Publicystyka - ngo.pl

Google Apps, a więc jeden ekosystem firmy Google, w którym znajdują się wszystkie niezbędne narzędzia zagregowane pod ręką (od konta pocztowego, przez kalendarz, po programy do zarządzania treścią) działa dotychczas w dwóch krajach na świecie. Współdzielenie każdej części z pakietu usprawnia pracę, ułatwia dostęp do dokumentów organizacji umieszczonych w jednej, wspólnej dla wielu pracowników chmurze, do której dostęp jest możliwy także z komórek. Poszczególne narzędzia, składowe pakietu umożliwiają także nawiązywanie kontaktów w czasie rzeczywistym. Niestety, organizacje pozarządowe w Polsce jeszcze nie mogą korzystać z tego pakietu, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by każdego narzędzia Google używać osobno.

Działają w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii, gdzie Google Apps ma przygotowany darmowy pakiet  oferta dla trzeciego sektora pomaga zredukować koszty obsługi IT organizacji i usprawnia współpracę wewnętrzną. Wszystkie składowe Google Apps umożliwiają zarządzanie skrzynkami e-mail pracowników organizacji, prowadzenie jednego, wspólnego dla wszystkich kalendarza, a także albo nawet przede wszystkim organizowanie wymiany informacji między pracownikami. Ku temu służą dodawane w siatce organizacji skrzynki e-mail, a także serwis społecznościowy Google+. Ten ostatni właściwie eliminuje konieczność posiadania zewnętrznych komunikatorów służących do dzwonienia i rozmów wideo – dzięki usłudze Google Hangousts pozwala na rozmowę wideo z dowolnego urządzenia z kamerą internetową, bez konieczności instalowania odpowiedniego oprogramowania. Każdą z wyżej opisanych funkcjonalności można również wykorzystać bez posiadania jednego wspólnego konta w Google Apps. Czy to Gmail, Google Calendar, Drive czy nieco bardziej zaawansowanych – jak chociażby Google Witryny, umożliwiającej budowanie prostych stron bez konieczności posiadania skomplikowanej wiedzy informatycznej. Każde z tych narzędzi może przyczynić się do sprawniejszego zarządzania organizacją.

Podstawowym narzędziem, na którym właściwie firma Google ukuła swoją pozycję na rynku jest Gmail. Ta darmowa, chyba jedna z najpopularniejszych skrzynek elektronicznych w świecie sprowadza się do wysyłania i odbierania wiadomości elektronicznych, bez konieczności uprzedniego instalowania zewnętrznych programów pocztowych na dysku komputera. Gmail właściwie może stać się podstawową skrzynką pocztową, bo do konta bez trudu podłączymy inne, zewnętrzny adresy pocztowe, które będą automatycznie spływały na konto Google.

Gdy Gmail startował, pojemność skrzynki ograniczała się do 1 GB. Obecnie jest to już 25 GB. A ta pojemność na potrzeby pojedynczego pracownika organizacji wystarczy aż nadto. Na uwagę zasługuje też aplikacja mobilna Gmaila (a także sam system mobilny Android, działający w oparciu o skrzynkę tę skrzynkę pocztową). Na koncie pocztowym bez trudu będziemy mogli segregować wszystkie wiadomości. Do tego służą etykiety, które uporządkują kolejne wiadomości. Dodatkowo, każda wiadomość może być automatycznie selekcjonowana i gdy na przykład na Gmailu otrzymujemy kilka wiadomości z różnych źródeł, mogą być przydzielane do konkretnych, wskazanych przez nas wcześniej folderów. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że konto pocztowe na Gmailu jest niezbędne, by używać pozostałych aplikacji całego ekosystemu Google. Tak więc, by korzystać z kalendarza, niezbędne będzie wcześniejsze założenie skrzynki pocztowej.

To prawdziwy kombajn możliwości dla organizacji. Dzięki Dokumentom Google’a właściwie nie potrzebujemy dodatkowych edytorów – tekstów, kalkulacyjnych czy prezentacji. Wszystkie tworzone przez nas teksty czy arkusze są umieszczone w naszym wirtualnym dysku. Dostęp do niego mamy z każdego urządzenia podpiętego do sieci. Dodatkowo, każdym plikiem z łatwością podzielimy się z innymi użytkownikami. To co jednak może być kluczowe z punktu widzenia pracy w organizacji, to możliwość wspólnej edycji plików, na dodatek w czasie rzeczywistym. Tak więc nad jednym tekstem w tym samym czasie mogą pracować cztery osoby. Komentarze i kolejne wersy dodawane przez nie będą odpowiednio odróżniały się od treści zmienianych przez innych. Dokumenty są zintegrowane z pocztą Gmail, dzięki czemu dostęp do każdego pliku jest banalnie prosty.

Sensu jego posiadania właściwie nie trzeba tłumaczyć. Jednak najważniejszą zaletą i przewagą nad tradycyjnymi terminarzami lub konkurencyjnymi produktami zawieszonymi w sieci jest możliwość posiadania jednego, wspólnego kalendarza, w którym znajdować się będą plany naszych współpracowników. Oczywiście każde zdarzenie odróżnia się kolorem. Gdy posiadamy telefon z Androidem (do korzystania z którego właściwie niezbędne jest założenie Gmaila) w urządzeniu pojawiają się przypomnienia o kolejnych zaplanowanych wydarzeniach. W ten sam sposób wyświetlają się, gdy jesteśmy zalogowani do naszego Gmaila w standardowej przeglądarce.

Dysk Google, podobnie jak pozostałe usługi sprowadza się do konieczności posiadania adresu w skrzynce pocztowej tej firmy. Jednak dzięki temu zyskujemy przestrzeń dyskową, w której umieścimy dowolne pliki – od dokumentów, przez zdjęcia, po wideo. Każdy plik z łatwością udostępnimy innym użytkownikom, zaś gdy mamy jeden, wspólny dysk naszej organizacji, dostęp do niego ma każdy pracownik, dzięki czemu w jednym miejscu gromadzić możemy bieżące projekty naszego zespołu.

Narzędzi od firmy Google, które znajdują się w pakiecie Google Apps jest dużo więcej. Opisaliśmy jedynie najistotniejsze z naszego punktu widzenia. Wydaje nam się tym samym, że dzięki nim funkcjonowanie każdej organizacji pozarządowej staje się dużo prostsze i zarazem przyjemniejsze.