Publicystyka - ngo.pl

1. Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają (współ)pracowników
2. Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości – w związku ze zmianami w przepisach dotyczących księgowości
3. Uaktualnienie planu kont księgowych
4. (Oraz… sprawdźcie, czy na tym koniec zobowiązań!)

1. Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają (współ)pracowników

NGO (płatnik) zatrudniające pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych ze (współ)pracownikami. Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT – zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Najczęściej są to:

• PIT4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych
• PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych
• PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierającą informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Uwaga! W 2015 roku wprowadzono nowe zasady i terminy związane z wysyłaniem deklaracji PIT do urzędu skarbowego (pisaliśmy o tym: Uwaga na zmiany w prawie od 2015 r. [cz. 1]).

Przypominamy najważniejsze zasady dotyczące rocznych deklaracji PIT:

• W przypadku zatrudniania przez NGO powyżej 5 osób (liczy się wszystkie rodzaje umów, nie tylko umowy o pracę, ale także umowy umowę zlecenia i umowy o dzieło) deklaracje PIT do urzędu skarbowego NGO wysyłane są wyłącznie przez internet.
• Deklarację PIT przez internet NGO może wysłać poprzez:
  • używany program księgowy, mający moduł wysyłania deklaracji elektronicznie
  • system e-deklaracje.gov.pl
  • Uniwersalną Bramkę Dokumentów (rozwiązanie stosowane przede wszystkim przez podmioty zatrudniające pracowników na masową skalę)
• Do wysyłania deklaracji PIT przez internet konieczny jest certyfikowany podpis elektroniczny. Koszt „wyrobienia” takiego podpisu to ok. 300 zł.
• Termin złożenia zbiorczych deklaracji PIT (PIT4R, PIT8AR) przez internet mija 1 lutego 2016 r. (wg przepisów jest to koniec stycznia danego roku, ale ponieważ 31 stycznia to niedziela – dzień niepracujący, to w 2016 termin składania deklaracji PIT jest przesunięty o jeden dzień)
• W przypadku zatrudniania przez NGO poniżej 5 osób (liczy się wszystkie rodzaje umów, nie tylko umowy o pracę, ale także umowy umowę zlecenia i umowy o dzieło) deklaracje PIT do urzędu skarbowego NGO może wysłać w wersji papierowej.
• Termin złożenia deklaracji PIT w wersji papierowej zarówno zbiorczych (PIT4R, PIT8AR) jak i indywidulanych (np. PIT-11) mija 1 lutego 2016 r. (wg przepisów jest to koniec stycznia danego roku, ale ponieważ 31 stycznia to niedziela – dzień niepracujący, to w 2016 termin składania deklaracji PIT jest przesunięty o jeden dzień).

2. Zmiany w przepisach dotyczących księgowości w NGO – konieczne podjęcie decyzji

Księgowość to obowiązek dotyczący wszystkich NGO (fundacji, stowarzyszeń rejestrowych i zwykłych, klubów sportowych). Księgowość musi być prowadzona nawet wtedy, gdy jedynym przychodem stowarzyszenia (zarówno rejestrowego czy zwykłego) są składki członkowskie.

Od 1 stycznia 2016 r. NGO mają 4 możliwości wyboru sposobu prowadzenia księgowości, w zależności od tego, jakiego typu jednostką zdecydują się być:

• jednostką prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń
• jednostką małą
• jednostką mikro
• jednostką prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów Uwaga! Jeśli NGO zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, informację taką musi zgłosić do swojego urzędu skarbowego do 31 stycznia 2016 r.

Cztery sposoby prowadzenia księgowości szczegółowiej opisaliśmy tutaj: Duże zmiany w księgowości dla NGO od 2016.

Zanim NGO podejmie decyzję, który ze sposób prowadzenia księgowości jest dla NGO najbardziej odpowiedni, powinno odpowiedzieć sobie na pytania:

• Jak duże były przychody, obroty NGO w 2015 r.
• Ilu NGO zatrudniało pracowników
• Czy NGO prowadziła działalność gospodarczą
• Czy NGO jest organizacją pożytku publicznego (OPP)
• Czy NGO korzysta z dotacji. (Czytaj także: Uproszczona księgowość – wciąż nie wiadomo, co z dotacjami!)

W oparciu o zebrane informacje zarząd NGO powinien podjąć decyzję o wyborze najkorzystniejszego dla fundacji czy stowarzyszenia rodzaju prowadzenia księgowości. Najlepiej przedyskutować to także z osobą czy firmą odpowiadającą za księgowość, analizując, jakie są korzyści ,a jakie mogą być trudności dla NGO wynikające z wybrania danej formy księgowości.

