Publicystyka - ngo.pl

Trzeci sektor w ostatnich latach przeżywa systematyczny wzrost popularności i znaczenia wszelakich form szkoleń, które wszystkim uczestnikom dają zupełnie nową wiedzę, zyskiwaną bezpośrednio od ekspertów w danych dziedzinach. Jeśli porównać dzisiejszy rynek do sytuacji sprzed dziesięciu lat, wielość wszelakich form pomocy łaknącym wiedzy może przytłaczać. Zdecydowanie pozytywnie. Co więcej, coraz więcej szans uczestniczenia w szkoleniach zyskują osoby rozproszone po całej Polsce, a także świecie. Wszystko dzięki sieci.

Webinaria nie mogłyby zyskiwać na popularności, gdyby nie ciągły wzrost popularności samej sieci. Przytoczmy jednak nieco historii. Cała idea webinariów wyewoluowała z webcastów. Była to zbitka dwóch słów – „web”, oznaczającego po prostu internet i „broadcasting”, a więc transmitowania radiowego czy telewizyjnego. Za webcastami stoi Roger Courville, nazywany Michalem Jordanem internetowych prezentacji. To dzięki ukutemu przez niego pojęciu, ale też ewolucji samej idei możemy korzystać z upowszechniającego się trendu.

Webcast umożliwia komunikację dwustronną, która pozwala na prowadzenie prezentacji do jej uczestników. Twórca tego pojęcia nie tylko sam prowadzi szkolenia. Przygotował też wiele publikacji poświęconych sztuce umiejętnego przedstawiania treści. Podstawowym założeniem, jakie musi mieć każdy prezenter, które na każdym kroku podkreśla Courville, jest cel. Najistotniejsze jest, by uczestnicy mogli w danej prezentacji znaleźć coś, co będą mogli odnieść do siebie. Jednak samym poradom z zakresu prezentacji i tego, jak właściwie przekazywać treść można byłoby poświęcić oddzielny tekst.

Webinaria natomiast, to połączenie słów „web” i „seminarium”. W praktyce to przeniesienie tradycyjnych seminariów do sieci. Słowem – webcasty otrzymały dodatkową formę, w postaci możliwości interakcji z prowadzącym wirtualne spotkanie. I to chyba największa zaleta tego typu spotkań. Bo mimo wielkiej odległości dzielącej prowadzącego i uczestników, to interaktywność jest największą przewagą każdego webinarium. Jako redakcja mieliśmy na przykład okazję polecać już kilka tego typu wydarzeń, których organizatorzy w momencie prowadzenia spotkania znajdowali się na przykład na innym kontynencie.

Każdy prowadzący webinarium powinien być przygotowany na wszelkiego rodzaju ewentualności. – Prowadzenie webinarium porównałabym do pewnej hipotetycznej sytuacji – to tak, jakbym w trakcie wejścia na żywo w autorskiej audycji radiowej była łaskotana w stopy przez znajomego, który wcześniej niepostrzeżenie wczołgał się do studia – mówi obrazowo Dorota Kostowska, główna specjalistka ds. szkoleń Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, w tym od webinariów. Przeprowadziła już ich kilkadziesiąt. – Z jednej strony człowiek prowadzący takie spotkanie ma skok adrenaliny związany z przemawianiem na żywo do ludzi, którzy znajdują się gdzieś po drugiej stronie ekranu, ale z drugiej nigdy do końca nie może być pewien tego, co się wydarzy. Cały czas musi mieć z tyłu głowy ewentualności awarii – zacięcia lub migotania obrazu czy awarii z dźwiękiem. Coś zawsze pójdzie nie tak jak w planie – kontynuuje.

Środkiem każdego webcastu czy też webinarium nie jest osoba prezentująca dane zagadnienia, choć oczywiście nie próbujemy umniejszyć jej roli. Przeciwnie, to na prowadzącym spotkanie ciąży odpowiedzialność za skuteczne przekazywanie i aktywizowanie uczestników. Kluczem jest forma komunikacji, umiejętność bezpośredniego dotarcia do uczestników. Bo tak jak na każdym wykładzie przekazujemy tu wiedzę. I co istotne, webinarium to forma otwarta dla wszystkich, którzy w spotkaniu mogą uczestniczyć, nie martwiąc się o wolne miejsca sali. Stąd też możliwość pojawienia się pytań.

– Forma online ma kilka przewag nad tradycyjnymi seminariami. Jedną z nich jest szybka możliwość przekazania na ręce eksperta celnego pytania internauty – mówi Kostowska. – Kolejną możliwość takiego angażowania uczestników webinariów, by chętnie dzielili się swoimi opiniami, uwagami i dyskutowali między sobą. Trudno to nazwać trikiem służącym do aktywizacji internautów. To sposób myślenia, wynikający z doświadczenia szkoleniowego, jakie mam ja i cała Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Gdyby nie to podejście do webinariów, bylibyśmy jedynie transmiterem gadających głów, a tego chcemy uniknąć.

Programy i witryny służące do transmisji webinariów to nie tylko możliwość nadawania obrazu i głosu na żywo do internautów, to także kontrola prowadzącego nad całością spotkania, w którym równie interaktywnie mogą uczestniczyć sami internauci, bo wiele programów umożliwia udzielenie głosu uczestnikom. Forma technologiczna daje jednak sporo atrakcyjnych metod, które prowadzący może wpleść we własną prezentację. Mówca, w zależności od oprogramowania prezentując przygotowane materiały może dowolnie przełączać się między widokiem wideo a slajdami, na których bez problemu naniesie zmiany w czasie rzeczywistym. Programy tego typu umożliwiają jednocześnie proste pokazywanie filmów czy przekazywanie ankiet i innych form interakcji w stronę internautów.

