Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dla wielu osób rzeczą trudną i niezrozumiałą. Zarówno dyrektorzy, pracownicy merytoryczni, jak i członkowie zarządu czy członkowie rady danej organizacji nie zawsze wgłębiają się w sprawy finansowo-księgowe, ograniczając swoją wiedzę o finansach organizacji do stanu konta bankowego, budżetu, czy rozliczenia z darczyńcami.
Po co prowadzić księgowość?
Jednak rozwój działań organizacji non-profit oraz profesjonalizacja współczesnych instytucji finansujących te działania powodują, że zwiększają się wymagania dotyczące zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych. Wiele instytucji, które udzielają pomocy finansowej organizacjom coraz częściej prosi o rzetelne sprawozdania finansowe, zawierające bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a nierzadko także opinię audytora. Często także monitoring wykorzystania przyznanej dotacji polega na dość szczegółowej analizie sposobu prowadzenia księgowości. Jeśli organizacje pozarządowe chcą korzystać z usług instytucji finansowych takich jak bank (np. z kredytów), to również muszą spełniać podstawowe wymogi formalne w zakresie przedstawianej dokumentacji finansowej.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń finansowych. Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np. jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy organizacji, a więc finansowy wskaźnik jej działalności. Z drugiej strony, przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji. Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.
Lider organizacji pozarządowej, pełniący w niej odpowiedzialną funkcję zarządzającego, powinien umieć przeczytać bilans oraz rachunek zysków i strat. Powinien współpracować przy ułożeniu planu kont tak, aby jak najlepiej służył on interesom organizacji, przy zachowaniu wymogów formalnych. Może się zdarzyć, że ta wiedza pomoże mu w dyskusji z jego księgowym i wspólnie znajdą nowe rozwiązania, znacznie ułatwiające właściwe przedstawienie działalności organizacji w księgach rachunkowych.
Przy okazji warto zwrócić uwagę, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, to zarząd organizacji personalnie ponosi odpowiedzialność za prawidłowość i rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Księgowość to obowiązek
Tymczasem z badań przeprowadzonych w 2006 roku przez Stowarzyszenie Klon/Jawor, wynika, że 17,6% organizacji nie prowadzi w ogóle księgowości. Pomijając argumenty przytoczone powyżej, należy sobie uświadomić, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest po prostu obowiązkiem działającej organizacji pozarządowej, wynikającym z określonych przepisów.
Punktem wyjścia jest Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Jej przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z Ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i – co za tym idzie – podlegają wymogom Ustawy o rachunkowości.
Bez działalności gospodarczej, ale z księgowością
Liderzy organizacji, często uważają, że ustawa o rachunkowości nie dotyczy ich stowarzyszenia czy fundacji i nie muszą prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych, ponieważ organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że prowadzenie samej tylko działalności statutowej nie zwalnia organizacji z przestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości. Mówi o tym szczegółowo Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Rozporządzenie to odwołuje się wprost do Ustawy o rachunkowości i przewiduje jedynie pewne uproszczenia. Konieczne jest jednak sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego na dzień kończący rok obrotowy oraz na każdy inny dzień bilansowy na podstawie zapisów z ksiąg rachunkowych. W rozporządzeniu znajduje się także prostszy wzór sprawozdania finansowego przeznaczony dla jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że dalsze artykuły omawianego rozporządzenia mówią, że w przypadku, gdy np. organizacja w ciągu roku obrotowego rozpocznie działalność gospodarczą – wówczas podlega przepisom Ustawy o rachunkowości, odnoszącym się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą.
Księgowość a działalność pożytku publicznego
Na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych szczególnie powinny zwrócić uwagę organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące nieodpłatną i odpłatną działalność pożytku publicznego. W księgach rachunkowych powinny zostać wyodrębnione nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z prowadzonych działalności.
