Publicystyka - ngo.pl

Koncepcja ta pozwala na zastosowanie konkretnych narzędzi oraz zorganizowanie jej według ustalonych reguł – wszystko po to, aby zredukować nakład pracy i ustrzec się problemów.

Przyjrzyjmy się przykładowemu procesowi tego typu i spróbujmy zastanowić się – jak go zorganizować i usprawnić? Naszym celem nie jest pełne wdrożenie reguł pracy na przypadkach, a jedynie wykorzystanie dobrych praktyk zawartych w tej koncepcji – tak, aby uprościć i sprawnie zorganizować sobie pracę.

Jako że chcemy się skupić przede wszystkim na odpowiednim zorganizowaniu całego procesu, posłużmy się uproszczonym przykładem. Organizacja X prowadzi badanie budżetów edukacyjnych wszystkich powiatów w kraju (przyjmijmy, że jest ich kilkaset). Od każdego powiatu chcemy zdobyć określone informacje – wysokość budżetu, podział na konkretne zadania finansowane przy jego pomocy, informacje o urzędnikach odpowiedzialnych za ich realizację oraz (zapewne) wiele innych. Wszystkie te informacje będziemy potem analizować i rozpatrywać zarówno w kontekście pojedynczych powiatów, jak i w kontekście całego kraju. Do dyspozycji mamy czas pracy jednej osoby i znajomość procedur pytania o informację publiczną, kilkoro wolontariuszy i wolontariuszek, ponadto być może niewielki budżet „na znaczki”, no i oczywiście organizacyjne komputery z dostępem do Internetu.

Jak zwykle, warto jest zacząć od zadania sobie pytania – co dokładnie chcemy osiągnąć. Z pewnością w założeniach projektu umieścimy założenia badawcze, stworzymy wzór zapytania o informację publiczną – jednym słowem, przygotujemy się od strony merytorycznej. Kiedy tylko ta część pracy zostanie skończona, powinniśmy zadać sobie to samo pytanie od strony czysto narzędziowej. Będziemy potrzebować odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie dane, w postaci jasno określonych rodzajów pól (liczba, tekst, wybór jednokrotny, wybór wielokrotny, itp.) będziemy odnotowywać na podstawie odpowiedzi z każdego powiatu?

• Jakie dane będą nam potrzebne do końcowej analizy? W jakiej postaci? Warto już na tym etapie opracować sobie szablony tabel (jeżeli będziemy analizować dane tabelaryczne), które będziemy uzupełniać zdobywanymi liczbami i faktami.

• Jak będzie wyglądał przebieg „wzorcowego przypadku”, czyli kontakt z pojedynczym powiatem – od momentu wysłania zapytania, aż do uzyskania wszystkich danych? Z jakich kroków będzie się składał? Jakie będzie miał momenty wariantowe? Jaki będzie plan czasowy każdego przypadku? Przykładowo (poniższa procedura jest jedynie przykładem rozpisania procesu, nie faktycznym sposobem na pozyskanie informacji publicznej):

1. Wysyłamy zapytanie do gminy Y, odnotowujemy datę.

2. W ciągu 30 dni (lub innego okresu określonego prawem) oczekujemy na odpowiedź.

3. (wariant A) W przypadku otrzymania odpowiedzi w określonym czasie, odnotowujemy datę otrzymania odpowiedzi i sprawdzamy, czy wszystkie niezbędne informacje zostały dostarczone. Jeżeli nie, prowadzimy dodatkową korespondencję.

4. (wariant B) W przypadku braku odpowiedzi w spodziewanym czasie, w czasie 7 dni od upłynięcia terminu przesyłamy wezwanie do spełnienia prawnego wymogu udzielenia informacji publicznej (lub podejmujemy inny krok).

5. (wariant C) W przypadku odpowiedzi odmownej, w czasie 7 dni od upłynięcia terminu, dokonujemy analizy odpowiedzi i podejmujemy stosowne kroki.

6. Itd.

Powyższe informacje to niezbędne minimum, które pozwoli nam rozpisać plan prac na bardziej szczegółowe kroki, a to już bardzo solidna podstawa do odpowiedniego doboru narzędzi.

