Publicystyka - ngo.pl

Profil zaufany pozwala potwierdzić tożsamość danej osoby i „zastępuje” odręczny podpis danej osoby w kontaktach z urzędami. Jest bezpłatnym odpowiednikiem bezpiecznego podpisu elektronicznego (e-podpisu) weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym.

PRZYKŁAD:

2. Po założeniu konta wysłała e-mailem wniosek do platformy ePUAP o nadanie profilu zaufanego.

Po potwierdzeniu przez urzędnika Ada załatwia elektronicznie sprawy urzędowe, które jej dotyczą. Za każdym razem loguje się na ePUAP podając swój login i hasło. Do potwierdzenia załatwianych spraw używa jednorazowych kodów, które otrzymuje z platformy epuap.gov.pl na swojego e-maila (podała go przy zakładaniu konta).

Część spraw załatwia się bezpośrednio poprzez platformę epuap.gov.pl. Po wejściu ze strony głównej na rodzaje spraw, które można załatwić elektronicznie w urzędzie, pojawia się dość długa ich lista – wygląda, że można złożyć wniosek np. o dopisanie do spisu wyborców, o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (gdy osoba fizyczna rejestruje działalność gospodarczą) itd. Jednak po zalogowaniu się na swój profil okazuje się, że tylko niektóre sprawy są obsługiwane on-line akurat w moim urzędzie miasta, gminie czy powiecie. Np. teoretycznie możliwe jest zgłoszenie utworzenia stowarzyszenia zwykłego za pomocą ePUAP, ale w praktyce po zalogowaniu się okazuje, że jest to możliwe tylko w ok. 30 urzędach. Podobnie zgłoszenie wpisu do ewidencji klubów sportowych – niby możliwe, ale tylko w kilku urzędach w całym kraju. Oferta spraw, które mogę załatwić, bywa skromna, ponieważ lokalnie urzędy z różnym skutkiem wdrażają u siebie ePUAP.

WAŻNE:

Platforma ePUAP to narzędzie pozwalające obywatelom kontaktować się elektronicznie z urzędami. O tym zaś, co i w jaki sposób można załatwić przez internet, decydują konkretne urzędy – stąd rozwiązania przyjęte w różnych urzędach różnią się od siebie, o czym dalej.

Czy osoby zaangażowane w działalność fundacji, stowarzyszeń mogą używać swojego profilu zaufanego do załatwiania spraw urzędowych organizacji? Tak, choć w praktyce w tym momencie jeszcze niewiele uda się załatwić organizacji elektronicznie za pomocą ePUAP. Jednak e-administracja rozwija się i np. być może już od 2015 r. będzie można załatwiać więcej spraw związanych z podatkami – składać deklaracje podatkowe elektronicznie z użyciem ePUAP (np. planuje się, że CIT-8 będzie składany tylko elektronicznie).

Jeśli chodzi o sprawy, które dzięki profilowi zaufanemu mogą załatwić organizacje, to w tym momencie działa to już np. w przypadku zbiórek publicznych (zarządza nimi MAiC) i spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi (tu zarządza ZUS). Jak to działa pokazujemy w skrócie na poniższej infografice.

Tyle w skrócie – więcej szczegółów nt. w dalszej części tekstu.

Jeśli reprezentacja w organizacji jest więcej niż jednoosobowa to użycie profilu zaufanego do zgłoszenia / rozliczenia zbiórki jest możliwe, choć skomplikowane:

• Każda osoba uprawniona do reprezentowania organizacji musi mieć swój profil zaufany.
• Następnie wybierają one spośród siebie osobę, która dodaje pozostałe osoby do konta i nadaje im uprawnienia  do podpisywania pism w ramach jednej organizacji.

Po zgłoszeniu zbiórki urzędnicy MAiC sami sprawdzają czy osoba zgłaszająca ma mają prawo reprezentować organizację pozarządową (czyli, czy jest w jej zarządzie i ile osób musi reprezentować organizację).

PRZYKŁAD:

• Ada ma już założony profil zaufany na epuap.gov.pl.
• Następnie zarejestrowała swój profil zaufany na pue.zus.pl, żeby móc m.in. dokonywać elektronicznych rozliczeń z ZUS w imieniu stowarzyszenia.
• Złożyła w ZUS papierowe upoważnienie do reprezentowania organizacji przed ZUS i elektronicznego rozliczania organizacji, upoważnienie podpisał zarząd, zgodnie ze sposobem reprezentacji.
• Pracownik ZUS aktywował jej upoważnienie - Ada może teraz załatwiać różne sprawy stowarzyszenia za pomocą swojego profilu zaufanego.

PAMIĘTAJ!

Profil zaufany to nie potwierdzenie tożsamości (podpis) organizacji, ale potwierdzenie tożsamości danej osoby – dlatego organizacja nie może założyć na ePUAP profilu stowarzyszenia lub fundacji. Jeśli jednak ktoś z organizacji lub jej księgowa/księgowy ma swój profil na ePUAP to może go używać w imieniu organizacji, ale w przypadku ZUS konieczne jest złożenie jej upoważnienia do elektronicznego rozliczania organizacji w ZUS.