Publicystyka - ngo.pl

I wreszcie – co stanowi o specyfice tych projektów (poza oczywiście źródłem finansowania), decydującej o tym, że mimo szerokiej rozpiętości tematycznej wszystkie postrzegane są jako należące do jednej spójnej kategorii?

– Pierwszą pracę jako koordynator projektu dostałam, odpowiadając na ogłoszenie, zamieszczone chyba na Gumtree – wspomina Gośka, animatorka kultury z Warszawy. – Brzmiało mniej więcej tak: „Jeśli jesteś skrupulatny aż do przesady, literówki spędzają ci sen z powiek, skrzynkę mailową masz regularnie zapchaną, a znajomi, choć chętnie korzystają z twojej wiedzy, wytykają ci, że się ‘czepiasz’, to prawdopodobnie jesteś idealnym kandydatem do tej pracy”.

Projekty dofinansowane z Unii w dowolnej dziedzinie oznaczają co najmniej kilkoro realizatorów działań, kilkudziesięciu beneficjentów, liczne spotkania, dokumenty, ustalenia, badania, harmonogramy i publikacje. Trzeba pilnować terminów, rozdzielić zadania, czuwać nad budżetem, realizować założenia, „nękać” osoby odpowiedzialne mailowo i telefonicznie, być w stałym kontakcie z partnerami – słowem, potrzebny jest koordynator projektu – ktoś, kto nie tracąc pełnego oglądu sytuacji, zadba o wszelkie szczegóły. – Praca na takim stanowisku wymaga bardzo dużo zaangażowania i dobrej organizacji, bo jest jej po prostu bardzo dużo – mówi Agnieszka Czmyr-Kaczanowska, krakowska działaczka III sektora (m.in. Fundacji Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych, Fundacji „Ale heca!”, portalu MamoPracuj.pl). – Wszystko trzeba dopiąć na ostatni guzik, dopracować, brać pod uwagę różne aspekty i potrzeby uczestników i realizatorów projektu.

Trudno znaleźć studia, które mogłyby do takiego zawodu przygotować. Częściowo mogą pomóc podyplomówki z zarządzania projektem lub zespołem albo specjalizacje prowadzone na różnych kierunkach przez powstałe przy uczelniach fundacje i stowarzyszenia. Tak jest na przykład na specjalizacji „animacja kultury” (www.facebook.com/ikp.uw) w Instytucie Kultury Polskiej Uniwersytetu Warszawskiego. Warsztaty i staże prowadzone przez Stowarzyszenie Katedra Kultury (www.katedrakultury.pl, "Animacja kultury na uniwersytecie – jak to działa?") przygotowują głównie do realizacji projektów kulturalnych, ale sporo można też zdobyć wiedzy na temat kreatywności w tworzeniu projektów, pisania wniosków aplikacyjnych, kryteriów ocenianych przez różne instytucje dofinansowujące, tworzenia harmonogramów i kosztorysów itp. – Ja w ramach obrony dyplomu na animacji zrealizowałam swój pierwszy projekt, dotyczył przeciwdziałania cyfrowemu wykluczeniu seniorów – mówi Gośka.

Koordynator nie obejdzie się bez określonych predyspozycji osobowościowych. Kluczowe są: dokładność, skrupulatność, spostrzegawczość, podzielność uwagi i do perfekcji opanowana sztuka robienia kilku rzeczy i bycia w kilku miejscach naraz. – To, co z pewnością pomaga koordynatorowi projektu, to także umiejętności komunikacyjne i łatwość nawiązywania relacji – zauważa Sławomir Łais, który doradza organizacjom pozarządowym od strony technicznej i szkoleniowej (www.praktykatrenera.pl). – Jego zadaniem jest nie tylko dbałość o poprawną realizację projektu, mobilizowanie poszczególnych osób. Często jest nim również rozwiązywanie problemów i utrzymywanie dobrych relacji ze wszystkimi partnerami – pomogą one zwalczyć trudności.

Kluczowe znaczenie dla projektu mają oczywiście specjaliści w konkretnych dziedzinach. W dotychczasowych okresach programowania polskie fundacje i stowarzyszenia realizowały projekty naukowe, edukacyjne, promocyjne, artystyczne, ekologiczne, wyrównujące szanse, integracyjne… Fundusze europejskie zagościły we wszystkich dziedzinach naszej działalności, ale o ich przyznaniu decyduje w dużej mierze fachowa, certyfikowana kadra o odpowiednim doświadczeniu, którą trzeba wykazać i udokumentować na etapie składania wniosku. – Wymogi formalne dotyczące realizatorów konkretnego projektu są zawsze zawarte w jego dokumentacji – mówi Beata Momot z lubelskiej Fundacji „Orylion” (www.orylion.pl). – Nasze projekty dotyczą szkoleń, dlatego narzuconą mamy współpracę z doświadczonymi trenerami danych umiejętności. Liczą się konkrety, więc musimy udokumentować ich uprawnienia, doświadczenie, sukcesy. Na podstawie wcześniejszych doświadczeń wiemy już mniej więcej czego się spodziewać, co w praktyce oznaczają dane wymogi.

