Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Jednym z ważniejszych dokumentów, opisujących co dzieje się w stowarzyszeniu lub fundacji pod względem finansowym, jest coroczne sprawozdanie finansowe, potocznie (i nieściśle) nazywane bilansem.
Sprawozdanie musimy sporządzać co roku. Tego wymaga ustawa o
rachunkowości. Ta sama ustawa określa też, jakie konkretnie
informacje powinny się znaleźć w sprawozdaniu. Przedstawione w nim
liczby wynikają z prowadzonej w organizacji księgowości, a ta
obrazuje prowadzone działania.
Zatem czytając sprawozdanie, mamy okazję przyjrzeć się, jak w naszej organizacji wygląda jej majątek, jaki jest stan finansów, czy występują jakieś zadłużenia lub też innego rodzaju zobowiązania. Można powiedzieć, że sprawozdanie finansowe jak rentgen prześwietla organizację i pokazuje stan jej zdrowia.
Wreszcie, sprawozdanie finansowe jest niezbędnym dokumentem, składanym do wielu urzędów (np. skarbowego, KRS) lub – razem z opisem projektu – grantodawcom.
Kto musi sporządzać sprawozdanie?
Wymóg sporządzania tego dokumentu dotyczy „wszystkich jednostek będących wyodrębnionymi samodzielnymi jednostkami”, czyli np. zarejestrowanych w KRS stowarzyszeń i fundacji (które mają osobowość prawną) oraz np. stowarzyszeń zwykłych i szkolnych klubów sportowych (które nie mają osobowości prawnej).
Co musi zawierać sprawozdanie?
Prowadzenie rachunkowości i sporządzenie sprawozdań musi odbywać się zgodnie z Ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 r. Jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, stosuje uproszczenia w prowadzeniu rachunkowości i sporządza sprawozdanie według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr.137, poz.1539 z 2001 r.)
Sprawozdanie finansowe składa się trzech elementów:
Bilans
W bilansie wykazuje się będący w dyspozycji organizacji majątek – w aktywach oraz jego źródła – w pasywach. Suma aktywów i pasywów powinna być równa, czyli powinna się „bilansować”.
Sposób opisywania aktywów i pasywów określają załączniki do ustawy o rachunkowości (jeśli organizacje prowadzą działalność gospodarczą) lub wymienione wcześniej rozporządzenie (jeśli organizacje nie prowadzą działalności gospodarczej).
W tym artykule przyjęliśmy, że opisywane sprawozdanie dotyczy okresu od 1 stycznia do 31 grudnia, zatem rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a przez dzień bilansowy 31 grudnia to dzień zamknięcia roku.
Aktywa
Aktywa to zasoby majątkowe organizacji, którymi ona w danym momencie dysponuje. Wyróżniamy wśród nich:
A. AKTYWA TRWAŁE
I. Wartości niematerialne i prawne – są to prawa majątkowe, którymi organizacja może dysponować przez czas dłuższy niż rok, np. autorskie prawa majątkowe, licencje programów komputerowych, koncesje.
II. Rzeczowe aktywa trwałe – to np. nieruchomości, budowle, budynki, lokale mieszkalne, lokale użytkowe, maszyny, urządzenia, środki transportu, a nawet zwierzęta („inwentarz żywy”), czyli środki trwałe, które są zdatne do użytku przez czas dłuższy niż rok i które są przeznaczone na potrzeby organizacji. Ponadto środkami trwałymi (wynika to z regulacji podatkowych) są rzeczy o wartości powyżej 3500 zł, a więc np. sprzęt komputerowy czy wyposażenie biura. Wartość środków trwałych nie jest stała, zmienia się np. przez to, że tracą one na wartości (np. poprzez zużycie). W księgowości ujmowane jest to w formie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Wartość tu wykazana musi odzwierciedlać aktualną wartość środków trwałych. Amortyzacji poświęcimy osobny artykuł.
III. Należności długoterminowe – pieniądze należne organizacji z tytułu świadczonych usług lub dostarczonych produktów, które powinny być zapłacone organizacji po okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego (może to być np. rata wieloletniej pożyczki). W zakres należności długoterminowych wchodzą należności krótkoterminowe, które nie zostały spłacone w odpowiednim czasie.
IV. Inwestycje długoterminowe – nieużytkowane przez organizację, a nabyte dla osiągnięcia korzyści nieruchomości, a także udziały, akcje czy inne papiery wartościowe, udzielane pożyczki itd.
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe – to rozliczenia, które trwają dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, np. kaucja wpłacona przy wieloletniej umowie najmu lokalu.
B. AKTYWA OBROTOWE
I. Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych – to materiały nabyte, wytworzone lub przetworzone w roku, którego dotyczy sprawozdanie, a jeszcze niezużyte na prowadzoną działalność, np. otrzymane dary, które można wykorzystać do przyszłych działań).
II. Należności krótkoterminowe – pieniądze należne organizacji z tytułu np. świadczonych usług lub dostarczonych produktów, niezaliczane do długoterminowych aktywów finansowych (zob. wyżej), które powinny być zapłacone organizacji w terminie 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w ciągu najbliższego roku.
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Środki pieniężne – przez to pojęcie rozumiemy: pieniądze, które są w kasie, środki na rachunkach bankowych (również na rachunkach lokat), czeki i weksle, posiadane papiery wartościowe.
2. Pozostałe aktywa finansowe.
C. KRÓTKOTERMINOWE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE
Są to np. koszty poniesione w minionym roku (którego dotyczy sprawozdanie), a obejmujące jakiś okres w przyszłości. Nie zalicza się ich do kosztów roku sprawozdawczego. Przykładowo: stowarzyszenie wykupiło roczną polisę ubezpieczeniową na okres od lipca do lipca. Polisa w całości została zapłacona w momencie zawarcia umowy, czyli w lipcu. Do kosztów (w znaczeniu rachunkowym) danego roku będzie zaliczona wartość polisy za okres od lipca do grudnia. Kwota za okres od stycznia do lipca kolejnego roku będzie zaliczona do rozliczeń międzyokresowych.
Pasywa
Są to źródła finansowania działalności organizacji: fundusze własne, rezerwy, a także zobowiązania, jakie ma organizacja oraz pozyskane przychody, które będą wydatkowane w następnym roku. Dowiemy się tu, skąd pochodzi majątek wykazany w aktywach.
A. FUNDUSZE WŁASNE
I. Fundusz statutowy – potocznie mówiąc, to „luźne” (tj. niepochodzące z dotacji) pieniądze lub inny majątek, pochodzące np. ze składek (w wypadku stowarzyszeń), darowizn lub funduszu założycielskiego (w wypadku fundacji), przeznaczone na realizowanie celów statutowych w przyszłości. Fundusz ten może być powiększany o nadwyżki finansowe, tj. z dodatniego wyniku finansowego.
II. Fundusz z aktualizacji wyceny – to kwota odpowiadająca wartości posiadanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
III. Wynik finansowy netto za rok obrotowy – to różnica między przychodami i poniesionymi kosztami bieżącego roku. Wynik ma wartość dodatnią w przypadku, gdy przychody są większe niż koszty (nadwyżka przychodów nad kosztami) lub wartość ujemną – w przypadku, gdy koszty są większe niż przychody.
B. ZOBOWIĄZANIA I REZERWY NA ZOBOWIĄZANIA
I. Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek – to zobowiązania np. z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek udzielonych gwarancji, poręczeń, toczącego się postępowania sądowego itd.
II. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne – to np. zobowiązania z tytułu dostaw, usług i wynagrodzeń, zobowiązania budżetowe (np. podatki i składki ZUS od wynagrodzeń za grudzień, które zostaną zapłacone w styczniu); wśród nich wyróżnia się:
1. kredyty i pożyczki,
2. inne zobowiązania,
3. fundusze specjalne.
III. Rezerwy na zobowiązania - rezerwy finansowe utworzone na przyszłe zobowiązania.
IV. Rozliczenia międzyokresowe – które dzielimy na:
1. rozliczenia międzyokresowe przychodów – dotyczą one przychodów na rok następny, uzyskanych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, np. niewydatkowana część dotacji czy dotacja otrzymana w grudniu na rok następny;
2. inne rozliczenia międzyokresowe.
W następnym odcinku omówimy kolejne części sprawozdania.
Zatem czytając sprawozdanie, mamy okazję przyjrzeć się, jak w naszej organizacji wygląda jej majątek, jaki jest stan finansów, czy występują jakieś zadłużenia lub też innego rodzaju zobowiązania. Można powiedzieć, że sprawozdanie finansowe jak rentgen prześwietla organizację i pokazuje stan jej zdrowia.
Wreszcie, sprawozdanie finansowe jest niezbędnym dokumentem, składanym do wielu urzędów (np. skarbowego, KRS) lub – razem z opisem projektu – grantodawcom.
Kto musi sporządzać sprawozdanie?
Wymóg sporządzania tego dokumentu dotyczy „wszystkich jednostek będących wyodrębnionymi samodzielnymi jednostkami”, czyli np. zarejestrowanych w KRS stowarzyszeń i fundacji (które mają osobowość prawną) oraz np. stowarzyszeń zwykłych i szkolnych klubów sportowych (które nie mają osobowości prawnej).
Co musi zawierać sprawozdanie?
Prowadzenie rachunkowości i sporządzenie sprawozdań musi odbywać się zgodnie z Ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 r. Jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, stosuje uproszczenia w prowadzeniu rachunkowości i sporządza sprawozdanie według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr.137, poz.1539 z 2001 r.)
Sprawozdanie finansowe składa się trzech elementów:
- bilansu – informuje on o stanie majątku i finansów w dniu sporządzenia sprawozdania. Zawiera informacje o stanie majątku na koniec roku minionego i roku poprzedzającego. Potwierdza stan majątku i płynność finansową, pozwala także zobaczyć np. czy organizacja się rozwija, czy też znajduje się w stanie regresu;
- rachunku wyników (jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej) albo rachunku zysków i strat (w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej) – gdzie znajdują się informacje o wielkości przychodów z poszczególnych źródeł i poniesionych wydatkach oraz o wynikach finansowych. Pozwala zobaczyć np. jak zmienia się skala prowadzonych działań;
- informacji dodatkowej – tu znajduje się rozwinięcie informacji z dwóch poprzednich części sprawozdania; a także bardzo cenne, szczególnie dla Zarządu czy grantodawców, szczegółowe informacje o „strukturze przychodów statutowych” i poniesionych kosztach, czyli np. o otrzymanych dotacjach i ich przeznaczeniu. W informacji dodatkowej można również pokazać szczegółowo wynik finansowy z podziałem na poszczególne programy organizacji: suma tych „szczegółowych wyników finansowych” znajduje się w rachunku zysków i strat jako jeden wynik finansowy.
Bilans
W bilansie wykazuje się będący w dyspozycji organizacji majątek – w aktywach oraz jego źródła – w pasywach. Suma aktywów i pasywów powinna być równa, czyli powinna się „bilansować”.
Sposób opisywania aktywów i pasywów określają załączniki do ustawy o rachunkowości (jeśli organizacje prowadzą działalność gospodarczą) lub wymienione wcześniej rozporządzenie (jeśli organizacje nie prowadzą działalności gospodarczej).
W tym artykule przyjęliśmy, że opisywane sprawozdanie dotyczy okresu od 1 stycznia do 31 grudnia, zatem rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a przez dzień bilansowy 31 grudnia to dzień zamknięcia roku.
Aktywa
Aktywa to zasoby majątkowe organizacji, którymi ona w danym momencie dysponuje. Wyróżniamy wśród nich:
A. AKTYWA TRWAŁE
I. Wartości niematerialne i prawne – są to prawa majątkowe, którymi organizacja może dysponować przez czas dłuższy niż rok, np. autorskie prawa majątkowe, licencje programów komputerowych, koncesje.
II. Rzeczowe aktywa trwałe – to np. nieruchomości, budowle, budynki, lokale mieszkalne, lokale użytkowe, maszyny, urządzenia, środki transportu, a nawet zwierzęta („inwentarz żywy”), czyli środki trwałe, które są zdatne do użytku przez czas dłuższy niż rok i które są przeznaczone na potrzeby organizacji. Ponadto środkami trwałymi (wynika to z regulacji podatkowych) są rzeczy o wartości powyżej 3500 zł, a więc np. sprzęt komputerowy czy wyposażenie biura. Wartość środków trwałych nie jest stała, zmienia się np. przez to, że tracą one na wartości (np. poprzez zużycie). W księgowości ujmowane jest to w formie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Wartość tu wykazana musi odzwierciedlać aktualną wartość środków trwałych. Amortyzacji poświęcimy osobny artykuł.
III. Należności długoterminowe – pieniądze należne organizacji z tytułu świadczonych usług lub dostarczonych produktów, które powinny być zapłacone organizacji po okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego (może to być np. rata wieloletniej pożyczki). W zakres należności długoterminowych wchodzą należności krótkoterminowe, które nie zostały spłacone w odpowiednim czasie.
IV. Inwestycje długoterminowe – nieużytkowane przez organizację, a nabyte dla osiągnięcia korzyści nieruchomości, a także udziały, akcje czy inne papiery wartościowe, udzielane pożyczki itd.
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe – to rozliczenia, które trwają dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, np. kaucja wpłacona przy wieloletniej umowie najmu lokalu.
B. AKTYWA OBROTOWE
I. Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych – to materiały nabyte, wytworzone lub przetworzone w roku, którego dotyczy sprawozdanie, a jeszcze niezużyte na prowadzoną działalność, np. otrzymane dary, które można wykorzystać do przyszłych działań).
II. Należności krótkoterminowe – pieniądze należne organizacji z tytułu np. świadczonych usług lub dostarczonych produktów, niezaliczane do długoterminowych aktywów finansowych (zob. wyżej), które powinny być zapłacone organizacji w terminie 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w ciągu najbliższego roku.
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Środki pieniężne – przez to pojęcie rozumiemy: pieniądze, które są w kasie, środki na rachunkach bankowych (również na rachunkach lokat), czeki i weksle, posiadane papiery wartościowe.
2. Pozostałe aktywa finansowe.
C. KRÓTKOTERMINOWE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE
Są to np. koszty poniesione w minionym roku (którego dotyczy sprawozdanie), a obejmujące jakiś okres w przyszłości. Nie zalicza się ich do kosztów roku sprawozdawczego. Przykładowo: stowarzyszenie wykupiło roczną polisę ubezpieczeniową na okres od lipca do lipca. Polisa w całości została zapłacona w momencie zawarcia umowy, czyli w lipcu. Do kosztów (w znaczeniu rachunkowym) danego roku będzie zaliczona wartość polisy za okres od lipca do grudnia. Kwota za okres od stycznia do lipca kolejnego roku będzie zaliczona do rozliczeń międzyokresowych.
Pasywa
Są to źródła finansowania działalności organizacji: fundusze własne, rezerwy, a także zobowiązania, jakie ma organizacja oraz pozyskane przychody, które będą wydatkowane w następnym roku. Dowiemy się tu, skąd pochodzi majątek wykazany w aktywach.
A. FUNDUSZE WŁASNE
I. Fundusz statutowy – potocznie mówiąc, to „luźne” (tj. niepochodzące z dotacji) pieniądze lub inny majątek, pochodzące np. ze składek (w wypadku stowarzyszeń), darowizn lub funduszu założycielskiego (w wypadku fundacji), przeznaczone na realizowanie celów statutowych w przyszłości. Fundusz ten może być powiększany o nadwyżki finansowe, tj. z dodatniego wyniku finansowego.
II. Fundusz z aktualizacji wyceny – to kwota odpowiadająca wartości posiadanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
III. Wynik finansowy netto za rok obrotowy – to różnica między przychodami i poniesionymi kosztami bieżącego roku. Wynik ma wartość dodatnią w przypadku, gdy przychody są większe niż koszty (nadwyżka przychodów nad kosztami) lub wartość ujemną – w przypadku, gdy koszty są większe niż przychody.
B. ZOBOWIĄZANIA I REZERWY NA ZOBOWIĄZANIA
I. Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek – to zobowiązania np. z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek udzielonych gwarancji, poręczeń, toczącego się postępowania sądowego itd.
II. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne – to np. zobowiązania z tytułu dostaw, usług i wynagrodzeń, zobowiązania budżetowe (np. podatki i składki ZUS od wynagrodzeń za grudzień, które zostaną zapłacone w styczniu); wśród nich wyróżnia się:
1. kredyty i pożyczki,
2. inne zobowiązania,
3. fundusze specjalne.
III. Rezerwy na zobowiązania - rezerwy finansowe utworzone na przyszłe zobowiązania.
IV. Rozliczenia międzyokresowe – które dzielimy na:
1. rozliczenia międzyokresowe przychodów – dotyczą one przychodów na rok następny, uzyskanych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, np. niewydatkowana część dotacji czy dotacja otrzymana w grudniu na rok następny;
2. inne rozliczenia międzyokresowe.
W następnym odcinku omówimy kolejne części sprawozdania.
| Artykuł ukazał się w miesięczniku organizacji pozarządowych gazeta.ngo.pl - 11 (47) 2007; www.gazeta.ngo.pl |
Źródło: gazeta.ngo.pl
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
