Publicystyka - ngo.pl

Ktoś może powiedzieć, że przecież jeśli spółdzielnia powstaje ze wsparciem środków unijnych, to trudno ten okres przespać. W końcu zwykle dosyć intensywnie odbywają się szkolenia i doradztwo. Sęk w tym, że – moim zdaniem – spełnienie wymogów, które stawia projektodawca przed przekazaniem dotacji w stopniu minimalnym to za mało, by skutecznie wejść na rynek. Niestety, część spółdzielni idzie po takiej linii najmniejszego oporu.

Jest tutaj co najmniej kilka spraw. Ograniczę się do trzech najważniejszych.

Po pierwsze, budowa zespołu i wybór zarządu –  proces przygotowań do prowadzenia spółdzielni socjalnej powinien być traktowany również jako proces budowania zespołu spółdzielców. Dlatego też warto już tutaj zastanowić się nad kształtem przyszłego zarządu i najlepiej wstępnie go wybrać (ostatecznie trzeba będzie to zrobić na walnym zebraniu założycielskim w głosowaniu tajnym) oraz wypracować mechanizmy komunikacji i wymiany informacji (np. cotygodniowe spotkania, podczas których będą omawiane najważniejsze sprawy). Przygotowania to wiele pracy, którą ktoś musi wykonać. Już w tym momencie przyda się zarząd, który będzie organizował tę pracę.

Po drugie, nie czekaj z założonymi rękami, czyli poświęć czas na rozmowy z klientami. Nie da się dobrze przygotować do prowadzenia firmy siedząc za biurkiem, musisz więc pójść w teren, rozmawiać z tymi, którzy w przyszłości będą twoimi klientami. Dowiedz się, czego tak naprawdę oczekują i co jest dla nich ważne. Pomoże ci to nie tylko przygotować dobry biznes plan, ale również pozwoli na przygotowanie oferty dopasowanej do potrzeb konkretnej grupy. Czekanie na rejestrację spółdzielni z poszukiwaniem klientów może być gwoździem do trumny twojej spółdzielni. Musisz zrobić wszystko, by zminimalizować ryzyko braku klientów w pierwszych miesiącach działania spółdzielni. Zwłaszcza, że wcześniej czy później pojawi się presja na zwiększenie etatów lub / i zwiększenie wynagrodzeń.

Po trzecie, zaplanowanie i podjęcie pierwszych działań marketingowych. Pierwsze działania marketingowe mogą i powinny zostać rozpoczęte przed podjęciem działalności gospodarczej, a nawet przed zarejestrowaniem spółdzielni. Mogą to być proste rzeczy, jak np. założenie fanpage na Facebooku i rozpoczęcie budowania społeczności wokół naszego biznesu.

Być może będziesz również w stanie np.:

• dotrzeć do potencjalnych klientów (np. przez w/w rozmowy czy bezpłatny fanpage na Facebooku) i przygotować listę osób zainteresowanych ofertą (takie rozwiązanie z reguły stosowane jest w żłobkach czy przedszkolach),
• przygotować produkt w okrojonej wersji i przeprowadzić testową sprzedaż,
• wypracować ciekawe treści, poradniki, instrukcje rozwiązujące konkretny problem klienta w kontekście twojej branży, co pozwoli pokazać, że znasz się na tym co robisz i pozycjonuje cię na eksperta (przy okazji możesz zbudować listę zainteresowanych osób).

Członkowie spółdzielni słyszą często na szkoleniach, że będą współwłaścicielami firmy i po części jest to prawda. Problem pojawia się wtedy, gdy nikt tego dokładnie nie wyjaśni i członkowie będą opierać się na własnych wyobrażeniach. Wówczas może się okazać, że członkowie jako współwłaściciele:

• nie widzą powodu, by przychodzić codziennie rano do pracy,
• chcą brać udział w podejmowaniu każdej, najmniejszej nawet decyzji.

