Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Koniec roku to czas porządkowania i podsumowań. Dla księgowych, jak również dla zarządzających finansami - zazwyczaj dyrektorów - to jeden z najgorętszych okresów w całym roku. Jeszcze przed zrobieniem bilansu i ostatecznego sprawozdania należy wykonać szereg dodatkowych czynności i podjąć kilka ważnych decyzji. Pisze o tym Teresa Zagrodzka.
Koszty na przełomie roku
Wszyscy księgowi to pewnie potwierdzą, że niemożliwe jest całkowite zaksięgowanie operacji finansowych należących do roku mijającego do 31 grudnia włącznie. Zawsze pozostaną koszty, które będą dotyczyć roku mijającego, a będą faktycznie zapłacone w roku następnym: tak jest np. w przypadku opłaty za telefon, gdy rachunek telefoniczny otrzymujemy w miesiącu następnym z datą styczniową, a dotyczy on rozmów poniesionych w grudniu ubiegłego roku. Czy też pojawią się koszty, które będą należały do roku mijającego i rachunek np. do Umowy zlecenie za pracę wykonaną do 31 grudnia będzie miał datę 31 grudnia, ale wypłata wynagrodzenia będzie dokonana w styczniu roku następnego. W obydwu tych przypadkach, koszty te należą do roku minionego, chociaż zostaną wypłacone dopiero w roku następnym.
Zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów do decyzji zarządzających finansami organizacji należy stwierdzenie, czy dany koszt wypłacony w roku następnym powinien być zaliczony do roku poprzedniego czy już następnego.
Analogicznie dzieje się w przypadku poniesienia kosztu w roku mijającym, który dotyczy roku przyszłego – np. został zakupiony bilet lotniczy z datą styczniową, który będzie wykorzystany w realizacji zadania z roku przyszłego. W tym przypadku mimo, iż wypłata nastąpiła w roku mijającym, to koszt powinien być zaliczony do kosztów roku następnego.
Wszyscy księgowi to pewnie potwierdzą, że niemożliwe jest całkowite zaksięgowanie operacji finansowych należących do roku mijającego do 31 grudnia włącznie. Zawsze pozostaną koszty, które będą dotyczyć roku mijającego, a będą faktycznie zapłacone w roku następnym: tak jest np. w przypadku opłaty za telefon, gdy rachunek telefoniczny otrzymujemy w miesiącu następnym z datą styczniową, a dotyczy on rozmów poniesionych w grudniu ubiegłego roku. Czy też pojawią się koszty, które będą należały do roku mijającego i rachunek np. do Umowy zlecenie za pracę wykonaną do 31 grudnia będzie miał datę 31 grudnia, ale wypłata wynagrodzenia będzie dokonana w styczniu roku następnego. W obydwu tych przypadkach, koszty te należą do roku minionego, chociaż zostaną wypłacone dopiero w roku następnym.
Zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów do decyzji zarządzających finansami organizacji należy stwierdzenie, czy dany koszt wypłacony w roku następnym powinien być zaliczony do roku poprzedniego czy już następnego.
Analogicznie dzieje się w przypadku poniesienia kosztu w roku mijającym, który dotyczy roku przyszłego – np. został zakupiony bilet lotniczy z datą styczniową, który będzie wykorzystany w realizacji zadania z roku przyszłego. W tym przypadku mimo, iż wypłata nastąpiła w roku mijającym, to koszt powinien być zaliczony do kosztów roku następnego.
Przychody roku minionego
Zdarza się, że wszystkie środki, które wpłynęły na konto organizacji w danym roku stanowią jej przychody tego roku. Należy jednak zwrócić uwagę na zawartą Umowę o dotację, w ramach której otrzymujemy środki. Jeśli zgodnie z Umową dotacja jest przyznana np. na 2 lata, a całą kwotę dotacji otrzymaliśmy w pierwszym roku realizacji dotacji, to powinniśmy te środki podzielić na część, z której były finansowane koszty projektu w roku pierwszym i drugą część, z której będą finansowane koszty projektu w roku kolejnym. W księgach finansowych, zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów, część dotacji wykorzystana w roku pierwszym znajdzie się na koncie przychodów, a druga część na koncie przychodów przyszłych okresów, z których tylko część będzie wykorzystana w danym roku, a pozostała w latach kolejnych. Takie przeksięgowania również są dokonywane w końcu roku.
