Publicystyka - ngo.pl

W pracach waszej organizacji uczestniczy kilkanaście osób. Każdy ma inne zadania i realizuje je w zupełnie innych miejscach. Okiełznanie ich prac tradycyjnymi metodami bywa karkołomne – czyż nie? Brak codziennego kontaktu bezpośrednio ze współpracownikami dodatkowo utrudnia efektywną współpracę. Z pomocą przychodzą internetowe platformy ułatwiające wewnętrzną pracę.

Planowanie zadań nie jest już trendem i modą dla organizacji o najzasobniejszym portfelu i rozbudowanej strukturze. Informatyczne systemy ułatwiające organizację pracy nie muszą kosztować majątku. Dzięki ogromnej ilości darmowych rozwiązań i kreatywności ich twórców użytkownicy nie muszą posiadać skomplikowanej technologicznej wiedzy. Obsługa opisywanych przez nas poniżej rozwiązań jest banalnie prosta i przyjemna. Każde tego typu narzędzie dostępne jest w usłudze typu Software as a Service, a więc tzw. popularnym SaaS. Sprowadza się to do możliwości użytkowania tych programów z dowolnego miejsca. Nie jesteśmy też skazani na zarządzanie projektami wyłącznie z poziomu komputera. Posiadają one swoje wersje mobilne – nie tylko strony internetowe, ale i dedykowane urządzeniom przenośnym aplikacje. Każda z nich powstała z myślą o uporządkowaniu kolejnych projektów, nad którymi musimy zapanować skutecznie rozdzielając własną pracę między każdym z nich. Po co wciąż przyklejać na ścianie czy komputerze kolejne żółte karteczki, przy okazji prowadząc tradycyjny notatnik?

Oba programy, które opiszemy poniżej to chyba najczęstsze wybory większości osób korzystających z tego typu rozwiązań. Trello swoim wyglądem przypomina klasyczną korkową tablicę, na której pinezkami przytwierdzamy kolejne elementy z istotnymi informacjami. W wersji Trello na komputery, naszym oczom ukazuje się pole, które stopniowo będziemy zapełniali kolumnami z istotnymi zadaniami czy ideami.

W Trello możemy utworzyć kilka tablic, z których każda będzie poświęcona innym projektom. Porządkowane będą w kolejnych kolumnach. Dla przykładu – na jednej możemy umieścić wyłącznie karty poświęcone wybranemu projektowi i przyporządkować je poszczególnym pracownikom. Jeśli więc przygotowujemy koncert charytatywny, w którym trzy osoby odpowiadają za inne cele – pierwsza zajmuje się marketingiem, kolejna nadzorem artystycznym, zaś ostatnia odpowiada za organizację zaplecza – to dzięki Trello będziemy obserwować postępy każdej z nich. Trello idealnie nadaje się też do pracy organizacji, w której jeden pracownik może rozpocząć zadanie dopiero po ukończeniu go przez innego. Dla przykładu – ukończony tekst, informujący na przykład o koncercie charytatywnym w prosty sposób szybko udostępnimy osobie odpowiadającej za korektę. Wszystko w jednym miejscu i niezwykle sprawnie. Trello nie ma ograniczeń w kwestii ilości tablic, podobnie zresztą jak samych kart. Poszczególne tablice mogą być widoczne jedynie dla nas, naszych współpracowników, a nawet dostępne publicznie. Gdy na tablicy utworzymy już jakąś kartę, możemy przypisać jej konkretny kolor, dołączyć do niej zdjęcie – zarówno z naszego komputera, jak i dysków: Google Drive i Dropbox, a także wkleić link do dowolnej strony internetowej. Oprócz umieszczania na kartach wybranych przez nas plików możemy stworzyć tzw. checklistę, na której odznaczymy kolejno wykonywane zadania. Bez kłopotu dodamy też czas trwania danego zadania.

Układ Asany, a także jej funkcjonalność różni się od Trello. Przede wszystkim jest ona bardziej rozbudowana. Własne zadania, projekty, w których uczestniczymy my i współpracownicy, a także ustawienia programu dostępne są w lewym pasku menu. Tutaj też wybieramy i decydujemy się na to, na której tablicy chcemy pracować.

Gdy już mamy pierwszą tablicę i nadamy jej nazwę, poniżej pojawia się lista naszych zadań. Zapełniamy ją klikając w przycisk „New” i w ten sposób dodajemy zadania oraz kolejne sekcje. W odróżnieniu od platformy opisywanej wyżej, Asana ma widok poziomy. Gdy mamy już konkretny projekt, zakładający przykładowo utworzenie profilu w serwisie społecznościowym, ostatnią częścią, która ukaże się nam po prawej stronie jest karta, w której zdefiniujemy dokładne etapy powstawania takiego profilu. To swoistego rodzaju rozwinięcie zadania.

W tym miejscu oprócz dokładnego opisu naszych przydziałów możemy oznaczyć uczestniczące w projekcie osoby, terminy wykonania czy dodać aktualne informacje o stanie wykonania projektu. Wszystko banalne – wystarczy wpisać treść zadania i kliknąć w przycisk „ok”. Najlepiej proces tworzenia i działania ilustruje film ukazujący możliwości Asany. Oba programy z początku wydają się skomplikowane. Szczególnie Asana, która w porównaniu do Trello wydaje się mieć bardzo dużo różnorodnych i funkcjonalnych możliwości, z pozoru niezwykle trudnych do przyswojenia. Jednak pierwsze wrażenie szybko powinno zostać rozwiane gdy rozpoczniemy swoją przygodę z którymkolwiek z opisywanych systemów do zarządzania czasem. Co najważniejsze – do rozwiązań mniejszych organizacji, w których nie pracują dziesiątki osób zarówno Asana, jak i Trello są darmowe.

Oba projekty wyróżnia jeszcze jedna niezwykle przydatna funkcjonalność. Wszystkimi projektami, którymi zarządzamy w obu serwisach możemy też kierować za pomocą aplikacji mobilnych. Na mniejszych ekranach widok tablic jest uproszczony do minimum. Aplikacje zawierają jednak te same funkcjonalności, przez co w mniejszym formacie znajduje się równie dużo informacji.