Mimo, że większość z nas zdaje sobie sprawę ze skuteczności planowania strategicznego, często nie udaje się przełożyć jego efektów na funkcjonowanie organizacji. Dlaczego? W wielu przypadkach przyczyna tkwi w złym przygotowaniu planowania. Aby praca nad planem strategicznym była skuteczna, muszą zostać spełnione pewne warunki. Jakie?
Myśląc o planowaniu z reguły na końcu zastanawiamy się, gdzie
moglibyśmy je przeprowadzić. Tymczasem miejsce może być bardzo
istotnym czynnikiem wpływającym na przebieg i efekty planowania.
Praca nad planem strategicznym nie jest prosta, wymaga skupienia i
zaangażowania wszystkich uczestników, stąd najlepiej zorganizować
ją poza biurem. W ten sposób wszyscy będziemy zmuszeni oderwać się
od naszych codziennych obowiązków. Nie będą nam także przeszkadzać
telefony czy oczekujący klienci.
Czas jest równie istotny jak miejsce, w którym zorganizujemy
planowanie. Z pewnością nie powinniśmy przeprowadzać planowania
przed jakimś ważnym wydarzeniem w naszej organizacji np.
konferencją czy cyklem szkoleń. Większość z członków zespołu będzie
wówczas pochłoniętych przygotowaniami, a jedyna myśl jaka będzie im
przyświecać, to by jak najszybciej wrócić do swoich obowiązków.
Warto zastanowić się nad zorganizowaniem planowania w weekend, czy
po godzinach pracy. Na pewno powinna to być wspólna decyzja
zespołu.
Czynnikiem, który w największym stopniu decyduje o sukcesie
planowania są ludzie. Dlatego też powinniśmy zadbać, aby podczas
planowania nie zabrakło ważnych członków naszej organizacji. Warto
pomyśleć o zaproszeniu wolontariuszy od dłuższego czasu związanych
z organizacją. Włączenie całego zespołu w prace nad planem
strategicznym (w tym m.in. nad misją i wizją instytucji) sprawi, że
wszyscy lepiej zrozumiemy, do czego wspólnie dążymy.
Zwłaszcza, jeśli nie mamy dużego doświadczenia w planowaniu,
warto zastanowić się nad zaangażowaniem w jego przeprowadzenie
moderatora zewnętrznego. Uporządkuje on naszą pracę, pomoże w
wypracowywaniu kolejnych elementów planu strategicznego. Pamiętajmy
jednak, aby osoba, którą włączymy w nasze planowanie, posiadała
odpowiednie doświadczenie, a także cieszyła się zaufaniem całego
naszego zespołu.
Zorganizowaliśmy planowanie w odpowiednim czasie i miejscu,
zgromadziliśmy wszystkich członków naszego zespołu, teraz musimy
zadbać o odpowiednią atmosferę, która pozwoli nam na otwartą
dyskusję. Najlepszym sposobem jest praca metodą tzw. burzy mózgów –
każdy z uczestników planowania wypowiada własne zdanie, zgłasza
swoje spostrzeżenia, wszystkie są zapisywane, a na końcu dokonujemy
ich selekcji i wypracowujemy wspólne zdanie. Atmosfera swobodnej
dyskusji sprawi, że wszyscy poczujemy się autorami wypracowanego
planu strategicznego i dzięki temu z większym przekonaniem będziemy
go realizować.
Pamiętajmy, że planowanie bez pozytywnego nastawienia nie
będziem miało sensu. Dobry humor pomoże rozładować trudne momenty
(np. ciągnącą się kolejną godzinę pracy nad misją) i sprawi, że
nasza praca będzie dostarczała nam przyjemności.
Aby wypracowany przez nas plan strategiczny miał szansę na
realizację musi zostać zebrany, spisany i przesłany do wszystkich
uczestników planowania.
Aby wypracowany przez nas plan nie zajmował tylko miejsca na
półce, warto co jakiś czas sprawdzać stan jego wdrażania.
Najlepszym sposobem jest wyznaczenie osoby, która podczas spotkań
zespołu będzie przypominała nam elementy naszego planu. Pozwoli nam
to również na jego bieżącą modyfikację – zastąpienie osiągniętych
celów nowymi lub też wydłużenie czasu ich realizacji. Pamiętajmy,
że plan strategiczny nie ma być dokumentem oderwanym od naszej
rzeczywistości, tylko pewnym usystematyzowaniem, ukierunkowaniem
naszych wysiłków i działań na kolejne lata.
Wymienione powyżej warunki wpływające na efekty planowania
strategicznego naszej organizacji, nie stanowią zamkniętego zbioru.
O tym jak przebiegnie i jakie efekty przyniesie planowanie może
decydować jeszcze wiele innych czynników. Wszystkie organizacje
zainteresowane zgłębieniem wiedzy z tego zakresu zapraszamy do
korzystania ze wsparcia Punktów Informacyjnych prowadzonych przez
Centrum PISOP w Lesznie i Poznaniu. Więcej informacji można uzyskać
pod nr telefonów 065/520 78 86 oraz 061/ 851 91 34.
Powyższy tekst jest jednym z cyklu artykułów
publikowanych w ramach projektu realizowanego przez Centrum PISOP
pn. Quo vadis? – Dokąd idziesz? Budowanie potencjału organizacji
pozarządowych z terenu Wielkopolski współfinansowanego ze
środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Celem cyklu
jest promocja planowania strategicznego wśród organizacji
pozarządowych.
Źródło: Oprac. własne - Centrum PISOP