Zdarza się, że wszystkie środki, które wpłynęły na konto organizacji w danym roku stanowią jej przychody tego roku. Należy jednak zwrócić uwagę na zawartą Umowę o dotację, w ramach której otrzymujemy środki. Jeśli zgodnie z Umową dotacja jest przyznana np. na 2 lata, a całą kwotę dotacji otrzymaliśmy w pierwszym roku realizacji dotacji, to powinniśmy te środki podzielić na część, z której były finansowane koszty projektu w roku pierwszym i drugą część, z której będą finansowane koszty projektu w roku kolejnym. W księgach finansowych, zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów, część dotacji wykorzystana w roku pierwszym znajdzie się na koncie przychodów, a druga część na koncie przychodów przyszłych okresów, z których tylko część będzie wykorzystana w danym roku, a pozostała w latach kolejnych. Takie przeksięgowania również są dokonywane w końcu roku.
Rozliczenia dotacji
Wiele dotacji, zwłaszcza ze środków publicznych, jest przyznawanych na okres kończący się 31 grudnia. Taki jest zwykle cykl rozliczenia środków budżetowych. Często inni sponsorzy, którzy przyznają dotacje na inne okresy również proszą o przygotowanie sprawozdania częściowego z wykorzystania dotacji na koniec roku. Jest to więc też czas sporządzania sprawozdań i rozliczeń.
Wiele dotacji, zwłaszcza ze środków publicznych, jest przyznawanych na okres kończący się 31 grudnia. Taki jest zwykle cykl rozliczenia środków budżetowych. Często inni sponsorzy, którzy przyznają dotacje na inne okresy również proszą o przygotowanie sprawozdania częściowego z wykorzystania dotacji na koniec roku. Jest to więc też czas sporządzania sprawozdań i rozliczeń.
Jeśli tego wcześniej nie sprawdziliśmy, teraz jest to
ostatni moment, żeby sprawdzić:
1.
jaki jest dokładnie okres, w jakim możemy ponosić koszty oraz
termin złożenia sprawozdania;
2. czy sponsor wymaga przygotowania sprawozdania według swojego wzoru – czy mamy taki wzór?;
3. jaka dokumentacja uzupełniająca jest wymagana – czy są to kopie dokumentów, w jaki sposób opisane (np. „finansowane ze środków … w ramach Umowy nr …; z napisem „za zgodność z oryginałem”), czy konieczne są dowody zapłaty – jakie (kopie przelewów / wydruk z homebankingu, itd.);
2. czy sponsor wymaga przygotowania sprawozdania według swojego wzoru – czy mamy taki wzór?;
3. jaka dokumentacja uzupełniająca jest wymagana – czy są to kopie dokumentów, w jaki sposób opisane (np. „finansowane ze środków … w ramach Umowy nr …; z napisem „za zgodność z oryginałem”), czy konieczne są dowody zapłaty – jakie (kopie przelewów / wydruk z homebankingu, itd.);
Terminy
Przede wszystkim należy się upewnić, na jaki okres została przyznana dotacja i jaki jest termin złożenia sprawozdania, co powinno wynikać bezpośrednio z Umowy o dotację. Okres przyznania dotacji to czas, w jakim możemy ponosić koszty kwalifikowane w ramach dotacji. To znaczy, że jeśli dotacja została przyznana na okres 1.01 – 31.12.2005r., to wszystkie koszty muszą być poniesione w tym czasie. Musimy więc dopilnować, żeby wszystkie rachunki, dotyczące tego projektu, zostały wystawione jeszcze w grudniu. Żaden rachunek z datą styczniową nie zostanie zaakceptowany.
Przede wszystkim należy się upewnić, na jaki okres została przyznana dotacja i jaki jest termin złożenia sprawozdania, co powinno wynikać bezpośrednio z Umowy o dotację. Okres przyznania dotacji to czas, w jakim możemy ponosić koszty kwalifikowane w ramach dotacji. To znaczy, że jeśli dotacja została przyznana na okres 1.01 – 31.12.2005r., to wszystkie koszty muszą być poniesione w tym czasie. Musimy więc dopilnować, żeby wszystkie rachunki, dotyczące tego projektu, zostały wystawione jeszcze w grudniu. Żaden rachunek z datą styczniową nie zostanie zaakceptowany.