Zaczynamy od samej wysyłki – jeżeli rozsyłamy listy papierowe, oczywiście przyda nam się korespondencja seryjna dostępna w edytorach tekstu (np. Microsoft Word lub LibreOffice), będziemy również potrzebować bazy adresowej, najprawdopodobniej w postaci arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli dla odmiany rozsyłamy zapytania pocztą elektroniczną, możemy skorzystać z dowolnego narzędzia do wysyłek masowych (np. https://madmimi.com/ lub http://mailchimp.com/). Korzyść z zastosowania takiego narzędzia to łatwiejsze, scentralizowanie śledzenie doręczeń i zwrotów z wysyłki, oraz możliwość spersonalizowania wysyłki. Jeżeli nie istnieje możliwość zastosowania takiego narzędzia, personalizację można nadal przeprowadzić przy pomocy zwykłego klienta poczty, takiego jak Mozilla Thunderbird z wtyczką MailMerge (https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/mail-merge/?src=cb-dl-featured), ale potwierdzenia doręczenia i zwroty musimy już śledzić samodzielnie.

Zapytania rozesłane – możemy zacząć przyjmować odpowiedzi. Im większy nacisk położymy na odpowiednie zorganizowanie procesu porządkowania wpływającej na bieżąco informacji, tym mniej problemów będziemy mieć później przy ich analizie. Wpływające informacje będzie trzeba najpewniej ustandaryzować i umieścić w jednym miejscu. Można posłużyć się w tym celu arkuszem kalkulacyjnym lub zbudować prostą bazę danych, ale pomocne nam mogą być również formularze online (na przykład przygotowane przy pomocy Google Docs). Najprawdopodobniej nie możemy się spodziewać dostarczenia nam informacji przez powiaty bezpośrednio do formularza, który przygotujemy – ale możemy ustalić, że każda wpływająca odpowiedź jest na bieżąco „przetwarzana” do postaci uogólnionej poprzez wprowadzenie potrzebnych nam informacji do formularza. W ten sposób nie tylko budujemy docelowy zbiór danych, ale także na bieżąco weryfikujemy kompletność dostarczonych danych i jesteśmy w stanie zareagować szybko, jeżeli okaże się, że jakiejś informacji jednak brakuje.

Ostatnie narzędzie, które warto mieć pod ręką, to historia przebiegu poszczególnych przypadków. Podobnie jak w przypadku standaryzowania danych, potrzebujemy arkusza, bazy lub formularza (może to być dokładnie to samo narzędzie), w którym będziemy odnotowywać daty poszczególnych zdarzeń dla każdego zapytania (data wysłania, data otrzymania odpowiedzi, informacja o osobie, która wprowadzała dane, o kompletności pierwszej odpowiedzi, o kolejnych interakcjach w przypadku wystąpienia wariantu B lub C, itp.). Jest to historia przebiegu wszystkich przypadków (ang. audit trail), która przyda nam się do dodatkowej analizy. Znajdziemy informacje takie jak udział procentowy powiatów, które odpowiedziały w terminie lub najczęstsza przyczyna odmowy udostępnienia danych. Dodatkowo, będziemy w stanie lepiej diagnozować potencjalne błędy interpretacyjne, jeżeli będziemy w stanie łatwo dowiedzieć się, kto prowadził kontakty z danym powiatem i z jakich przyczyn określone dane zostały umieszczone w danych w takiej, a nie innej formie.

Po zgromadzeniu wszystkich niezbędnych danych, ich analizie oraz opublikowaniu wniosków z badania (z pięknymi wizualizacjami i infografikami, oczywiście!) i odebraniu gratulacji za udane badanie, przychodzi czas na refleksję. Jak udała nam się organizacja całego procesu? Czy wszystko działało bez zarzutu? Czy nie należałoby – mając już pewne doświadczenie – usprawnić narzędzia, które zostały przygotowane i były wykorzystywane w jego trakcie? To jest też dobry moment, żeby – uznawszy, że użyte narzędzia się sprawdziły – opisać pokrótce całą procedurę w jednym dokumencie (pamiętajmy, mamy już większość napisaną na etapie planowania!), tak aby kolejny raz proces mógł być przeprowadzony sprawnie i szybko przez kolejne osoby bez doświadczenia.

A może trzeba pomyśleć jeszcze bardziej perspektywicznie – spodziewamy się większej liczby takich działań i warto jest zainwestować w narzędzie, które jeszcze bardziej zautomatyzuje i uprości nam ten proces (na przykład narzędzie typu CRM – SugarCRM lub CiviCRM)?

Ważne jest, aby nie zapominać o spojrzeniu na całe doświadczenie z zamiarem przynajmniej uproszczonej ewaluacji i wyciągnąć wnioski na przyszłość –  dzięki temu, w każdym kolejnym przypadku, będziemy bardziej efektywni i sprawniejsi.