Publicystyka - ngo.pl

Może stażystka lub stażysta, wolontariusz lub wolontariuszka, przepisują je do arkusza kalkulacyjnego? Może ktoś wprowadza te dane do systemu CRM? Może po prostu chowa w segregatory i odpowiednio opisane, odstawia na półkę?

Wszystkie trzy scenariusze to sposoby na radzenie sobie z przechowywaniem danych. Różnią się jednak od siebie tym, jak dostępne będą przechowywane informacje później i co można z nimi zrobić.

Informacje zebrane na papierze są prawdopodobnie najbezpieczniejsze. Zawsze też będą tam, gdzie są potrzebne najbardziej – łatwo jest je przechowywać i porządkować za pomocą segregatorów, czy oznaczonych półek. Ale praca z nimi nie należy do najłatwiejszych – ciężko jest wychwycić trendy i prawidłowości, i analizować zebrane dane. Dzięki zdigitalizowaniu informacji można o wiele łatwiej działać na danych. Są one też zabezpieczone przed wypadkami, takimi jak pożary, czy powodzie, bo łatwo jest po prostu zrobić wiele ich kopii.

Arkusze kalkulacyjne są trochę lepszą formą przechowywania danych niż trzymanie ich tylko na papierze. Arkusze pomogą w zaplanowaniu budżetu, ale niewiele powiedzą na temat ludzi, zaangażowanych w wasze działania. Z reguły, jeżeli nie musicie wykonywać obliczeń z użyciem przedstawianych informacji, arkusze kalkulacyjne są bezużyteczne.

Z drugiej strony, arkusze pozwalają na zauważenie związków między poszczególnymi typami danych. Możecie porównywać wydajność różnych działań, mierząc na przykład ilość osób, które wzięły w nich udział na przestrzeni czasu. Bez tego ciężko byłoby określić wydajność i jakość usług świadczonych przez organizację, a co za tym idzie, wprowadzić zmiany konieczne dla lepszego działania na rzecz waszej sprawy.

Nie zawsze jeden typ danych powie wam wszystko o interesujących was wskaźnikach. Warto połączyć ze sobą dane różnego typu pochodzące z różnych źródeł i zanalizować je korzystając z narzędzi, takich jak systemy CRM, bazy danych, czy dashboardy. Ilość informacji, jakie możecie zdobyć i wnioski, które da się z nich wyciągnąć mogą przejść wasze najśmielsze oczekiwania.

Wiele narzędzi może pomóc wam skutecznie przechowywać i pracować z danymi. Oto krótki ich przegląd:

Bazy danych: Baza danych przechowuje informacje w formie rekordów, to coś na kształt cyfrowej kartoteki. Każdy z nich może zawierać tyle informacji, ile potrzebujecie. Poziom skomplikowania i typy funkcjonalności różnią się między programami do tworzenia baz danych, wszystkie jednak polegają na tej samej zasadzie – zbierania danych w rekordach.

CRM: System CRM służy do śledzenia informacji o działaniach osób i organizacji. Zbierając dane na temat wykonanych telefonów, wysłanych e-maili i spotkań z daną osobą łatwiej jest dbać o dobry kontakt z nią i zapewnić jej lepszej jakości usługi.

Oprogramowanie BI (Business intelligence) pozwala na analizę danych pochodzących z różnych źródeł, w tym takich online. Najlepsze zastosowanie znajduje wtedy, kiedy już zgromadzone zostało dużo informacji i wystarczy je już tylko opracować i przeanalizować.

Pisaliśmy już o tym, jak korzystać z informacji i dlaczego warto robić to mądrze. Jednak co najlepiej zrobić przy ograniczonych zasobach i zespole już teraz mającym dużo pracy?

Oto, jakie kroki możecie wykonać:

1. Zróbcie porządek. Zacznijcie myśleć o informacjach, jako o jednym z zasobów organizacji. To nie tylko produkt uboczny waszych działań, ale cenna podstawa do analizy, dzięki której możecie działać lepiej. Musicie więc zdecydować, które dane przeniesiecie z setek papierowych formularzy na dyski komputerów w formie arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, czy systemów CRM. Osoba odpowiedzialna za technologie w organizacji powinna bez trudu przeprowadzić ją przez ten proces i zająć się tworzeniem kopii zapasowych przynoszonych danych.

2. Zrozumcie dane. Wszystkie przydatne dane można już przetwarzać za pomocą wybranego oprogramowania, pora więc zastanowić się, jakie informacje interesują waszych darczyńców i grantodawców. Udowodnienie, że dobrze radzicie sobie z powierzonymi wam pieniędzmi, czy ich inwestycja się zwraca, jaki jest zasięg waszego działania i czy się powiększa? Zrozumienie ich perspektywy może znacznie ułatwić ubieganie się o fundusze w przyszłości.

3. Informacje mogą mieć czar – wykorzystajcie to: Dane opowiadają historie i pokazują waszą pracę. Możecie przedstawiać je na rozmaite sposoby – najlepiej jednak jakoś je zwizualizować, aby były łatwiej przyswajalne. Zwykłe umieszczenie surowych danych na wykresie już w tym pomoże, jednak warto pokusić się o coś bardziej skomplikowanego i kreatywnego – jak na przykład infografiki, łączące w sobie różne typy danych i ich przedstawień. Więcej o infografikach pisaliśmy między innymi tutaj.

Oto kilka narzędzi, które umożliwią bardziej kompleksowe działania na danych: ich zbieranie i analizę:

^ Dashboardy: Dashboard (z ang. deska rozdzielcza) ukazuje dane z różnych źródeł w łatwym do zrozumienia formacie. Zwykle to jedna strona, na której zawarte są najważniejsze informacje na temat interesujących nas rzeczy. Wiele CRM-ów ma funkcję przystosowalnych modułów dashboardów, które łatwo jest dopasować do konkretnych potrzeb użytkowników (na przykład pracownicy i pracowniczki księgowości mogą skupić się na danych dotyczących finansów, a koordynatorzy i koordynatorki projektów na ich efektach).

^ Narzędzia social analytics: Coraz więcej danych jest generowanych na podstawie waszej aktywności online: komentarze na Facebooku i wpisy na Twitterze, dotyczące organizacji mogą zostać zebrane, by lepiej zrozumieć to, jak jesteście odbierani w mediach społecznościowych i jakie są tam obecnie najpopularniejsze tematy. Narzędzia social analytics, połączone z danymi na temat odwiedzin waszej strony internetowej i statystykami e-maili to potężne i przydatne źródła wiedzy na temat waszej obecności w internecie i tego, co należy w niej zmienić.

^ Lokalizacja użytkowników: Organizacje non-profit mogą też korzystać z narzędzi do lokalizowania użytkowników, odwiedzających ich strony internetowe, czy wchodzących z nimi w interakcje w mediach społecznościowych. Na przykład, chcąc rozpocząć program edukacyjny skierowany do szkół, możecie wykorzystać te dane, aby określić z której części miasta pochodzi najwięcej zainteresowanych wami osób i tam przeprowadzić zaplanowane działania.