Terminy, zadania, wiele osób i setki spraw do zapamiętania. Realizacja każdego projektu to wieczna gonitwa z czasem. Dobry program do zarządzania projektem może nam pomóc opanować chaos i pomóc w skutecznej realizacji. Redakcja serwisu technologie.ngo.pl pokazuje zalety i wyjaśnia, co powinna zawierać dobra aplikacja do zarządzania projektem.
zarzadzanie_projektami
Jak zarządzamy czasem i projektami? Wielu osobom ciężko rozstać się z pęczniejącymi notesami, kalendarzami zapisanymi po same marginesy czy żółtymi karteczkami naklejonymi w każdym możliwym miejscu wokół biurka. Można i tak zarządzać, ale trzeba pamiętać, że ta metoda nawet doprowadzona do perfekcji ma ograniczone możliwości. Poza tym dużo czasu trzeba poświęcić na odszukanie właściwych informacji. Do tego dochodzi ryzyko, że coś zgubimy w najmniej właściwym momencie.
Tymczasem właściwy dobór narzędzi pozwala na skuteczne i co najważniejsze efektywne zarządzanie projektem bądź kilkoma projektami. Narzędzia internetowe do zarządzania pozwalają rozpisać w czasie całe zadanie, które mamy do wykonania. Pozwalają przypisać odpowiednie osoby, do właściwych czynności. A co najważniejsze dają szybki przepływ informacji pomiędzy uczestnikami projektu i jego pełną kontrolę na każdym etapie. Większość z nowoczesnych rozwiązań w prosty sposób integruje się z pocztą mailową, kalendarzami czy telefonami komórkowymi. Także możesz mieć kontrolę nad przebiegiem projektu nie tylko korzystając z komputera w biurze, ale posługując się telefonem komórkowym gdziekolwiek tylko się znajdujesz.
Co składa się na aplikację do zarządzania projektem
Jak działa typowy program do zarządzania projektem
Większość łatwo dostępnych aplikacji do zarządzania projektami jest webowa. To oznacza, że nie musimy takiego programu fizycznie instalować na swoim komputerze, gdyż jest on obsługiwany przez serwer producenta. Również osoby włączone do projektu, które mają mieć dostęp aplikacji nie muszą posiadać oprogramowania. Z reguły wchodzimy na stronę aplikacji, rejestrujemy konto i otrzymujemy dostęp do panelu aplikacji. Teraz zarządzanie projektem i korzystanie z programu odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Zalogować możemy się z dowolnego komputera czy to w domu czy w pracy. To samo dotyczy osób, którym dajemy dostęp do projektu.
Po założeniu konta, zalogowaniu się do panelu administracyjnego wpisujemy kolejne osoby, które będą brały udział w projekcie. Dołączenie współpracowników odbywa się za pomocą maila, który aplikacja do nich wysyła wraz z dostępem.
Dalej zgodnie z zasadami działania programu wprowadzamy poszczególne zadania. Określamy czas ich realizacji i priorytet realizacji. Następnie ich wykonanie przypisujemy właściwym osobom. Dalej zajmujemy się realizacjom zadań. Każdy skończony etap odznaczamy śledząc progres projektu.
Integracja z kalendarzami i pocztą
Większość (niestety nie wszystkie) ogólnodostępnych programów do zarządzania projektami pozwala na ich prostą integrację popularnymi kalendarzami Google i skrzynkami poczty mailowej. Jeśli korzystacie z takich kalendarzy w codziennej pracy, to zintegrowanie programu do zarządzania projektem pozwoli na szybkie i automatyczne przeniesienie terminów poszczególnych zadań do waszego kalendarza. To daje dodatkową kontrolę nad procesem projektowym. Synchronizacja dotyczy również skrzynek mailowych. Dzięki temu możemy otrzymywać informacje na temat działań naszych współpracowników, zamkniętych zadań, czy powiadomienia o zbliżającym się terminie realizacji kolejnego zadania.
Program do zarządzania versus żółte karteczki
Program
- Możliwość jednoczesnego zarządzania ludźmi i zadaniami
- Zebranie w jednym miejscu informacji o zadaniach, ludziach i dokumentach
- Możliwość bieżącej dokumentacji projektu
- Włącznie w projekt wielu osób
- Szybki czas delegowania zadań
- Możliwość edycji zadań
- Śledzenie zmian w projekcie
- Synchronizacja z pocztą mailową i kalendarzami
- Możliwość zarządzania wieloma projektami w jednym miejscu
- Wada? Konieczność opanowania przez ciebie i współpracowników nowego oprogramowania, czyli nauka
Karteczki i notes
- Brak przypomnień
- Nie ma możliwości wprowadzania zmian
- Może ulec zniszczeniu
- Delegowanie zadań wymaga dodatkowej komunikacji
- Nie można udostępnić od ręki kluczowych informacji współpracownikom
- Brak reprezentacji graficznej w czasie
- Zaleta? Notes mieści się w kieszeni a notowanie przebiega szybko
Ciekawe programy. Rekomendacje technologie.ngo.pl
Poniżej wymienione programy to nasz subiektywny wybór. Nam się z nimi dobrze pracowało i jako takie możemy je polecić.
Na koniec
Warto pamiętać, że nie ma sensu wprowadzać programu na siłę jeśli swoje zadania wykonujemy jednoosobowo. Wtedy prosty kalendarz czy notes mogą okazać się znacznie efektywniejsze. Ale gdy prowadzony przez ciebie projekt składa się z wielu elementów i absorbuje działania wielu osób, to dobre narzędzie w postaci programu jest nieodzowne.
Źródło: technologie.ngo.pl
