Skuteczna komunikacja to podstawa dobrej współpracy samorządu z NGO-sami. Urząd Miasta Lublin dysponuje licznymi kanałami przepływu informacji. W planach jest między innymi stworzenie specjalnej aplikacji na urządzenia mobilne. W jaki sposób teraz możemy komunikować się z urzędnikami? Co zrobić, by otrzymywać przydatne informacje ze świata trzeciego sektora? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdą Państwo w poniższym tekście.
Najlepszym i najskuteczniejszym środkiem komunikacji jest osobiste spotkanie, kiedy to zainteresowana strona może zadać wszystkie pytania i szczegółowo opowiedzieć o swojej sytuacji(1).
By móc dobrze przygotować się do spotkania najlepiej wcześniej umówić się telefonicznie na określony termin. Ważne jest również, aby przedstawiciele organizacji uczestniczyli w regularnie odbywających się spotkaniach konsultacyjnych strategicznych dokumentów, szkoleniach, czy posiedzeniach Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Lublin, na których mogą zgłosić swoje uwagi, czy zadać konkretne pytanie. Co więcej, zainteresowane osoby same mogą inicjować organizację spotkania w celu omówienia problematycznej kwestii. W takich sytuacjach Urząd oferuje również pomoc w aspekcie technicznym realizacji wydarzenia np. poprzez udostępnienie sali (
http://um.lublin.eu/ngo/index.php?t=200&id=192392).
Zachęcamy także do kontaktu telefonicznego, kiedy to szybko i sprawnie można uzyskać odpowiedź na nurtujące pytania czy rozwiać wątpliwości, co do sposobu rozwiązania danej kwestii(2).
Kierownik referatu ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i partycypacji społecznej w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublin, Piotr Choroś regularnie przesyła do zainteresowanych organizacji
newsletter z informacjami o bieżących i planowanych spotkaniach konsultacyjnych, szkoleniach oraz wszelkich ważnych wydarzeniach dla podmiotów trzeciego sektora. Aby zapisać się do listy informacyjnej wystarczy wysłać e-mail na adres –
ngo@lublin.eu.
Na stronie internetowej Urzędu Miasta Lublin (
www.um.lublin.eu) utworzona została specjalna zakładka poświęcona informacjom dla NGO (
www.ngo.lublin.eu). Znaleźć tam można aktualności, dane dotyczące Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Lublin wraz z protokołami z jej posiedzeń, informacje o Kongresie NGO, ogłoszenia konkursów ofert wraz z wynikami oceny formalnej i merytorycznej oraz odnośniki do wykazów działających organizacji. Co ważne, zawarto tam też zakładkę z najczęściej zadawanymi pytaniami przez przedstawicieli organizacji pozarządowych wraz z odpowiedziami na nie. Urząd Miasta Lublin zaprasza do zadawania pytań związanych ze współpracą miasta z organizacjami pozarządowymi. Na każde z nich postaramy się poszukać odpowiedzi, a najczęściej zadawane pytania zostaną opublikowane.
W przyszłości planowana jest rozbudowa listy o wyjaśnienia i odpowiedzi na kolejne wątpliwości. Zainteresowane osoby mogą przesyłać swoje pytania na adres e-mail: kkniaziowska@lublin.eu
APLIKACJA NA URZĄDZENIA MOBILNE
W przyszłości planowane jest również utworzenie w partnerstwie z Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych specjalnej aplikacji na urządzenia mobilne. Dzięki aplikacji mieszkańcy Lublina będą otrzymywali ważne informacje oraz będą mogli w sposób interaktywny uczestniczyć np. w konsultacjach społecznych. Co więcej, w 2014 roku Gmina Lublin we współpracy ze Stowarzyszeniem Klon/Jawor oraz wybranymi w drodze otwartego konkursu ofert organizacjami planuje stworzenie zakładki
www.lublin.ngo.pl, która będzie źródłem informacji ze świat trzeciego sektora dla lokalnych organizacji.
Obecnie zaś Urząd komunikuje się z mieszkańcami za pomocą portalu
www.ngo.pl oraz portalu społecznościowego Facebook, umieszczając linki do interesujących artykułów, informacje o spotkaniach, czy zdjęcia z przebiegu odbytych konsultacji na profilu
ngo-Lublin. Profil ten poświęcony jest współpracy Miasta Lublin z trzecim sektorem. Zachęcamy do odwiedzania go i polubienia:
http://www.facebook.com/ngoLublin
Za sprawny proces komunikacji urząd – ngo ponoszą odpowiedzialność obie strony. Ważne jest, aby przedstawiciele organizacji pozarządowych, podejmowali próby kontaktu, zgłaszali problemy oraz wskazywali, co należy zmienić tak, aby proces ten stopniowo udoskonalać. Zachęcamy do zgłaszania swoich opinii tym samym wpływając na zwiększenie skuteczności komunikacji obywatel-władza.
(1) Dane adresowe jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Lublin:
Wydział Kultury – ul. Złota 2/II piętro
Wydział Sportu i Turystyki – ul. Filaretów 44/207
Wydział Ochrony Środowiska – ul. Tomasza Zana 38/I piętro
Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych – ul. Leszczyńskiego 20/504
Kancelaria Prezydenta – Pl. Króla Władysława Łokietka 1/9
Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Lublinie – Sekretariat tel. 081 466 5300, ul. Grodzka 7
(2) Dane kontaktowe jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Lublin:
Wydział Kultury – Elżbieta Boruch tel. 081 466 3706
Wydział Sportu i Turystyki – Jarosław Daniewski tel. 081 466 3810
Wydział Ochrony Środowiska – Joanna Jaroszuk-Oniszko tel. 081 466 2640
Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych – Mariusz Wrzos tel. 081 466 3411
Kancelaria Prezydenta – Piotr Choroś tel. 081 466 1954
Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Lublinie – Sekretariat tel. 081 466 5300