Jednak chyba największą zaletą tego typu spotkań jest możliwość dotarcia do dużej ilości zainteresowanych praktycznie bez żadnych kosztów.

Dobre praktyki które poleca Dorota Kostowska:
- wybierz narzędzie i opanuj je (master it);
- przygotuj eksperta którego zapraszasz do udziału w webinarium – tak aby maksymalnie wykorzystać możliwości jakie daje ten sposób przekazywania wiedzy;
- bądź w kontakcie z uczestnikami – moderuj, twórz atmosferę, pytaj, zachęcaj do udziału;
- pamiętaj że webinarium to nie tylko transmisja na żywo ale także możliwość udostępnienia materiału potem, opracowuj materiał i udostępniaj go w internecie;
- przeszkol zespół, tak aby każdy w organizacji kto chce korzystać z tej formy mógł to robić samodzielnie.

Jak już wyżej zaakcentowaliśmy – webinaria mają niewątpliwą zaletę, w postaci uniknięcia kosztów, jakie musimy uwzględnić organizując tradycyjne seminarium. Nie będziemy musieli płacić za wynajem sali, ani opłacać dodatkowego sprzętu. To niewątpliwa zaleta nawet dla niewielkich zespołów, które spotykają się cyklicznie, np. w celu podsumowania efektów ich prac.

Mimo to, podobnie jak w przypadku tradycyjnego seminarium, tak i przy organizacji wirtualnego spotkania musimy założyć kilka podstawowych kosztów. Przede wszystkim są to nakłady finansowe, jakie musimy ponieść (lub już je ponieśliśmy) na sprzęt, z jakiego korzystamy – komputer, oprogramowanie do prezentacji, ewentualna zewnętrzna kamerka do transmitowania w przypadku webinaru, która konkuruje z rzutnikiem, jaki musielibyśmy kupić chcąc prowadzić tradycyjne spotkanie. Do webinaru dodatkowo potrzebujemy łącza internetowego, ale dziś nie jest to chyba jakimkolwiek problemem. Warto zaznaczyć, że decyzja odnośnie doboru oprogramowania do prowadzenia wirtualnych spotkań również wiąże się z pewnymi wydatkami.

Dorota Kostowska przy organizacji webinarów korzysta z polskiego software'u, niejednokrotnie docenianego za granicą. Jest to produkt ClickWebinar firmy ClickMeeting, który ma również specjalną ofertę przygotowaną dla organizacji pozarządowych. W niej tradycyjny cennik znajdujący się na stronie został przeceniony o 40 proc. I tak dla NGO-sów korzystanie z pakietu podstawowego, w którym w naszych spotkaniach będzie uczestniczyć maksymalnie 25 osób miesięczny koszt to 37 zł, zaś jeśli w webinarach będzie uczestniczyć do 1000 osób, to musimy przygotować się na wydatek 72 zł.

Konkurentów na rynku jest sporo – wszystko zależy od naszych preferencji, bo poszczególne usługi w programach znacząco się różnią. Również w kwestii modeli biznesowych, część firm oddaje pełne wersje programów w zamian za reklamy, które będą pojawiać się w trakcie naszych prezentacji. Kostowska zauważa, że w przypadku doboru oprogramowania liczyła się intuicyjna obsługa oprogramowania czy też język polski oprogramowania.

Jak też zaznacza, od początku kalkulowała swoją decyzję, w której nie chciała testować programów. – Już od pierwszych chwil zależało mi na doprowadzeniu obsługi, jak i samej formy prezentowania do swoistego rodzaju mistrzostwa, minimalizującego konieczność ciągłego przemieszczania się między kolejnymi rozwiązaniami technologicznymi – tłumaczy.

Z ciekawych rozwiązań, którym warto poświęcić uwagę jest darmowe oprogramowanie, w którym twórcy stosują wspomniane wcześniej reklamy – AnyMeeting. Program do wirtualnych spotkań z większą ilością uczestników przygotowała też popularna firma TeamViewer – twórca programu do zdalnego zarządzania komputerami.

Webinaria w sieci znane są już od kilku lat. Coraz więcej podmiotów organizuje tego typu spotkania, angażując się w ich ideę. W przypadku FRSI od pomysłu do realizacji nie minęło wiele czasu. – Początek był tak naprawdę wynikiem chęci uzupełnienia kwestii poruszanych na sali szkoleniowej. Pretekstem były zakończone szkolenia z rzecznictwa, podczas których wiele ciekawych tematów nie zostało poruszonych na sali szkoleniowej. Tak powstał pierwszy cykl „Spotkajmy się na kawie online” – mówi Kostowska.

Doświadczenie zespołu FRSI pokazuje, że z miesiąca na miesiąc zainteresowanie ideą wzrastało. Z początku w spotkaniach uczestniczyło nawet kilkanaście osób. W tej chwili średnia oscyluje wokół 50, rekordem jest 235 uczestników w trakcie jednego ze spotkań. Wszystko jest wynikiem wypracowanych na przestrzeni miesięcy doświadczeń. Pierwsze webinaria Kostowska przeprowadziła w listopadzie 2013 roku. Dziś ma już ich na koncie kilkadziesiąt.