Nie zawsze „ekspert” oznacza osobę formalnie wykształconą w danej dziedzinie. W projekcie artystycznym specjalistą na wagę złota będzie utalentowany muzyk albo artysta-grafik, w przedsięwzięciu edukacyjnym dla dzieci świetnie sprawdzi się amator-pasjonat danej dziedziny, a w projekcie integracyjnym – osoby towarzyskie, łatwo nawiązujące relacje, z rozwiniętą empatią. Często zdarza się, że w jednym zespole projektowym współpracują eksperci od „twardej” wiedzy i specjaliści od umiejętności „miękkich”. – Projekt dofinansowany z Unii może być pomyślany zarówno techniczno-biurokratycznie, jak i luźniej, „artystycznie” – uważa Artur Jerzy Filip, warszawski architekt (www.arturjerzyfilip.com), który współpracował przy projekcie rewitalizacyjnym z warszawskim Stowarzyszeniem Mieszkańców Ulicy Smolnej (www.smolna.eu). – Dla mnie ogromną wartością projektu była prawdziwa interdyscyplinarność, uzasadniony udział zarówno architektów, urbanistów, muzyków, przedsiębiorców, jak i informatyka, trenera czy ekonomisty. W naszym projekcie taki zestaw sprawdził się idealnie – twierdzi.

Dobór specjalistów zależy oczywiście zawsze od dziedziny, której dotyczy projekt. Wachlarz możliwości jest jednak bardzo szeroki: znajdzie tu swoje miejsce zarówno drobny przedsiębiorca, student, artysta, jak i finansista czy np. technik farmacji. – Praca w NGO przy projektach unijnych jest rozwijająca dla każdego, zarówno pod kątem osobowościowym, jak i zawodowym – przekonuje Agnieszka Czmyr-Kaczanowska. – To zróżnicowane doświadczenia, współpraca z bardzo różnymi ludźmi. Te projekty są zupełnie inne niż typowo komercyjne, realizowane przez firmy. O wiele łatwiej w nich o entuzjazm i radość z codziennej pracy.

Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że w przypadku realizacji projektów dotowanych przez Unię, biegła znajomość angielskiego jest niezbędna przynajmniej u kilku osób w zespole. Szczególnie w przypadku, gdy o dotację występujemy bezpośrednio do Brukseli. Organizacje pozarządowe często wyznaczają „pośrednika”, który bierze na siebie odpowiedzialność za bieżące kontakty i uzgodnienia z instytucją unijną. – Najlepsze efekty uzyskuje się w bezpośredniej, najczęściej nieformalnej komunikacji – mówi Sławomir Łais. – Dlatego znajomość przynajmniej języka angielskiego to konieczność. Nasza znajomość dodatkowych języków i innych kultur tylko ułatwi drogę do sukcesu. Zespoły projektowe są przecież często międzynarodowe, a bez skutecznej komunikacji odmienne zwyczaje i różnice kulturowe mogą nam solidnie utrudnić pracę już na samym początku – przestrzega.

Taki „pośrednik” najczęściej ma już kilkuletnie doświadczenie we współpracy z unijnymi instytucjami i urzędnikami. Zna ich specyfikę, oczekiwania, pisane i niepisane zasady. Sprawnie porusza się w tematyce funduszy unijnych, prawa UE, struktur i kompetencji instytucji obsługujących dany program finansowania. Czasem jest wręcz autorem wniosku projektowego, bo zna kryteria oceny, często potrafi doradzić w sprawach naboru pracowników do projektu i ma wiedzę na temat raportowania działań. – Kiedyś konkurs na takie stanowisko wygrała dziewczyna, która świetnie miała to wszystko opisane w dokumentach – wspomina Tomasz Deker z Fundacji Klubu Szefów Kuchni, która w Trójmieście realizuje projekt szkoleniowy dla nauczycieli cukiernictwa (http://deluxe.trojmiasto.pl/Tomasz-Deker-od-lat-inwestuje-w-siebie-n63956.html). – A potem się okazało, że to wszystko było bardzo rozdmuchane, że robi dużo błędów, trzeba po niej poprawiać. Musieliśmy się rozstać, bo ja zatrudniając kogoś na takim stanowisku muszę mieć pewność, że wszystko będzie dogadane, odpowiedzi udzielone, a dokumenty dostarczone na czas. Podlegam przecież kontroli, więc ryzykowałbym cofnięcie kilku milionów złotych dotacji.