Stowarzyszenie zwykłe też
Wbrew pozorom – z prowadzenia księgowości nie są zwolnione nawet stowarzyszenia zwykłe, czyli nie zarejestrowane w KRS (i przez to nieposiadające osobowości prawnej). Formalności związane z założeniem takiego stowarzyszenie są znacznie prostsze, ale wynikają z tego także pewne ograniczenia – szczególnie dotyczące pozyskiwania pieniędzy na działalność. Stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej, przyjmować spadków, darowizn i zapisów; otrzymywać dotacji ani korzystać z ofiarności publicznej. Pieniądze uzyskuje jedynie ze składek członkowskich. Wydawać by się mogło, że organizacja podlegająca takim ograniczeniom i dysponująca jedynie „prywatnymi środkami” nie będzie musiała prowadzić rachunkowości. Jednak przepisy mówią co innego. Z Ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że organizacje takie także podlegają wcześniej wspomnianemu rozporządzeniu Ministra Finansów. W praktyce oznacza to, że stowarzyszenie zwykłe pobierające składki członkowskie ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać odpowiednie sprawozdania, tak jak stowarzyszenie zarejestrowane w KRS.
Nie wszystkie organizacje kościelne
Spod działania przepisów Ustawy o rachunkowości wyłączone są jedynie organizacje kościelne (tzw. kościelne osoby prawne), ale też nie wszystkie. Te, które nie prowadzą działalności gospodarczej, w sprawach finansowych podlegają zasadom określonym przez wewnętrzne przepisy kościelne. Jednak, gdy rozpoczną działalność gospodarczą lub uzyskają statusu pożytku publicznego (a co za tym idzie będą musiały spełniać określone obowiązki sprawozdawcze), przynajmniej w odniesieniu do rozpoczętej działalności – także będą musiały stosować odpowiednie przepisy Ustawy o rachunkowości, czyli prowadzić księgi rachunkowe.
Jednak rozwój działań organizacji non-profit oraz profesjonalizacja współczesnych instytucji finansujących te działania powodują, że zwiększają się wymagania dotyczące zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych. Wiele instytucji, które udzielają pomocy finansowej organizacjom coraz częściej prosi o rzetelne sprawozdania finansowe, zawierające bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a nierzadko także opinię audytora. Często także monitoring wykorzystania przyznanej dotacji polega na dość szczegółowej analizie sposobu prowadzenia księgowości. Jeśli organizacje pozarządowe chcą korzystać z usług instytucji finansowych takich jak bank (np. z kredytów), to również muszą spełniać podstawowe wymogi formalne w zakresie przedstawianej dokumentacji finansowej.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń finansowych. Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np. jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy organizacji, a więc finansowy wskaźnik jej działalności. Z drugiej strony, przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji. Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych służy przede wszystkim rejestracji wydarzeń finansowych, przy zachowaniu obowiązujących przepisów. Efektem tego jest przejrzysty obraz działalności i finansów organizacji. |
Lider organizacji pozarządowej, pełniący w niej odpowiedzialną funkcję zarządzającego, powinien umieć przeczytać bilans oraz rachunek zysków i strat. Powinien współpracować przy ułożeniu planu kont tak, aby jak najlepiej służył on interesom organizacji, przy zachowaniu wymogów formalnych. Może się zdarzyć, że ta wiedza pomoże mu w dyskusji z jego księgowym i wspólnie znajdą nowe rozwiązania, znacznie ułatwiające właściwe przedstawienie działalności organizacji w księgach rachunkowych.
Przy okazji warto zwrócić uwagę, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, to zarząd organizacji personalnie ponosi odpowiedzialność za prawidłowość i rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych.
| Księgowość w organizacji pozarządowej, to księgowość pełna, czyli prowadzona za pomocą księgi głównej, według ustalonego planu kont. |
Księgowość to obowiązek
Tymczasem z badań przeprowadzonych w 2006 roku przez Stowarzyszenie Klon/Jawor, wynika, że 17,6% organizacji nie prowadzi w ogóle księgowości. Pomijając argumenty przytoczone powyżej, należy sobie uświadomić, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest po prostu obowiązkiem działającej organizacji pozarządowej, wynikającym z określonych przepisów.
