- Bez zaufania nie uda się budować współpracy między pełnomocnikami a organizacjami pozarządowymi. Jest ono niezbędne do budowania relacji, tworzenia programów współpracy, czy przy tworzeniu inicjatywy lokalnej – taki wniosek można wysnuć po II Pomorskim Forum Pełnomocników, które odbyło się 22 marca 2011 r.
Podczas spotkania m.in.:
- przedstawiono działania i cele projektu systemowego "Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych - wypracowanie i opracowanie standardów współpracy";
- zaprezentowano perspektywę współpracy Urzędu Marszałkowskiego z organizacjami pozarządowymi;
- omówiono Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. "W sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania";
- przedstawiono doświadczenia, dobre praktyki i wskazówki na temat: inicjatywy lokalnej, uchwały o Radzie Pożytku Publicznego i trybu pozakonkursowego.
Uczestnicy spotkania zauważyli, jak bardzo niezbędne jest zaufanie urzędników do organizacji i organizacji do jednostek administracji publicznej. Aby budować to zaufanie potrzebne są przejrzyste i jednoznacznie brzmiące przepisy i ich interpretacje, ale także pozbycie się przeświadczenia o chęci oszukania urzędu przez organizacje i zmiany wzajemnego nastawienia. Aby było to możliwe konieczne są rozmowy, spotkania, wspólne uchwalanie programu współpracy. Na potrzebę zaufania zwrócono uwagę przy omawianiu przepisu mówiącego, że nie załącza się faktur, ani żadnych dokumentów księgowych do sprawozdania. Zastanawiano się nad mechanizmem kontrolnym w takim momencie. Przypomniano przepis o możliwości kontroli w ciągu 5 lat od zakończenia projektu. Padła sugestia, aby raz na jakiś czas dla pewności skontrolować niektóre organizacje.
Urzędnicy zgłosili także potrzebę spotkania ze specjalistą, który wyjaśniłby kwestie księgowe i rozliczeniowe wynikające z nowej umowy na realizację zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Jeden z pełnomocników stwierdził, że bardzo często rozmawia się na temat wzoru oferty, umowy, ale nikt nie mówi, jak należy to rozliczać.
Pełnomocnicy wskazali także na konieczność usystematyzowania wiedzy dotyczącej wzorów dokumentów, jednej instrukcji dotyczącej ich wypełniania i rozliczania.
Podczas spotkania zastanawiano się także m.in. nad przekazywaniem środków niezwłocznie po podpisaniu umowy. Dotyczy to np. sytuacji, gdy organizacja realizuje projekt w listopadzie, a umowę ma podpisaną w marcu i dobrych kilka miesięcy środki bezczynnie leżą na jej koncie. Zaproponowano, aby wprowadzić zapis, że można byłoby przekazywać środki np. 14 dni przed realizacją zadania, chyba, że zadanie rozpoczyna się szybciej.
Dyskutowano również nad wysokością wkładu własnego, czy 1% to dużo czy mało? W niektórych jednostkach samorządu wkład wynosi nawet 10 %. Pełnomocnicy stwierdzili jednak, że w związku z trybem powierzenia, wkład powinien być nieduży, a poza tym powinna być stosowana elastyczność w zależności o przyznanej kwoty dotacji tzn. gdy jest przyznawana niższa kwota, wkład własny winien zmniejszyć się proporcjonalnie.
Spotkanie uporządkowało wiedzę urzędników na temat wzoru oferty, umowy i sprawozdania dotyczących realizacji zadania publicznego. Spotkania z ekspertami i dyskusja z kolegami z innych samorządów pozwoliły rozwiać najbardziej wydawałoby się błahe wątpliwości. To, co zostało niedopowiedziane, zwłaszcza w kontekście rozliczeń księgowych, pełnomocnicy będą dalej omawiali poprzez internetowe forum pełnomocników i listę mailingową.
Uczestnicy spotkania powszechnie zgłaszali potrzebę dyskusji wśród pełnomocników i organizacji pozarządowych. Wyrażali także nadzieję, aby efektem projektu „Model współpracy” był faktyczny wzrost zaufania pomiędzy pełnomocnikami i organizacjami pozarządowymi. Aby było to możliwe konieczna jest ciągłość podjętych działań także po zakończeniu projektu, ale przede wszystkim potrzbena jest chęć debaty, spotkania i współpracy w wypracowaniu odpowiedniego dla danego miejsca modelu.
Forum Pełnomocników odbyło się w Regionalnym Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych w Gdańsku w ramach projektu „Model współpracy administracji pozarządowych - wypracowanie i upowszechnianie standardów współpracy” finansowanego ze środków EFS w ramach POKL jest drugim z cyklu trzech spotkań realizowanych w województwie pomorskim w ramach Forum Pełnomocników i zostało ono objęte patronatem honorowym Marszałka Województwa Pomorskiego Mieczysława Struka. W spotkaniu uczestniczyły osoby odpowiedzialne za współpracę z organizacjami pozarządowymi z jednostek samorządu terytorialnego z całego województwa oraz: Marcin Dadel, Andrzej Kowalczys, Jerzy Boczoń i Beata Matyjaszczyk.
Źródło: RCI