Funkcja takiego „pośrednika” między organizacją pozarządową realizującą projekt a instytucją Unii Europejskiej jest odpowiedzialna. Stwarza jednak ogromne możliwości rozwoju zawodowego, bo to właśnie ci pracownicy, ze świetnym rozeznaniem w sprawach unijnych dotacji i swobodnie się komunikujący będą na wagę złota także w kolejnym okresie programowania 2014-2020. – Fundusze europejskie to cały czas zupełnie nowa dziedzina działalności na polskim rynku – zaznacza Beata Momot. – Trzeba poznać specyfikę realizacji projektów, ich rozliczeń, całą tę biurokratyczną otoczkę. Takich specjalistów mamy na razie niewielu. A szkoda, bo to też dla nich cenne zawodowo. Po doświadczeniach z dokumentami unijnymi także w kraju łatwiej znajdą pracę.

Oprócz ekspertów merytorycznych do realizacji projektów unijnych niezbędni są również eksperci operacyjni, odpowiedzialni za konkretny wycinek pracy. Do najtrudniejszych zadań należy rozliczenie finansowe dotacji projektowej. – Nie bez powodu o unijnej biurokracji i papierologii krążą legendy – mówi Agnieszka Czmyr-Kaczanowska. – Specjaliści od rachunkowości są tu po prostu niezbędni. W większych i kosztowniejszych projektach organizacje pozarządowe korzystają często z usług całych pionów finansowych: sztabu księgowych, działów rachunkowości i czuwającego nad ich pracą dyrektora finansowego. – My stawiamy na fachowców, nie staramy się sami opanować tych skomplikowanych rozliczeń – mówi Tomasz Deker. – Specjaliści dbają o stronę finansową projektu, a my możemy skupić się na realizacji projektu.

Obciążenie sprawami finansowymi bywa rzeczywiście dość duże. Unijne programy wymagają rozliczeń okresowych i cząstkowych, z podziałem na koszty kwalifikowane: administracyjne i osobowe, rozliczenia wkładu własnego, wyceny pracy. W przypadku partnerskich projektów międzynarodowych dochodzą do tego skomplikowane operacje związane z różnym wymiarem podatków i składek socjalnych w każdym z państw-partnerów. – Dlatego szukamy specjalistów z doświadczeniem w tej konkretnej dziedzinie, w pracy związanej z finansowaniem projektów europejskich – mówi Beata Momot. – W pierwszym okresie programowania nauczyliśmy się, czego się od nas wymaga. Teraz pod tym kątem szukamy ludzi. Na szczęście akurat w dziedzinie rozliczeń finansowych możemy liczyć na polskich ekspertów.

O powodzeniu projektu decydują jednak zawsze nie pojedynczy eksperci, tylko połączone siły trafnie dobranych członków zespołu i ich umiejętność współpracy. Ich cechy osobowościowe i kompetencje powinny się uzupełniać, nie powinny zaś być źródłem spięć i konfliktów. – Zespół, ludzie to pojęcia kluczowe dla realizacji projektów unijnych – mówi Tomasz Deker. – Zmniejszam moje ryzyko jako przedsiębiorcy, ale też jako pozarządowca w taki sposób, że polegam na zaufanych, lojalnych ludziach. Nie wyobrażam sobie startu po kolejne fundusze bez zgranego, zaangażowanego zespołu fachowców.

Zgodnie z przysłowiem „co dwie głowy, to nie jedna”, większa liczba członków zespołu projektowego zwiększa jego szanse na kreatywność, daje wieloaspektowy ogląd sprawy i sprzyja sprawnemu rozwiązywaniu kryzysowych sytuacji. – Szczególnym przypadkiem zespołowej współpracy przy projektach są partnerstwa międzynarodowe – mówi Sławomir Łais. – Wymaga to co prawda rozwiniętej dyscypliny pracy z uwagi na rzadkie spotkania, konfrontacje i wideokonferencje, ale jednocześnie taka współpraca daje nieoceniony potencjał wynikający z doświadczenia, wiedzy, wykształcenia i cech osobowościowych członków kilku różnych organizacji, funkcjonujących w różnych kulturach.

