Publicystyka - ngo.pl

Regulacje prawne przyznają starostom prawo wglądu w działalność stowarzyszeń i interwencji w sprawach ich dotyczących. W miastach na prawach powiatu funkcję tę pełnią prezydenci miast.

Jednym z uprawnień starostów związanych z nadzorem jest możliwość zażądania od zarządu stowarzyszenia odpisów uchwał walnego zebrania członków. Oprócz uchwał mogą także żądać od wszystkich władz stowarzyszenia złożenia wyjaśnień w sprawach, które budzą ich wątpliwości. Władzom, która uchylają się od obowiązku przedstawienia uchwał lub złożenia wyjaśnień, grozi kara grzywny. Nakłada ją sąd na wniosek starosty.

Kiedy starostowie żądają wglądu w uchwały? Czy często występują o ukaranie stowarzyszenia? Jakie błędy pojawiają się najczęściej w przedstawianych starostom uchwałach stowarzyszeń? Kiedy niezbędne jest złożenie wyjaśnień?

Żądamy odpisów uchwał w kilku przypadkach. Pierwszy przypadek to postępowania wyjaśniające prowadzone w wyniku skarg na działalność stowarzyszenia. Drugi to brak informacji o wyborze aktualnych władz (informacja o tym powinna być za każdym razem zgłoszona do KRS). Trzeci to sytuacja, w której zamierzamy wystąpić do sądu o rozwiązanie stowarzyszenia (dotyczy to głównie stowarzyszeń od dawna niedziałających, a niewyrejestrowanych z KRS). Wnioski do sądu o nałożenie grzywny składamy sporadycznie, w przypadkach wielokrotnych, bezskutecznych próśb o dostarczenie uchwał bądź udzielenie wyjaśnień.

Uchwał walnego zebrania żąda się w sytuacji, gdy stowarzyszenie składa wniosek o zmianę we wpisie w ewidencji (np. zmiana składu zarządu lub komisji rewizyjnej) i konieczne jest potwierdzenie lub zweryfikowanie stanu faktycznego. Często stowarzyszenie składa tylko wnioski o zmianę we wpisie oraz protokół w walnego wyborczego zebrania, a brak jest uchwał i listy obecności członków stowarzyszenia. W przypadku uchwał częstym błędem jest niejasna treść uchwały, sprzeczność z postanowieniami statutu (np. statut określa skład zarządu z podziałem na określone funkcje, a uchwała wskazuje, że członkom przydzielono inne funkcje niż wymienione w statucie). Najczęstszym problemem związanym z nadzorem nad stowarzyszeniami jest nieterminowe składanie przez nie wyjaśnień i niekompletnych dokumentów. Czasem stowarzyszenia po wyborze nowych władz nie zgłaszają tych zmian do ewidencji, a organ nadzoru dowiaduje się o tym z ankiet monitorujących działalność stowarzyszeń w naszym mieście.

Prezydent Miasta Białegostoku żąda dostarczenia odpisów uchwał walnego zebrania członków przede wszystkim po upływie kadencji władz stowarzyszenia. W przypadku, gdy do urzędu wpływa informacja o niezgodnej z prawem działalności stowarzyszenia lub o naruszeniu postanowień statutu, żądamy zarówno odpisów uchwał, jak i wyjaśnień. Dwukrotnie w ostatnim czasie, w stosunku do tej samej organizacji, Prezydent Miasta Białegostoku występował z wnioskiem o nałożenie grzywny za niedostosowanie się do obowiązku przedstawienia uchwały.

Prezydent Miasta żąda od władz stowarzyszeń niezbędnych wyjaśnień oraz odpisów uchwał w przypadku otrzymania skargi na działalność stowarzyszenia. Takich sytuacji jest zwykle kilka w ciągu roku. Około 200 wezwań kierowanych jest każdego roku do stowarzyszeń, którym zakończyła się kadencja władz.

