Publicystyka - ngo.pl

Komunikacja trzeciego sektora z innymi podmiotami i osobami nie odbiega znacząco od jakichkolwiek form komunikacji biznesowej. Jednak nie wszyscy przedstawiciele dbają o właściwy porządek i wygląd własnych e-maili. To nierzadko błąd.

Wiadomość e-mail na dobrą sprawę nie różni się znacząco od tradycyjnych listów. Tym bardziej, gdy ilość korespondencji przekazywanej listownie sukcesywnie maleje. W 2009 roku wg oficjalnych statystyk największej w kraju firmy, za pośrednictwem której dostarczamy listy, liczba wysłanych przesyłek wynosiła 1 mld. Przy czym jeszcze w 2000 roku Polacy wysłali 2 mld listów.

Informacje, jakie przekazywaliśmy sobie w ten tradycyjny sposób łatwiej jest dziś przesłać drogą elektroniczną. Abstrahując od generowanych tradycyjnie kosztów, nasze wiadomości internetowe są doręczane w czasie rzeczywistych. Oczywistych korzyści nie sposób pominąć i można je mnożyć. Jednak każdej korespondencji powinny przyświecać nadrzędne zasady. Nie inaczej w przypadku e-maili. Warto zaznaczyć, że komunikacja elektroniczna to wciąż nowa forma kontaktu, która też wiąże się z brakiem rozwiniętej, dedykowanej jej netykiety, a więc swoistego zbioru wskazań określonych zachowań, jakie podejmujemy w internecie.

Na wstępie najprościej sięgnąć po sprawdzone zwroty, typu „Szanowny Panie/Pani” czy zwykłe „Dzień dobry”. Nieoficjalna korespondencja to też luźniejsze formy kontaktu, a więc i przywitanie może być nieco mniej formalne. Z kolei popularna fraza „Witam” zakłada nadrzędność nadawcy wobec odbiorcy, stąd jej stosowanie lepiej ograniczać do minimum.

Sieć natomiast stwarza dużo więcej możliwości względem tradycyjnych listów. Abstrahując od możliwości przekazywania załączników (od dokumentów, faktur, przez materiały multimedialne, po przekazywanie aktywnych łączy do automatycznego dodania wydarzeń w naszym wirtualnym kalendarzu), wiadomość e-mail może być dużo schludniejsza. Zakończenie takiego listu może być przygotowaną wcześniej stopką, w której znajdzie się nasze zdjęcie, dokładne stanowisko, dane firmy, etc. Wszystko dołączane automatycznie do naszej wiadomości. Niestety, opracowanie nieco bardziej rozwiniętej stopki, to konieczność pracy w dodatkowych narzędziach, które należy zainstalować w programach pocztowych.

Są to tzw. pluginy do popularnych klientów pocztowych, typu Microsoft Outlook czy Mozilla Thunderbird w przypadku Windowsa. Sprawa wygląda nieco prościej, jeśli jesteśmy posiadaczami komputerów marki Apple – tam ubarwienie sygnatury o zdjęcia, a nawet funkcjonalne obrazy jest dużo prostsze i nie wymaga instalowania zewnętrznego oprogramowania. W tym miejscu warto zaznaczyć o równie podstawowych zasadach konstrukcji wiadomości. Treść musi być schludna, zwięzła i nawiązywać do prostego tytułu maila.

Ten z kolei nie może być oderwany od głównej tematyki, jaką poruszamy w naszej wirtualnej korespondencji. Warto sobie uświadomić, że w przypadku wirtualnej korespondencji, nasza skrzynka w większości przypadków segreguje wiadomości ze względu na tytuły tematów właśnie, tak więc nadanie wiadomości sensownego zagadnienia w tytule pozwoli na łatwą archiwizację i późniejsze znalezienie potrzebnych informacji.