Jak w każdym zespole, zdarzają się przy realizacji projektów unijnych kryzysy, którym nierzadko sprzyja swobodna, odmienna od korporacyjnej kultura organizacyjna. Pracownicy sektora NGO to często freelancerzy, wolontariusze, silne indywidualności. Ich współpraca może generować napięcia, ale daje też ogromny potencjał twórczy i możliwość skutecznej ingerencji w otaczającą rzeczywistość.

Często organizacje nie aplikują o fundusze bezpośrednio w Komisji Europejskiej – zależy to od zasad ustalonych dla danego programu finansowanego z budżetu UE. W niektórych programach wnioski o finansowanie składa się do instytucji krajowej, zajmującej się rozdzielaniem unijnych pieniędzy. – Zdarza się, że pracownikami kwalifikującymi projekty do funduszy unijnych są osoby, które wcześniej odpowiadały za realizację takich projektów w organizacji – zdradza Justyna Sztukowska z Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (www.frse.org.pl). – Muszą mieć analityczne umiejętności, dużą wrażliwość i dociekliwy, audytorski umysł.

Zaznacza, że tu także konieczna jest bardzo dobra organizacja pracy i skrupulatność. Taki pracownik musi bowiem zauważyć na etapie wstępnej oceny wniosku brak pieczątki albo podpisu. Nie sprawdzi się raczej w takim zawodzie artystyczna dusza, ceniąca sobie wolność działania i uznaniowość w ocenie. Projekty ocenia się bowiem według ściśle narzuconych kryteriów. – Współpraca z tymi osobami, to także nasza codzienność jako realizatorów projektów unijnych – mówi Beata Momot. – W pierwszym okresie programowania (2004-2006) musieliśmy poznać ich oczekiwania i wymagania wynikające z przepisów UE. Świadomość motywów działania oceniających i kryteriów, którymi się posługują, ułatwia nam właściwe przygotowanie koncepcji projektu.

Z punktu widzenia organizacji pozarządowych osoby oceniające wnioski powinny mieć też „ludzką twarz”. Muszą mieć dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne, umieć przełożyć suchy urzędowy język na „ludzki”. Do ich zadań należy przecież także organizacja szkoleń dla beneficjentów dofinansowania i konsultacji z autorami wniosków. Pracę ułatwi im na pewno doświadczenie w pracy z procedurami. Do wymagań rekrutacyjnych FRSE należą też doskonała znajomość angielskiego i wykształcenie wyższe magisterskie. – Jego profil nie jest określony, akurat w naszym przypadku pracownicy powinni mieć wiedzę o rynku edukacji w Polsce i w pozostałych krajach UE – mówi Justyna Sztukowska. – Po to, żeby w rozmowach z beneficjentami mieli szersze spojrzenie na całokształt, potrafili oceniać projekty w kontekście innych działań i efektów.

Przedstawione profile osób zatrudnionych w szeroko pojętej dziedzinie funduszy unijnych dają, jak widać, bardzo szerokie spektrum możliwości. Zatrudnienie znajdzie tu zarówno humanista, jak i „ścisłowiec”, naukowiec i artysta. Aby znaleźć dla siebie miejsce zawodowe w strukturze korzystania ze środków unijnych, warto się w jakiejś dziedzinie wyspecjalizować i zbierać w niej doświadczenie. Bardziej niż formalne kwalifikacje liczą się jednak w tym „zawodzie” predyspozycje. Zarówno te wrodzone, jak i wypracowane. Warto więc ćwiczyć zdolności komunikacyjne, współpracować w miarę możliwości z różnymi środowiskami, trenować się planowaniu i organizacji różnych imprez, eventów, projektów. Do tego oczywiście ani rusz bez biegłej znajomości przynajmniej języka angielskiego i sprawnej obsługi komputera. Nowy okres finansowania, a zatem i rekrutacji osób do przygotowywania wniosków, ich oceny, koordynacji projektów, raportowania czy rozliczeń rozpocznie się już w 2014 roku.

Anna Miłoszewska – kulturoznawczyni, dziennikarka, animatorka kultury. Ze Stowarzyszeniem Mieszkańców Ulicy Smolnej związana od ponad trzech lat jako koordynatorka projektów, fundraiserka i trenerka. Wcześniej stażystka stowarzyszenia „Katedra Kultury” przy Uniwersytecie Warszawskim. Współkoordynatorka „Kwartału Muzycznego” w ramach projektu LearnInc finansowanego ze środków Unii Europejskiej, współautorka (wraz z Edytą Dudą-Olechowską) „Najdłuższych Urodzin” – najlepszej warszawskiej inicjatywy pozarządowej w 2010 roku.

Tekst powstał dzięki wsparciu Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności.