizacji to nieustanne uczenie się, nie tylko w pierwszym roku.
Na koniec: Twój rozwój to rozwój organizacji
Budowanie organizacji społecznej to nie tylko działania na rzecz innych – to też Twoje własne rozwijanie się jako lidera/liderki. Finanse, zarządzanie, planowanie – to kompetencje, które procentują.
Pamiętaj – Twoja organizacja zajdzie tylko tak daleko, jak pozwoli jej na to zespół… i jego lider_ka.
Na szczęście nie musisz zaczynać od zera. W ramach projektu Dobre Praktyki w Zarządzaniu Finansami NGO przygotowaliśmy zestaw sprawdzonych, praktycznych materiałów – checklist, instrukcji i wzorów dokumentów, które możesz od razu wykorzystać. To nie teoria – to narzędzia, które działają.
🔗 Zajrzyj na stronę: www.finansengo.org.pl
Tekst powstał w ramach projektu „3 sektor Mierzy Wysoko”. Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030. Komitet do spraw Pożytku Publicznego.
Źródło: Stowarzyszenie Mierz Wysoko