Uwaga! Formalnie, prócz decyzji zarządu o wyborze księgowości, może być wymagana uchwała władzy zatwierdzającej sprawozdanie np. walnego zebrania członków i zgłoszenie tej informacji do Urzędu Skarbowego. Więcej tutaj: Duże zmiany w księgowości dla NGO od 2016,

3. Uaktualnienie planu kont

Każda NGO musi mieć politykę rachunkowości – obowiązkowy dokument opisujący zasady prowadzenia rachunkowości w organizacji. Obowiązkowym załącznikiem do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych (zbiorów), w których rejestrowane są dane finansowe (np. przychody, koszty, majątek trwały). Plan kont składa się z kont podstawowych (syntetycznych), określających główne rodzaje, grupy księgowanych danych (np. grupa przychody, grupa koszty, grupa majątek trwały) oraz z kont pomocnicznych (analitycznych), które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie informacji zawartych na kontach syntetycznych (np. przychody mogą być rozbite na przychody z dotacji nr 1, przychody z dotacji nr 2… albo np. na przychody z działalności nieodpłatnej (statutowej) i przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego).

Plan kont jest tworzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, powinien jednak  również odzwierciedlać działalność NGO. Dlatego jeśli NGO ma np. nowe dotacje lub inne źródła finansowania, plan kont powinien być uaktualniony.

Aktualizując plan kont w NGO:

• w przypadku otrzymywania dotacji ze środków publicznych sprawdzić, czy układ planu kont odpowiada aktualnie realizowanym projektom i zadaniom publicznym finansowanym z dotacji (które muszą być wyodrębnione księgowo) i jeśli jest taka potrzeba,  dodać odpowiednie  konta odpowiadające danej dotacji i jej kosztom
• w przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności odpłatnej pożytku publicznego należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał)
• w przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej należy sprawdzić, czy układ planu kont zawiera rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał)
• w przypadku organizacji pożytku publicznego (OPP) należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, kosztów (wydatków) z 1%, w tym także odrębnego konta księgowego na wydatki związane z promocją ponoszone z odpisów z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych. Czytaj także: Na co można wydać pieniądze z 1%?

Plan kont jest załącznikiem do polityki rachunkowości, dlatego można go modyfikować także w trakcie roku obrotowego (podatkowego). Ma to miejsce wtedy, jeśli NGO np. otrzyma dotacje w ciągu roku albo rozpocznie działalność odpłatną pożytku publicznego i w planie kont trzeba będzie dodać nowe pozycje.

Więcej o planie kont: http://poradnik.ngo.pl/zakladowy-plan-kont

4. Inne obowiązki NGO w styczniu

Wiele NGO ma w styczniu jeszcze inne obwiązki. Zarząd NGO powinien sprawdzić, czy jego obowiązkiem w styczniu jest:

• Złożenie sprawozdania z realizacji zadania publicznego. 30 stycznia mija czas na sprawozdanie z realizacji zadnia publicznego – dotyczy to tych NGO, które realizowały projekt do końca grudnia 2015. Uwaga! Podobna zasada: rozliczenia dotacji w ciągu 30 dni może dotyczyć także innych grantów.
• Złożenie deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości. Do 1 lutego (ponieważ 30 stycznia jest dniem wolnym od pracy) należy złożyć deklarację podatkową i ew. zapłacić podatek od nieruchomości – dotyczy to NGO, które wynajmują lokal od gminy (o ile nie są zwolnione z tego podatku) lub są właścicielem lokalu. Więcej czytaj tutaj: Podatek od nieruchomości – sprawdź, czy dotyczy Twojej organizacji
• Złożenie sprawozdania ze zbiórki publicznej. Do 1 lutego (ponieważ 30 stycznia jest dniem wolnym od pracy) należy złożyć sprawozdanie z rocznej zbiórki publicznej, która zakończyła się 31 grudnia 2015 roku. O zbiórkach czytaj: http://poradnik.ngo.pl/zbiorki-publiczne

Obowiązki NGO nie dotyczą tylko stycznia. O innych ważnych dla NGO terminach czytaj tutaj: http://poradnik.ngo.pl/wazne-terminy.

Dobrego roku!

Więcej informacji, jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – znajdziesz w serwisie poradnik.ngo.pl.