Punktem wyjścia jest Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Jej przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z Ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i – co za tym idzie – podlegają wymogom Ustawy o rachunkowości.
Bez działalności gospodarczej, ale z księgowością
Liderzy organizacji, często uważają, że ustawa o rachunkowości nie dotyczy ich stowarzyszenia czy fundacji i nie muszą prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych, ponieważ organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że prowadzenie samej tylko działalności statutowej nie zwalnia organizacji z przestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości. Mówi o tym szczegółowo Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Rozporządzenie to odwołuje się wprost do Ustawy o rachunkowości i przewiduje jedynie pewne uproszczenia. Konieczne jest jednak sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego na dzień kończący rok obrotowy oraz na każdy inny dzień bilansowy na podstawie zapisów z ksiąg rachunkowych. W rozporządzeniu znajduje się także prostszy wzór sprawozdania finansowego przeznaczony dla jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że dalsze artykuły omawianego rozporządzenia mówią, że w przypadku, gdy np. organizacja w ciągu roku obrotowego rozpocznie działalność gospodarczą – wówczas podlega przepisom Ustawy o rachunkowości, odnoszącym się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą.
Księgowość a działalność pożytku publicznego
Na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych szczególnie powinny zwrócić uwagę organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące nieodpłatną i odpłatną działalność pożytku publicznego. W księgach rachunkowych powinny zostać wyodrębnione nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z prowadzonych działalności.
Stowarzyszenie zwykłe też
Wbrew pozorom – z prowadzenia księgowości nie są zwolnione nawet stowarzyszenia zwykłe, czyli nie zarejestrowane w KRS (i przez to nieposiadające osobowości prawnej). Formalności związane z założeniem takiego stowarzyszenie są znacznie prostsze, ale wynikają z tego także pewne ograniczenia – szczególnie dotyczące pozyskiwania pieniędzy na działalność. Stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej, przyjmować spadków, darowizn i zapisów; otrzymywać dotacji ani korzystać z ofiarności publicznej. Pieniądze uzyskuje jedynie ze składek członkowskich. Wydawać by się mogło, że organizacja podlegająca takim ograniczeniom i dysponująca jedynie „prywatnymi środkami” nie będzie musiała prowadzić rachunkowości. Jednak przepisy mówią co innego. Z Ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że organizacje takie także podlegają wcześniej wspomnianemu rozporządzeniu Ministra Finansów. W praktyce oznacza to, że stowarzyszenie zwykłe pobierające składki członkowskie ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać odpowiednie sprawozdania, tak jak stowarzyszenie zarejestrowane w KRS.
Nie wszystkie organizacje kościelne
Spod działania przepisów Ustawy o rachunkowości wyłączone są jedynie organizacje kościelne (tzw. kościelne osoby prawne), ale też nie wszystkie. Te, które nie prowadzą działalności gospodarczej, w sprawach finansowych podlegają zasadom określonym przez wewnętrzne przepisy kościelne. Jednak, gdy rozpoczną działalność gospodarczą lub uzyskają statusu pożytku publicznego (a co za tym idzie będą musiały spełniać określone obowiązki sprawozdawcze), przynajmniej w odniesieniu do rozpoczętej działalności – także będą musiały stosować odpowiednie przepisy Ustawy o rachunkowości, czyli prowadzić księgi rachunkowe.
| W artykule wykorzystano materiał z broszury „Podstawy zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej” Teresy Zagrodzkiej i Tomasza Bruskiego oraz z tekstu Katarzyny Adamskiej-Dutkiewicz powstałego w ramach projektu "FIMANGO – Zarządzanie finansami w organizacjach pozarządowych", który jest elementem Programu Wspierania Organizacji Pozarządowych Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności. Konsultacja merytoryczna: Krzysztof Śliwiński, Stowarzyszenie Klon/Jawor |
Źródło: gazeta.ngo.pl
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