Prezydent Miasta często zwraca się do organizacji o przesłanie uchwał i złożenie niezbędnych wyjaśnień. Żądanie uchwał ma najczęściej miejsce w przypadku zakończenia kadencji władz statutowych organizacji. Natomiast o udzielenie wyjaśnień zwracamy się w przypadku, gdy np. przesłana przez stowarzyszenie dokumentacja zawiera nieścisłości (np. nieznana jest liczba osób, które podjęły uchwałę). Zdarzają się także prośby o udzielenie wyjaśnień w sprawach dotyczących np. siedziby – jest tak wtedy, gdy korespondencja kierowana na adres siedziby organizacji wraca z adnotacją, że adresat nie jest znany. Najczęściej pojawiające się w uchwałach błędy to brak informacji, czy uchwała została podjęta zgodnie z prawem (brak zapisu dotyczącego kworum, formy głosowania – czy było tajne, czy jawne).

W 2012 r. do przedstawienia uchwał walnego zebrania oraz złożenia wyjaśnień zostało wezwanych 9 stowarzyszeń. Łącznie, do władz stowarzyszeń skierowano 14 pism. W 2013 r. zażądano uchwał i wyjaśnień od 5 stowarzyszeń. Przyczynami prowadzenia postępowania wyjaśniającego były najczęściej pisma członków stowarzyszenia kierowane do urzędu miasta wskazujące na nieprawidłowości w działaniu jego władz.

Każda organizacja ma obowiązek działać zgodnie z ustawą o stowarzyszeniach i uchwalonym przez siebie statutem.  Statut określa np. częstotliwość zwoływania walnych zebrań. Najczęstszym problemem jest fakt, że organizacje pozarządowe tego nie robią, nie sporządzają protokołów z zebrań lub treść uchwał wpisują w protokół, ale nie dbają o zachowanie procedury ich podejmowania (brak jest informacji o tym, ile osób było „za”, ile  „przeciw”). Przypominam, że starosta bada jedynie, czy organizacja działa zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem i prawem wewnętrznym (np. terminy, kworum nawalnym zgromadzeniu członków, procedura podjęcia uchwał).

Nie wnosiliśmy o udostępnienie uchwał stowarzyszenia, ani o złożenie wyjaśnień. Jeżeli chodzi nadzór nad stowarzyszeniami – zdarzają się sporadyczne przypadki polegające na przypomnieniu, że skończyła się kadencja władz i należy zwołać walne zebranie w celu powołania nowego zarządu.

Najczęściej wysyłamy pisma przypominające, że upłynęła kadencja władz i należy złożyć w tej sprawie wniosek o dokonanie zmian w ewidencji wraz ze stosownymi dokumentami.

O przekazanie odpisów uchwał prosiliśmy ostatnio w 2011 r. Częstym błędem, dotyczącym uchwał, który odnotowaliśmy, jest złożenie podpisu pod uchwałą przez osobę nieuprawnioną (zamiast przewodniczącego zebrania podpisuje się prezes stowarzyszenia).

• Starostwa zazwyczaj występują o uchwały walnego zebrania członków oraz wyjaśnienia władz stowarzyszenia, jeżeli nie otrzymały żadnego sygnału świadczącego o nieprawidłowościach lub jeśli informacje w KRS o władzach organizacji nie są aktualizowane na bieżąco.
• Wezwanie do złożenia odpisu uchwały najczęściej ma związek z czyjąś skargą lub brakiem informacji w KRS o nowych władzach.
• Wezwanie do złożenia wyjaśnień często ma miejsce wtedy, kiedy uchwała przekazana staroście budzi wątpliwości (np. brak wystarczającej liczby głosów, podpis niewłaściwej osoby).
• Wnioski o ukaranie grzywną są kierowane do sądu wtedy, kiedy organizacja uporczywie uchyla się od złożenia dokumentacji lub wyjaśnień.

Organ nadzorujący ma prawo:

1) żądać dostarczenia przez zarząd stowarzyszenia, w wyznaczonym terminie, odpisów uchwał walnego zebrania członków (zebrania delegatów),

(…)

3) żądać od władz stowarzyszenia niezbędnych wyjaśnień.

W razie niezastosowania się stowarzyszenia do wymagań określonych w art. 25, sąd na wniosek organu nadzorującego może nałożyć grzywnę w wysokości jednorazowo nie wyższej niż 5 000 zł. Od grzywny można zwolnić, jeżeli po jej wymierzeniu stowarzyszenie niezwłocznie zastosuje się do wymagań organu nadzorującego. Stowarzyszenie, w terminie 7 dni, może wystąpić do sądu o zwolnienie od grzywny.