Jeśli w ramach dotacji wypłacamy wynagrodzenia, to musimy
się upewnić, jak mamy rozliczyć składki ZUS i podatki od
wynagrodzeń, które są odprowadzane w zwykłym terminie w styczniu.
Jeśli warunkiem rozliczenia tych kosztów jest poniesienie ich do
końca grudnia, może powinniśmy rozważyć wcześniejsze odprowadzenie
tych opłat, czyli do końca grudnia.
Podobnie z rachunkiem telefonicznym za grudzień, który
będzie miał datę styczniową. Konieczna jest konsultacja z
przedstawicielem sponsora, żeby wyjaśnił, jak należy w tej sytuacji
postąpić.
Dodatkowo, w przypadku, jeśli sponsor wymaga
przedstawienie również dowodów zapłaty (np. kopii przelewów), to
należy koniecznie dopilnować, żeby wszystkie płatności zostały
dokonane jeszcze w grudniu. Należy też wziąć pod uwagę, że nie
wszystkie banki obsługują klientów 31 grudnia. Musimy więc dobrze
rozplanować dokonanie ostatnich płatności w ramach tej
dotacji.
Termin złożenia sprawozdania powinien być dłuższy niż
termin realizacji dotacji. Grantobiorcy powinni mieć czas na
zaksięgowanie wszystkich dokumentów i sporządzenie sprawozdania.
Zwykle sponsorzy wyznaczają czas od 14-30 dni na przygotowanie
dokumentów. Musimy wiedzieć, ile mamy czasu na przygotowanie całej
dokumentacji do sprawozdania.
Analiza wykonania budżetu
Wykonanie budżetu powinniśmy kontrolować na bieżąco. Szczególnie jednak pod koniec realizacji projektu powinniśmy przyjrzeć się poszczególnym pozycjom budżetowym, gdyż jest to ostatni moment na poniesienie kosztów w ramach tej dotacji i dokonanie ewentualnych zmian kwalifikacji kosztów. Np. jeśli w ramach jednego projektu z dwóch źródeł finansujemy zakup materiałów biurowych, to jeżeli przekroczyliśmy budżet przeznaczony na materiały biurowe w przypadku sponsora pierwszego, a nie wykorzystaliśmy w pełni w tej linii budżetowej środków sponsora drugiego, należy tu dokonać zmiany przypisania kosztów do źródła finansowania, które nie zostało w pełni wykorzystane.
Wykonanie budżetu powinniśmy kontrolować na bieżąco. Szczególnie jednak pod koniec realizacji projektu powinniśmy przyjrzeć się poszczególnym pozycjom budżetowym, gdyż jest to ostatni moment na poniesienie kosztów w ramach tej dotacji i dokonanie ewentualnych zmian kwalifikacji kosztów. Np. jeśli w ramach jednego projektu z dwóch źródeł finansujemy zakup materiałów biurowych, to jeżeli przekroczyliśmy budżet przeznaczony na materiały biurowe w przypadku sponsora pierwszego, a nie wykorzystaliśmy w pełni w tej linii budżetowej środków sponsora drugiego, należy tu dokonać zmiany przypisania kosztów do źródła finansowania, które nie zostało w pełni wykorzystane.
W organizacjach
pozarządowych finansowanie kosztów działalności statutowej jest
często skomplikowanym montażem finansowym wielu pozycji budżetowych
z kilku źródeł finansowania. Koniec roku to też moment analizy
tego, czy koszty są podzielone w odpowiedniej proporcji pomiędzy
poszczególne źródła finansowania i ostateczny czas na dokonanie
ewentualnych przeksięgowań.
Analiza wykonania budżetu projektów czyli zestawienie
uzyskanych środków na dany projekt i poniesionych kosztów to
również dobre przygotowanie do obliczenia
wyniku finansowego każdego projektu (czyli różnicy między
przychodami a kosztami). Księgowi nie zawsze uzyskują precyzyjne
informacje od koordynatorów o kwalifikacji otrzymanych środków na
konto organizacji, stąd mogą wynikać pomyłki w ich księgowaniu
przychodów. Podobnie może się zdarzyć w przypadku kosztów.
Konieczny jest więc przegląd zapisów księgowych ze strony
zarządzających finansami i dokonanie koniecznych
korekt.
