Publicystyka - ngo.pl

Jak rozpoczęła się praca z projektem?

W ramach zadania „zarządzanie projektem” – został wyłoniony zespół projektowy: koordynator, asystent ds. logistyki oraz ds. systemu zarządzania jakością. Od początku realizacji projektu odbywały się regularne spotkania zespołu projektowego monitorujące zgodność realizacji projektu z harmonogramem. Odbyły się również wizyty monitorujące bezpośrednio w urzędach objętych projektem m.in.: Ząbki, Jabłonna, Garwolin, Narewka, Gródek, Dubicze Cerkiewne, Goniądz, Suwałki, Kleszczele, Białowieża. W każdym z dwudziestu uczestniczących w projekcie urzędów powołano pełnomocnika, który koordynuje opracowanie i wdrożenie systemu ISO w urzędzie.

W ramach działań promocyjnych opracowano szatę graficzna projektu oraz materiały merytoryczne promujące projekt oraz ideę wysokiej jakości usług świadczonych przez urzędy samorządowe w postaci: plakatów, ulotek oraz strony internetowej projektu; plakaty i ulotki zostały rozkolportowane w urzędach uczestniczących w projekcie, ale również podczas wydarzeń realizowanych przez OWOP w ramach innych projektów m.in. podczas konferencji oraz szkoleń.

Ostatecznie do projektu zakwalifikowano i podpisano umowy z urzędami: Urząd Gminy Turośń Kościelna, Urząd Miasta Wysokie Mazowieckie, Urząd Gminy Jasionówka, Urząd Miejski Mońki, Urząd Gminy Czyżew Osada, Urząd Gminy Prostki, Urząd Gminy Grajewo, Urząd Gminy Białowieża, Urząd Gminy Suwałki, Urząd Miasta Brańsk, Urząd Miasta Garwolin, Urząd Gminy Jabłonna, Urząd Miasta Ząbki, Starostwo Powiatowe Siemiatycze, Urząd Gminy Gródek, Urząd Gminy Narewka, Urząd Miejski Goniądz, Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, Urząd Miasta Kleszczele, Urząd Miasta Suraż,

W ramach działania „wdrożenie systemu zarządzania jakością”, odbyły się m.in.:

• szkolenie najwyższego kierownictwa – szkolenie kadry kierowniczej urzędu przygotowujące do wdrożenia i utrzymania systemu
• szkolenie pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością przygotowujące pełnomocników do wdrożenia systemu zarządzania jakością, zapoznające z wymogami normy, metodami wdrażania systemu i zasadami certyfikacji, procesami utrzymania systemu
• szkolenie zespołów dokumentacyjnych dla pracowników wytypowanych do pracy w zespołach zapoznające z wymogami normy oraz metodologią podejścia procesowego
• diagnoza obecnego systemu zarządzania urzędem w tym szkolenia, doradztwo e-mail, bezpośrednie i telefoniczne
• szkolenia auditorów wewnętrznych zakończone egzaminem i certyfikacją uprawniającą do prowadzenia auditu wewnętrznego
• przeprowadzone zostały również audity wewnętrzne – w ramach, których przeprowadzono doradztwo w każdym urzędzie
• do tej pory odbyło się także 11 auditów certyfikujących zakończonych wydaniem certyfikatów dla certyfikowanych urzędów
• działania poauditowe – w ramach tego działania w certyfikowanym urzędzie był obecny doradca i zapewnił wsparcie pełnomocnikowi oraz asystę podczas auditu certyfikującego.  Przeprowadzone zostało ponadto doradztwo w zakresie niwelowania uchybień oraz utrzymania systemu.

Projekt istotnie przyczynił się m.in. do poprawy jakości obsługi klienta, unormowania oraz praktycznego stosowania procedur w obszarze obsługi klienta a także przyczynił się do stworzenia i uporządkowania niezbędnej dokumentacji w kontekście obsługi interesanta.