Dziś niewyobrażalnym wręcz jest realizowanie statutowych założeń organizacji pozarządowych bez okiełznania wszechobecnych technologii. Komputery nie są już urządzeniami, które trudno obsłużyć. Ich wszechobecność sprawiła tym samym, że mnóstwo narzędzi ruszyło do przodu. Jak je wykorzystać? Spróbujemy podpowiedzieć.
Dziś rozpoczynamy nowy cykl serwisu Technologie.ngo.pl. W 10 krokach, tydzień w tydzień postaramy się przybliżyć organizacjom niezbędne kroki, jakie powinna postawić, by być dokładnie tam, gdzie zainteresowani jej działalnością. To ważne, bo wykluczenie cyfrowe szczególnie nie może dotykać trzeciego sektora.
Od czego zacząć planowanie zmian technologicznych w organizacji?
Pierwszym, choć najtrudniejszym krokiem z powodu generowania kosztów jest konieczność posiadania odpowiedniego sprzętu, na jakim będziemy pracować. Komputery, tablety czy nawet smartfony – mogą być urządzeniami końcowymi, bez których organizacja wkrótce nie będzie wyobrażała sobie kolejnego dnia funkcjonowania. Jednak aby tak się stało, decyzja o ich zakupie powinna wiązać się z pragmatyzmem i chłodną kalkulacją.
Przy wyborze zakupowym odnośnie wyposażenia się w komputer, warto pamiętać, że stacjonarne „pecety” mają jedną poważną wadę – nie-mobilność. Z kolei największą zaletą, jest możliwość modyfikowania sprzętu. Gdy w którymś momencie w pracy potrzebny będzie profesjonalny edytor zdjęć, może okazać się, że sprzęt, jakim dysponujemy posiada za mało pamięci RAM, niezbędnej do pracy na dużych plikach. Tę bez problemu dokupimy wzmacniając posiadany już sprzęt.
Możliwość usprawniania w ten sposób laptopów potrafi być kłopotliwa. Laptopy natomiast to ogromna swoboda pracy. W trakcie prac organizacji trzeba pamiętać, że komputer może, a czasem wręcz musi być przenoszony z miejsca na miejsce. Oczywistych korzyści jest wiele. Dziś organizacje powinny też rozważyć posiadanie tabletu czy smartfona, bo gdy możemy do nich dokupić zewnętrzne klawiatury czy myszy niejednokrotnie swymi funkcjonalnościami dorównują komputerom. Często je wręcz prześcigając. Do tego trzeba pamiętać, że liczą się peryferia. I tak nieodzowną może się okazać inwestycja w drukarkę, skaner, itp. Dziś niezbędny jest także router, dzięki któremu udostępnimy sieć wszystkim pracownikom organizacji.
Zarządzaj inteligentnie
Posiadanie zaawansowanego urządzenia do kontaktu ze światem – tak, ze światem, bo dziś to już nie tylko realny kontakt w cztery oczy, ale cała sieć kontaktów wirtualnych – jest niezbędne. I po zakupie takiego urządzenia organizacja musi zabrać się do jego efektywnego wykorzystania.
Każdy kij ma dwa końce. Każdy plan ma zwolenników i przeciwników. W końcu każda jednostka ma inny sposób działania, jednak w tym wypadku warto założyć sobie pewne cele do zrealizowania – umownie określone w planie działania. Dlaczego to tak istotne? Gdy posiadamy sprecyzowane cele i wiemy jakimi środkami pragniemy je zrealizować, łatwiej jest kontrolować ich zrealizowanie.
Każda organizacja stoi przed istotnymi wyzwaniami i koniecznością odpowiedzi na podstawowe pytania. Pierwszym, jakie przedstawiciele każdej z nich powinni sobie zadać nie jest elementarna kwestia obecności w sieci, a raczej definicja tego jak chcemy być w niej obecni. Czy do realizacji naszych założeń niezbędne jest posiadanie strony internetowej, a może wystarczy jedynie prowadzenie własnych działań na darmowym blogu, gdzie będziemy informować o naszych ideach?
Czy do promocji własnych działań potrzebujemy dodatkowo kanałów w mediach społecznościowych? A może jedynie one nam wystarczą? Ponadto – każda organizacja musi potrudzić się o odpowiedź na pytanie o najefektywniejsze wykorzystanie technologicznych narzędzi do wewnętrznego zarządzania – od wirtualnych kalendarzy, przez wirtualne edytory wspólnych dokumentów, projektów wideo czy fotografii.
Komunikacja w organizacji
Komunikacja pracowników to temat wielowątkowy. Dziś to nie tylko kontakt telefoniczny, ale także wspólna praca z innymi użytkownikami, którzy nie są obecni w miejscu pracy organizacji. Dlatego warto rozważyć pracę przy użyciu takich narzędzi jak
Skype, który ułatwi przeprowadzanie konferencji czy Trello, który z kolei pomoże w organizacji pracy wielu osób.
Trello, jak i wiele pokrewnych narzędzi mogą z kolei usprawnić prace kilku osób nad jednym – wspólnym projektem.
To co z pozoru wydaje się brzmieć co najmniej abstrakcyjnie może okazać się innowacją na tyle dużą, że w ten sposób przedefiniowane zostanie pojęcie współpracy. Współdzielenie pracy może się także odbywać na poziomie planowania – wykorzystując w tym celu takie
narzędzia jak Google Calendar, dzięki któremu na jednym kalendarzu zaplanujemy prace wielu osób, o czym wspomnieliśmy w poprzednim akapicie.
Kontakt z odbiorcami
U góry znajduje się krótki opis tego, co zawrzemy w naszym poradniku od strony technologii niezbędnych do prac wewnętrznych. Ale działań nie prowadzimy wyłącznie dla siebie. Praca trzeciego sektora ma w założeniu zmieniać życie osób trzecich. Dlatego warto się kontaktować z odbiorcami. Postaramy się zebrać w jednym miejscu odpowiedzi na z pozoru proste kwestie stworzenia witryny internetowej, bloga czy kontaktowania się z odbiorcami w mediach społecznościowych. Do tego dziś niezbędna jest umiejętność przygotowania multimediów, a by wykonać przydatne zdjęcia czy grafiki niepotrzebne są drogie aparaty czy kamery. Wszystko zawiera się w małych urządzeniach, które zawsze mamy przy sobie, a które w coraz mniejszym stopniu są telefonami – to przenośne komputery, które pozwalają na kręcenie filmów czy wykonywanie atrakcyjnych fotografii.
To wszystko można zaplanować. Każdą czynność, przed jej podjęciem należy dokładnie przemyśleć, przeanalizować i sprawdzić czy akurat ona będzie najlepsza. W kolejnych odcinkach będziemy przedstawiać jak krok po kroku sprawić, by nasza organizacja nowocześnie wykorzystywała otaczające nas technologie.