Zadania księgowych i dyrektora
Koniec roku to również czas inwentaryzacji szeroko rozumianej - czyli sprawdzania, porządkowania i uzgadniania.
Do obowiązków każdego księgowego należy:
Koniec roku to również czas inwentaryzacji szeroko rozumianej - czyli sprawdzania, porządkowania i uzgadniania.
Do obowiązków każdego księgowego należy:
- uzgodnienie sald z kontrahentami: każda organizacja współpracuje z różnymi kontrahentami: drukarniami, dostawcami materiałów biurowych, firmami cateringowymi, itd. Na koniec roku z każdym kontrahentem, z którym było kilka transakcji w ciągu roku należy ustalić saldo czyli stan wzajemnych zobowiązań / należności (czyli kto komu ile jest dłużny);
- rozliczenie rozrachunków z pracownikami: należy ustalić kto z pracowników ma nierozliczoną zaliczkę i w jakiej wysokości i o ile to możliwe najlepiej rozliczyć wszystkie zaległości;
- ustalenie zobowiązań (należności) wobec ZUS czy US - ZUS czy US to kontrahenci każdej instytucji, w dodatku kontrahent, który ma prawo kontroli swoich zobowiązań, dlatego radzimy uważnie na koniec roku (a najlepiej na bieżąco) przejrzeć swoje rozliczenia z tymi instytucjami i je wyjaśnić, zanim urzędnicy sami do nas się zgłoszą;
- sporządzenie protokołu kontroli kasy: dyrektor organizacji pisemnie powinien wyznaczyć Komisję składającą się z 2-3 osób, która powinna przeliczyć wszystkie pieniądze w kasie oraz zgromadzone w niej inne papiery wartościowe (np. czeki); Komisja powinna spisać protokół kontroli kasy, a każdy z jej członków powinien się podpisać pod tym protokołem. Protokół powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia danego roku;
- uzyskanie z banku potwierdzenia stanu posiadanych przez organizację kont bankowych;
- jeśli organizacja posiada środki w walutach obcych powinna zostać dokonana wycena tych środków na dzień 31.12 według średniego kursu NBP z 31 grudnia danego roku;
- jeśli organizacja posiada inwestycje finansowe w postaci papierów wartościowych (obligacje / bony skarbowe / bony komercyjne, itd.) powinna zostać dokonana wycena tych papierów na dzień 31 grudnia danego roku według ich wartości rynkowej;
W ramach przygotowania do sporządzenia bilansu i rachunku
wyników warto przygotować następujące zestawienia:
1. zestawienie przychodów i kosztów w ramach jednego źródła finansowania (programu, projektu);
2. zestawienie wszystkich przychodów otrzymanych w danym roku finansowym: należy pamiętać, że jeżeli organizacja prowadzi odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego, to musi sporządzić oddzielne zestawienie przychodów i kosztów dla działalności nieodpłatnej i działalności odpłatnej. W przypadku działalności odpłatnej ważne jest wykazanie, jakie koszty bezpośrednie były pokrywane przez przychody z tej działalności;
3. zestawienie kosztów administracyjnych (do rachunku wyników).
1. zestawienie przychodów i kosztów w ramach jednego źródła finansowania (programu, projektu);
2. zestawienie wszystkich przychodów otrzymanych w danym roku finansowym: należy pamiętać, że jeżeli organizacja prowadzi odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego, to musi sporządzić oddzielne zestawienie przychodów i kosztów dla działalności nieodpłatnej i działalności odpłatnej. W przypadku działalności odpłatnej ważne jest wykazanie, jakie koszty bezpośrednie były pokrywane przez przychody z tej działalności;
3. zestawienie kosztów administracyjnych (do rachunku wyników).
Koniec roku to trudny czas dokonania stosunkowo prostych zmian:
przeksięgowań, zmian przypisania kosztów do źródeł finansowania,
korekt. Po zamknięciu ksiąg, sporządzeniu bilansu i rachunku
wyników, czy dalej po przeprowadzeniu audytu, wprowadzanie zmian
może mieć poważniejsze konsekwencje. Dlatego warto teraz poświęcić
czas na uważną analizę zapisów księgowych czy przegląd Umów o
dotację i warunków rozliczeń i wspólnie z księgowym przygotować się
do zakończenia roku finansowego.
Źródło: inf. własna
Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
