Publicystyka - ngo.pl

Jedną z kluczowych kwestii związanych z dostępnością funduszy europejskich jest… dostępność do informacji o nich. Począwszy od kwestii tak podstawowych jak sama świadomość istnienia Punktów Informacyjnych, po możliwość otrzymania informacji, która będzie zrozumiała dla „przeciętnego śmiertelnika”, który być może nie ma dotychczasowego doświadczenia w składaniu wniosków, a przecież powszechna dostępność funduszy jest jednym z kluczowych ich założeń.

W większości województw LPI funkcjonują w ramach Urzędów Marszałkowskich (UM), jednakże kilka województw zdecydowało się na zlecenie tego zadania podmiotom zewnętrznym w drodze konkursu. I tu zaczynają się pierwsze schody – o ile ogłoszenia o konkursach były sformułowane bardzo dokładnie i wyczerpująco, o tyle zamieszczone zostały wyłącznie na stronach Urzędów Marszałkowskich, co znacznie zawężało możliwość dotarcia do podmiotów potencjalnie zainteresowanych konkursem. Co więcej, Urzędy Marszałkowskie nie stosowały dodatkowych form dotarcia do instytucji potencjalnie zainteresowanych udziałem, zaś UM woj. podlaskiego uzasadnił decyzję o braku mailingu do instytucji ryzykiem pominięcia jakiejkolwiek instytucji czy organizacji, co mogłoby zostać uznane za dyskryminujące część podmiotów.

Niestety – w żadnym z województw, w którym zostały przeprowadzone konkursy nie zostały podane do publicznej wiadomości ilości punktów uzyskanych przez poszczególnych oferentów, co rodzi uzasadnione wątpliwości co do przejrzystości całej procedury, zwłaszcza że wiele z podmiotów, które wygrały w konkursach to Starostwa Powiatowe. W woj. zachodniopomorskim do 15.10.2015 (data opracowania raportu źródłowego z tego województwa) nie zostało zamieszczone ogłoszenie o wyniku konkursu, mimo iż minął ponad rok od daty ogłoszenia konkursu, a LPI utworzone na jego podstawie już działają!

Wszystkie LPI posiadają swoje strony internetowe z tym że część z nich to podstrony innych serwisów, co może nastręczać trudności w ich znalezieniu. W połowie województw Punkty prowadzą mailing z informacji do organizacji pozarządowych, ale w połowie – nie. Jednym z uzasadnień braku podejmowania takich działań jest to, że takie zadanie nie jest zapisane w zakresie działania PI (informacje, np. o spotkaniach, są zamieszczane na stronie Urzędu Marszałkowskiego lub stronach Punktów) – to informacja z woj. dolnośląskiego.

Jeśli chodzi o informowanie o funduszach europejskich czy też spotkaniach na ich temat za pomocą mediów lokalnych, w połowie województw takie działania są prowadzone, w połowie zaś – nie, lub są prowadzone sporadycznie. W tych województwach, w których Punkty Informacyjne docierają z informacjami do mediów lokalnych, wykorzystuje się różnorodne środki przekazu – prasę lokalną, internet, media społecznościowe itd.

W kwestii takiej jak informowanie o działalności LPI, dystrybucji ulotek, etc., praktyką godną polecenia są działania prowadzone w tym zakresie w woj. łódzkim – ulotki dystrybuowane są podczas wszelkich spotkań o tematyce funduszy europejskich (takich jak konferencje, szkolenia, eventy, konsultacje indywidualne i grupowe), a także wykładane w miejscach publicznych – Powiatowych Urzędach Pracy, Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Łodzi, instytucjach wspomagających dostęp do funduszy europejskich (jak Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, Fundacja Przedsiębiorczości i inne).

Jedną z kluczowych kwestii związanych z dostępnością informacji o funduszach jest ich dostępność na terenach oddalonych od głównych ośrodków miejskich – dlatego też funkcjonują tzw. mobilne Punkty Informacyjne, które polegają na dyżurach lub spotkaniach pracowników lokalnych Punktów Informacyjnych w poszczególnych gminach i powiatach. Praktyka jest różna – niektóre funkcjonują na zasadzie spotkań organizowanych na zasadzie „w miarę zgłaszanych potrzeb”, niektóre na zasadzie stałych dyżurów w określonych godzinach. Dlatego w przypadku potrzeby zasięgnięcia informacji „na miejscu”, najlepiej ustalić telefonicznie bezpośrednio z pracownikami LPI ich dostępność w ramach działań mobilnych.