Rolą zarządu będzie w tym przypadku budowanie rozsądnej świadomości członkostwa w spółdzielni i poczucia współwłasności. Chodzi o znalezienie złotego środka między dwoma skrajnościami:

• wypaczoną postawą w rodzaju „jestem współwłaścicielem, więc wszystko mi wolno i nic nie wolno bez mojej zgody”,
• definiowaniem członków tylko jako pracowników, którzy pracują od 8.00 do 16.oo i nie wiedzą, co się tak naprawdę dzieje w spółdzielni i jak ona działa.

Aby temu zapobiec staraj się:

• rozgraniczać kompetencje i decyzje związane z bieżącym zarządzaniem (zadanie zarządu) od tych najważniejszych przypisanych do walnego zgromadzenia,
• o to, by członkowie spółdzielni wiedzieli, co się dzieje i jakie działania są realizowane przez zarząd (niezbędne będą w tym zakresie regularne spotkania i przywiązanie dużej wagi do przepływu informacji),
• dbać o wzajemne zaufanie i o zaufanie do zarządu (najprościej zacząć od siebie i być godnym zaufania J, czyli m.in. trzymać się ustaleń, dotrzymywać słowa i być wiarygodnym),
• dbać o aktywność i zaangażowane członków od samego początku (na etapie przygotowań jest do zrobienia wiele pracy i nie ma powodu, by tylko 1 lub 2 osoby wykonywały te zadania, skoro jest np. pięciu założycieli, zwłaszcza że część zadań będą w stanie wykonać wszyscy spółdzielcy; dotyczy to np. przygotowania informacji przydatnych przy pisaniu biznes planu np. badania konkurencji, w tym analizy cen i jakości obsługi, przygotowanie listy zakupów inwestycyjnych i szczegółowych parametrów poszczególnych sprzętów).

Podstawą podejmowania decyzji powinna być odpowiednio przygotowana informacja. Dotyczy to zarówno decyzji podejmowanych w ramach prac nad biznes planem (np. jak będziemy się promować? Kto będzie naszym klientem? Jaka będzie cena naszej oferty?), jak i każdej kolejnej decyzji po rozpoczęciu działalności. Powinniśmy więc zadbać o to, by mieć dostęp do tych informacji. Dotyczy to bardzo różnych aspektów funkcjonowania firmy np.:

• spraw finansowych – dbanie o płynność finansową wymaga wiedzy na temat tego, co i kiedy trzeba będzie zapłacić i kiedy nasi klienci zapłacą nam, jeśli chcemy korzystać ze zwolnienia podatkowego w spółdzielni socjalnej, musimy na bieżąco znać dochód spółdzielni,
• marketingu – rozwijając ofertę musimy wiedzieć, co i dlaczego jest tak naprawdę ważne dla naszych klientów.

Jeśli odcinamy się od dostępu do tego rodzaju informacji, bazujemy jedynie na własnych wyobrażeniach i przewidywaniach, a to znacznie za mało. Oczywiście nigdy nie będziemy działać w sytuacji pełnej informacji. Właśnie dlatego przydaje nam się też intuicja…

Jeśli interesuje Cię temat zarządzania spółdzielnią socjalną, zachęcam do pobrania darmowego raportu, który znajdziesz tutaj >>.

Dowiesz się z niego m.in.:

• jakich jest 9 najczęstszych przyczyn problemów spółdzielni socjalnych,
• co składa się na 5 fundamentów sprawnego zarządzania spółdzielnią socjalną,
• dlaczego uchwały ok. 50% walnych zgromadzeń w spółdzielniach socjalnych mogą zostać zakwestionowane.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcam do pobrania raportu.

Autor: Waldemar Żbik zajmuje się spółdzielczością socjalną od 2006 r., aktualnie pomaga spółdzielcom m.in. przez stronę www.SpoldzielniaSocjalnaWpraktyce.pl