Publicystyka - ngo.pl

Warto, by prezydium wraz z członkiniami i członkami komisji ustaliło i podało termin i miejsce spotkania co najmniej dwa tygodnie przed planowanym posiedzeniem. Najlepiej zadbać o wyznaczenie stałych terminów spotkań. Wówczas, wystarczy, by prezydium wysyłało do członków i członkiń komisji zaproszenie lub przypomnienie o spotkaniu przynajmniej na 7 dni wcześniej (z takim wyprzedzeniem informacja powinna znaleźć się też na stronie urzędu miasta lub dzielnicy). Należy zadbać o to, aby w miarę możliwości miejsce spotkania było dostępne dla osób poruszających się na wózkach i aby był do niego dobry dojazd.

Sposób rozsyłania zaproszenie warto ustalić wcześniej wraz z całą komisją. Zaproszeniem może być zarówno informacja rozsyłana przez listę mailingową, sms-y rozsyłane do członków i członkiń, jak i utworzone wydarzenie na FB. Z perspektywy dbałości o porządek obrad ważne jest, by zaproszenie zawierało program spotkania. Jeśli podczas poprzedniego posiedzenia ustalono, że zostaną zaproszeni goście, warto wysłać do nich indywidualne zaproszenie i potwierdzić ich udział.

Zaproszenie powinno pojawić się także na stronie urzędu miasta lub dzielnicy.

Program spotkania przygotowuje prezydium komisji po zebraniu informacji zarówno od organizacji, jak i od przedstawicieli samorządu. W planie spotkania powinien być przewidziany czas na wolne wnioski. Ważną informacją, która powinna być zawarta w programie i zaproszeniu jest lista przedstawicieli i przedstawicielek urzędu, którzy będą brali udział w posiedzeniu.

• Punktualnie

Rekomendujemy punktualne rozpoczynanie spotkań. Punktualność można wyćwiczyć wśród członków i członkiń komisji, chociażby nie czekając na spóźnione osoby.

• Przedstawienie się organizacji

To ważna część spotkania, która ma charakter integrujący i sieciujący. Pozawala też każdej osobie odnaleźć się w grupie, a samo spotkanie przestaje być anonimowe. Warto o to dbać, gdyż często na posiedzeniach są nowe organizacje lub nowe osoby z danej organizacji.

• Przywitanie i przedstawienie gości
• Przypomnienie programu spotkania (w tym: celu spotkania, porządku obrad, omówienie ewentualnych zmian, a w przypadku ograniczeń czasowych, ewentualne głosowanie nad zmienionym porządkiem obrad)

• Przypomnienie czasu trwania posiedzenia

• Przekazanie listy obecności do podpisu

• Wybór protokolanta(ki) przebiegu obrad (ta funkcja, jak i prowadzenie posiedzeń, może być rotacyjna)

• Przyjęcie protokołu z poprzedniego spotkania

• Ważne elementy spotkania, które warto uwględnić:

  • omówienie tematów – dyskusja, w kolejności ustalonej na początku,

  • ocena propozycji urzędu (jeśli takie są),

  • ewaluacja działań organizacji, poznanie planów ich działania,

  • omówienie kwestii związanych ze współpracą z urzędem,

  • omówienie bieżących spraw i aktualności istotnych z punktu widzenia organizacji,

  • wolne wnioski,

  • ustalenie terminu i miejsca kolejnego spotkania (ewentualnie sporządzenie listy tematów do omówienia na następnym spotkaniu).

• Jak obradować?

  • Dając wypowiedzieć się wszystkim, bez przerywania mówiącym, bez złośliwości, z życzliwością. Warto poświęcić czas na jednym z posiedzeń, aby omówić zasady pracy komisji, w tym również sposób dyskusji. Dobrze, by były to treści przedyskutowane, wspólnie podzielane i przypominane podczas spotkań.

  • Na temat i bez dygresji. Zdarza się, że posiedzenia komisji przedłużają się, ponieważ osoby poruszają wiele wątków naraz. Stąd tak istotna jest dyscyplina dyskusji i pilnowanie czasu wypowiedzi poszczególnych członkiń i członków komisji.

  • Pilnując procedur i uprawnień do głosowania.

  • Dając przestrzeń na różne wypowiedzi i umożliwiając dyskusję przed głosowaniem nad daną sprawą. Należy unikać sytuacji, w których przewodniczący(a) podejmuje decyzje samodzielnie.

  • Wspólne szukając porozumienia i najlepszych rozwiązań.

• Podsumowanie

Na koniec warto krótko podsumować to, co wydarzyło się podczas spotkania, co zostało ustalone, jakie decyzje zostały podjęte. Dzięki temu każda osoba będzie miała jasność, co wypracowano w trakcie posiedzenia.

• Zatwierdzenie protokołu

Członkinie i członkowie komisji powinni zatwierdzić protokół obrad. Może odbyć się to zarówno podczas danego spotkania, jak i podczas następnego po wcześniejszym rozesłaniu protokołu drogą mailową. Protokół może też być zatwierdzony mailowo.

• Ustalenie propozycji terminu i miejsca następnego spotkania

• Zebranie tematów i stworzenie zarysu planu na kolejne spotkanie. Ustalenie ewentualnej listy gości, sposobu ich zaproszenia i rozdzielenie zadań w tej kwestii.

• Podziękowanie za udział w spotkaniu

• Poprzez wysłanie prezentacji i protokołu po spotkaniu do członków i członkiń komisji. Warto ustalić też termin przyjmowania uwag do protokołu.

• Poprzez umieszczenie protokołu na stronie dzielnicy lub danego KDS w urzędzie miasta i wysłanie do organizacji biorących udział w pracach KDS z prośbą o zamieszczenie go przez organizacje na ich stronach i FB.

• Protokół powinien być pierwszym krokiem do spotkania komisji z urzędnikami w sprawie, której dotyczyło posiedzenie i do dalszej pracy poprzez dyskusje mailowe.

Powyższe wskazówki to propozycje wypracowane na podstawie doświadczeń członków i członkiń komisji biorących udział w warsztacie „Prowadzenie posiedzeń KDS i DKDS”, prowadzonym przez Katarzynę Sekutowicz. Każda komisja ma swój sposób pracy i prowadzenia swoich posiedzeń. Artykuł jest zaproszeniem do refleksji nad tym, jak przebiegają spotkania warszawskich komisji – być może znajdziesz tu wskazówki, które warto uwzględnić i wprowadzić, tak, by praca Twojej komisji przebiegała w jeszcze lepszej atmosferze i przynosiła planowane efekty?

Warsztat „Prowadzenie posiedzeń KDS i DKDS” zrealizowany został w ramach wsparcia oferowanego przez SCWO.