Badaniu jakości mailowej obsługi klienta zostało poddanych 25 Głównych i Lokalnych Punktów Informacyjnych we wszystkich województwach. Ocena odbywała się w dwóch wymiarach – oceniano zarówno przekazywaną przez pracowników GPI/LPI wiedzę, jak i ich komunikatywność. Zastosowano metodę „tajemniczego klienta” lub osobiste wizyty w Punktach.

Średnia ocena takich parametrów, jak ocena wiedzy i komunikatywności pod kątem terminowości, profesjonalizmu, precyzji odpowiedzi oraz tego, na ile odpowiedź jest wyczerpująca, to średnia ocen w skali od 1 do 5 (gdzie 1 oznaczało „bardzo źle”, a 5 – „bardzo dobrze”) wyniosła około 4. To, co podkreślało wielu ekspertów kontaktujących się z LPI, to fakt zaangażowania pracowników w udzielanie informacji, „ludzkie podejście”. Jednakże często podkreślanym kłopotem związanym z przekazywaniem informacji było używanie hermetycznego, żargonowego języka, który może być niezrozumiały dla większości potencjalnych beneficjentów, zwłaszcza że w obecnej perspektywie 2014-2020 pojawiło się wiele nowych określeń i sformułowań.

Na podstawie monitoringu i kontaktów z LPI, eksperci regionalni sformułowali szereg zaleceń i rekomendacji w celu usprawnienia działania Punktów. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

1. Bieżąca aktualizacja wszystkich działów stron internetowych informujących o możliwościach skorzystania z funduszy UE oraz zapewnienie czytelności dostarczanych informacji.

2. Warto zadbać, aby zarówno strony internetowe poszczególnych Programów Operacyjnych oraz Punktów informacyjnych, jak i oferta samych Punktów, były dostępne dla osób niepełnosprawnych, np. słabowidzących.

3. Stosowanie języka dostosowanego do potrzeb beneficjentów, którzy niekoniecznie mają doświadczenie w aplikowaniu o fundusze UE – stosowanie języka „żargonowego”, wysokospecjalistycznego tworzy dodatkową, niepotrzebną barierę w aplikowaniu o fundusze dla niektórych potencjalnych beneficjentów.

4. Udzielanie przez konsultantów LPI bardziej szczegółowych informacji na temat np. ogłoszonych konkursów, a nie tylko przedstawianie zapisów regulaminu bez komentarza czy odsyłanie np. do Instytucji Pośredniczącej, która konkurs ogłosiła.

5. Zwiększenie podaży szkoleń w zakresie funduszy UE, zarówno dla pracowników LPI (m.in. w zakresie stosowania wytycznych krajowych czy też instrukcji szczegółowej stosowania generatora wniosków SOWA), jak również dla potencjalnych beneficjentów, np. w zakresie kwalifikowalności wydatków.

6. Zasadne jest podjęcie prób wprowadzenia w LPI specjalizacji tematycznych, branżowych – co podniesie jakość usług świadczonych przez LPI.

7. Wskazany jest szerszy kontakt z organizacjami pozarządowymi. Wykorzystanie mailingu do organizacji, np. poprzez bazy organizacji, którymi dysponują Wydziały Współpracy z organizacjami pozarządowymi Urzędów Marszałkowskich czy federacje organizacji.

8. Niezbędne jest również intensywniejsze wyjście Punktów Informacyjnych do podmiotów, które dotychczas nie miały doświadczenia w aplikowaniu o fundusze UE – z zebranych danych wynika, że nie tylko język, jakim posługują się pracownicy Punktów (często hermetyczny i żargonowy), ale również sposób dotarcia i komunikacji preferuje podmioty, które mają już doświadczenie w poruszaniu się w tej tematyce, co tworzy dodatkową, niepotrzebną barierę w dostępie do funduszy UE.

9. Pracownicy Punktów powinny być szkoleni zgodnie z ich realnymi potrzebami (brakami) wskazanymi w ankietach, podejście powinno być regionalne, nie krajowe.

10. Poszczególne Instytucje Zarządzające Programów Operacyjnych powinny organizować systematyczne szkolenia z danego programu.

Raport oraz artykuły powstały w ramach projektu „Monitoring funduszy europejskich”, finansowanego z Funduszy EOG w ramach programu Obywatele dla Demokracji Fundacji Batorego. Celem projektu jest zbudowanie systemu monitoringu funduszy europejskich na poziomie regionalnym oraz zawiązanie w jak największej liczbie województw środowisk pozarządowych, które będą wspólnie monitorować Regionalne Programy Operacyjne (RPO) przez cały okres programowania, oraz stworzenie systemu monitoringu funduszy europejskich na poziomie RPO.