Publicystyka - ngo.pl

Najlepiej, gdyby wasza strategia obejmowała też wskazania dotyczące konkretnych działań, które należy podjąć, by sprostać ustalonym celom. Pomyślcie o budżecie, źródłach finansowania, obowiązkach, które należy wytyczyć członkom waszego zespołu. Umieśćcie to wszystko na osi czasu. Strategia technologiczna waszej organizacji powinna uzupełniać działania na rzecz jej ogólnej misji. Pamiętajcie, że technologia nie jest celem samym w sobie – to narzędzie, ważne dlatego, że pozwala zrobić więcej: opowiedzieć swoją historię, wymieniać się wiedzą i doświadczeniami z innymi, służyć waszym celom i społeczności, na rzecz której działacie. Strategia technologiczna ma sens wtedy, gdy jest nadpisana na tym, co dla was najważniejsze – czyli misji organizacji.

Macie misję. Ciężko pracujecie na rzecz zmiany, dla czegoś, w co wierzycie. Próbujecie też przekonać innych, że wasza sprawa jest ważna i warto się jej poświęcić. Technologia może pracować z wami – i na waszą korzyść. Wspierać ważną dla was sprawę i przekonywać innych, żeby wsparli was. Czy opracowanie strategii technologicznej rozwiąże wasze problemy z dnia na dzień? Nie. Ale może zmienić wiele – poczynając od bardziej efektywnej pracy organizacji, aż do skuteczniejszego angażowania darczyńców i wolontariuszy.

• Powoduje, że rozmowy na temat technologii stają się prostsze i bardziej precyzyjne – podejmowane decyzje muszą iść w parze z misją organizacji.
• Ułatwia i wspiera dobre decyzje dotyczące technologii.
• Pomoże ci uporządkować twoje potrzeby dotyczące technologii zgodnie z ich ważnością.
• Ułatwia proste i zrozumiałe komunikowanie zapotrzebowania twojej organizacji na technologie potencjalnym darczyńcom.
• Zamiast reagować na problemy ze sprzętem i oprogramowaniem, kiedy te już się zaczną, jesteś w stanie zaplanować pracę ze sprzętem i to, czego zakup czy wymiana są potrzebne, by wszystko działało bez zarzutu.

Pierwsze kroki w opracowywaniu dobrej strategii technologicznej nie mają nic wspólnego z technologią. Prawdę mówiąc, bycie obeznanym w tym temacie może nawet być przeszkodą – może spowodować, że za bardzo skupiać będziecie się na samej technologii, zamiast pomyśleć, w czym technologia może pomóc. A więc, od czego właściwie zacząć?

Opracowanie strategii technologicznej dla waszej organizacji nie będzie łatwym, ani szybkim zadaniem. Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, które warto zapamiętać, by wszystko poszło gładko:

• Pomyślcie, z kim warto porozmawiać. Kto powinien mieć wkład w proces planowania zmian?
• Zastanówcie się, kto mógłby być potencjalnym partnerem – zarówno w, jak i poza organizacją.
• Wyznaczcie koordynatora lub koordynatorkę. Jedna osoba powinna być odpowiedzialna za cały proces. To niekoniecznie powinien być ktoś znający się na technologii – jest to raczej stanowisko menadżerskie. Wyznaczona osoba powinna też odpowiadać za komunikację i nadzór nad tymi, którzy implementują nowe rozwiązania technologiczne.
• Podzielcie projekty na mniejsze zadania. Upewnijcie się, że kolejne kroki są dla wszystkich jasne – prościej wam będzie monitorować postępy.
• Rozdzielcie obowiązki. Upewnijcie się, że każdy członek zespołu wie, za co jest odpowiedzialny i jakie są jego zadania.
• Opracujcie oś czasu. Wyznaczcie "kamienie milowe" i konkretne daty, w których wykonane powinny zostać poszczególne zadania.
• Doceńcie swój sukces. Jak w każdym zadaniu projektowym, ewaluacja powinna być częścią planowania waszej strategii technologicznej. Wcześnie zdecydujcie o tym, do jakich wskaźników dążycie. Wpiszcie kolejne ewaluacje w oś czasu projektu.

Pozwoli wam to mieć lepszy obraz aktualnej sytuacji technologicznej waszej organizacji.

Zacznijcie rozmawiać

Spisanie wszystkich narzędzi, z których korzysta wasza organizacja to tylko część pracy, jaką trzeba wykonać. Najważniejsze jest tu to, jak działa wasz system. Dowiecie się tego rozmawiając z zespołem o tym, czym najczęściej się zajmują i z jakich technologicznych narzędzi korzystają w swojej codziennej pracy.

Z kim warto porozmawiać? Na pewno z pracownikami, ale weźcie też pod uwagę wolontariuszy, darczyńców, beneficjentów i wszystkich tych, którzy w jakiś sposób korzystają z waszych technologicznych rozwiązań.

O czym rozmawiać? Przede wszystkim, o tym jak pracuje się w waszej organizacji. Na czym polega praca zespołu, jak poszczególne osoby ją wykonują i jak ich zdaniem można by robić to lepiej. Nie chodzi tu o konkretne rozwiązania technologiczne – na to przyjdzie jeszcze pora. Teraz najważniejsze jest to, by zrozumieć, czego potrzebują ludzie i co chcieliby robić inaczej.

Oceniajcie na bieżąco

Kiedy inwentaryzujecie wasz sprzęt i rozmawiacie z jego użytkownikami, zanotujcie co działa dobrze, a co nie do końca, z technicznego punktu widzenia. Jakie są mocne i słabe strony waszej obecnej technologii? Które procesy powinny iść sprawniej? Czy jest coś, co wasza organizacja chciałaby robić, ale nie może, z powodu ograniczeń technologicznych?

Teraz, kiedy wiecie już jakich narzędzi IT używa wasza organizacja i które z nich działają dobrze, a które gorzej, czas zastanowić się nad tym, do czego dążycie.

Kluczową sprawą w określaniu tego, gdzie chcecie się znaleźć, jest opisanie tego, co chcecie zrobić z nowymi rozwiązaniami technicznymi – a nie to, co waszym zdaniem należy kupić.

Zacznijcie od bardziej abstrakcyjnego podejścia do myślenia o celach organizacji. Teraz możecie przedyskutować jak technologia może pomóc w ich realizacji, rozwiązaniu bieżących problemów, lepszym działaniu organizacji.

Weźcie pod uwagę to, z czym borykacie się na co dzień i rzeczy, które wymagają ustanowienia nowych zasad. Pomyślcie o procedurach, które mogą być trudno zrozumiałe, lub zbyt skomplikowane i które można by usprawnić. Zastanówcie się jakie narzędzia mogą w tym pomóc.

Skoro przemyśleliście już to, co chcielibyście osiągnąć jako organizacja, przyszła pora na zastanowienie się, jak technologie mogą w tym pomóc. Nie skupiajcie się na konkretnym narzędziu (np. bazie danych Access lub FileMaker, czy systemie Joomla! do budowy strony internetowej). Najważniejsze są potrzeby organizacji, opiszcie je na przykład w taki sposób:

Jesteśmy organizacją pozarządową, która pomaga ofiarom przemocy domowej. Potrzebujemy centralnej, bezpiecznej bazy danych, aby zbierać informacje o naszych beneficjentach i beneficjentkach i śledzić ich losy. Jedna baza danych, wspólna dla wszystkich naszych oddziałów, pozwoli zaoszczędzić czasu, spędzany dziś na wklepywaniu danych w kilka baz i będzie stanowiła zbiór danych na temat wszystkich, którzy korzystali z naszych usług.

Tutaj zacznijcie już myśleć o konkretnych rozwiązaniach technologicznych. Na przykład:

• Jak bezpieczny jest system informatyczny w organizacji? Czy są w nim jakieś luki, które należy zapełnić?
• Czy są dostępne lepsze rozwiązania dotyczące przechowywania danych?
• Czy aktualizacja oprogramowania do jego najnowszych wersji może w czymś pomóc?
• Czy jest jakieś narzędzie, które dobrze uzupełni wasz obecny zestaw?
• Czy przeszkolenie pracowników i reszty zespołu mogłoby pomóc?
• Jakie technologie, które zaspokoiłyby wasze potrzeby, są dostępne na rynku?

Zanim zdecydujecie się na jakieś rozwiązanie, warto lepiej zrozumieć to, jak działają poszczególne elementy systemu.

Stwórzcie hierarchię

Aby ułatwić podejmowanie decyzji o zainwestowaniu w poszczególne rozwiązania, warto uporządkować je i najpilniejszym sprawom nadać priorytet. Zastanówcie się, które potrzeby i problemy potrzebują zmian najszybciej i które z rozwiązań najskuteczniej wpłyną na pracę organizacji.

Powinien on uwzględniać kwestie finansowania i budżet, zawierać oś czasu, na której zaznaczycie poszczególne działania i przewidywać, jakich pracowników będziecie potrzebować by wprowadzić go w życie.

Budżet: Żaden plan nie jest kompletny bez budżetu. Stworzenie go to jedyny sposób na określenie, czy pomysły w nim zawarte są wykonalne. Ważne, aby znalazły się też tam wszystkie potencjalne źródła finansowania.

Oś czasu: pozwoli na uporządkowanie poszczególnych faz planu i terminów, w jakich trzeba je wykonać.

Kto jest za co odpowiedzialny: warto oddelegować konkretne osoby, by były odpowiedzialne za konkretne działania składowe planu.

Jeżeli skorzystaliście z rad zawartych w tym tekście, macie już wszystko, co potrzebne do stworzenia dobrej strategii technologicznej. Pamiętajcie, żeby w dokumencie były miejsce na ewentualne zmiany: technologie w organizacji mają swoją dynamikę, strategia technologiczna powinna to przewidywać i być elastyczna, abyście mogli w każdej chwili ją zmodyfikować i dostosować jak najlepiej do aktualnych potrzeb organizacji.