Publicystyka - ngo.pl

Powszechnie wiadomo, że za koszty statutowe można uważać te
koszty, które są związane z realizacją działań zgodnych z celami
zapisanymi w statucie danej organizacji. Koszty poniesione w
związku z działalnością organizacji, a niezakwalifikowane jako
statutowe można przyjąć jako koszty administracyjne. Podział na
koszty statutowe i administracyjne jest wyborem samej organizacji
(np. przyjętym uchwałą zarządu stowarzyszenia czy fundacji, jako
element polityki rachunkowości), powinien on być jednak jasny i
racjonalny. Zebrani starali się umieścić pojęcia kosztów
statutowych i administracyjnych w pewnych ramach.

Spotkanie poprowadził Joe Smoczyński z Kancelarii
„Baker-Tilly-Smoczynski ”, rozpoczynając od przedstawienia zasad
księgowości, których powinna przestrzegać każda organizacja.

Konieczność stosowania się do przepisów prawa nie jest jedynym
powodem, dla którego warto dbać o odpowiednią ewidencję dokumentów.
Dzięki temu finanse organizacji przedstawione są znacznie
przejrzyściej. Najważniejsza w procesie dokumentowania jest
księgowa /księgowy, osoba dobrze przygotowana od strony
merytorycznej i blisko współpracująca z organizacją. Zasada
kwalifikowania kosztów stanowi wewnętrzną politykę organizacji,
jednak zarówno zasady rachunkowości organizacji, jak i poszczególne
dokumenty powinny być czytelnie i przejrzyście opisane, tak, aby
nie budziły zastrzeżeń.

Prowadzący przedstawił sposób księgowania dokumentów oraz
monitorowania wpływów i wydatków w organizacji British Polish
Chamber of Commerce. Bardzo dokładna i przejrzysta metoda, z
zastosowaniem arkusza kalkulacyjnego, dawała czytelny obraz
finansowy tej organizacji.

Prostota i przystępność sprawozdania finansowego jest
podstawową, najważniejszą kwestią dla organizacji. Często zdarza
się, że księgowi opisują poszczególne elementy sprawozdania zbyt
krótko i za mało czytelnie. Dlatego w „Informacji dodatkowej do
sprawozdania finansowego” warto opisać wszystkie zasady dotyczące
przygotowania sprawozdania, tak aby było ono zrozumiałe dla osób
niezajmujących się na co dzień kwestiami finansowymi. W bilansie
należy zrobić jasny podział na aktywa i pasywa. Według prowadzącego
nie warto zapełniać miejsca niepotrzebnymi punktami, przy których
wpisuje się wartość „0”, np. informacją o braku gruntów.
Zgromadzeni zwrócili jednak uwagę na konieczność działania według
przyjętego wzoru, ministerstwa wymagają zaznaczenia tych właśnie -
wydawałoby się niepotrzebnych - informacji. Zdaniem eksperta jest
to działanie niepoparte żadnymi przepisami prawnymi, a postępując
według tych zasad uczymy się złych praktyk. Dobrym rozwiązaniem
jest połączenie sprawozdania finansowego z merytorycznym.
Odpowiednie opisanie zrealizowanych działań w poszczególnych
punktach „Informacji dodatkowej” i zrobienie jednego zamiast dwóch
dokumentów sprawi, że dane zrobią się bardziej klarowne i
łatwiejsze do odbioru dla każdego czytelnika.

Dobrze opisane dokumenty ułatwiają również pracę jednostkom
zewnętrznym, takim jak urząd skarbowy czy sponsorzy. Ci ostatni
często stawiają organizacjom wymagania, które nie są zrozumiałe,
jak np. podpisy na każdej stronie sprawozdania. Joe Smoczyński
wyjaśnił, iż ten przykładowy wymóg nie ma poparcia prawnego,
ponieważ tylko na kopiach wymagane jest potwierdzenie zgodności z
oryginałem.

Kwestią dyskusyjną jest także określenie kosztów
administracyjnych procentowo. Obecni na spotkaniu zgodzili się, iż
w zależności od organizacji, jest to trudne do zrobienia.

Problemem, który łączył wszystkich obecnych, były wątpliwości,
jak traktować takie koszty, jak opłaty za telefony czy zwroty
kosztów podróży członków zarządu. Zdania na ten temat były
podzielone. Według opinii Joe Smoczyńskiego działania te
kwalifikują się do kosztów administracyjnych, gdyż jest to element
zarządzania organizacją. Jednak w przypadku, gdy zarząd omawia
realizację projektu, koszt czasu poświęconego na to zagadnienie
powinien zostać wliczony do kosztów statutowych.

Kolejną sprawą, która wzbudziła duże emocje, były koszty obsługi
księgowej. Teoretycznie jest to koszt stały, bez którego
organizacja nie istnieje, dlatego wydawać by się mogło, że wpisać
go należy do kosztów administracyjnych. Z drugiej jednak z strony,
można próbować rozdzielić pracę księgowej na jej codzienne
czynności związane z samym funkcjonowaniem organizacji oraz te,
które musi wykonać w ramach jakiegoś projektu. Jednak takie
rozwiązanie również ma wady. Po pierwsze, trudno jest perfekcyjnie
rozdzielić czas pracy księgowej, a po drugie, z uwagi na dodatkowe
czynności koszt ten może wzrosnąć.

Po burzliwej dyskusji ekspert podsumował, że w ramach
istniejących przepisów organizacje mają pewną swobodę, tylko
księgowi są nieświadomi możliwości dostosowywania obowiązujących
wzorów do specyfiki organizacji.

Na koniec powrócono do dyskusji nad samym pojęciem kosztów
administracyjnych. Sama definicja zawarta w rozporządzeniu w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla fundacji i
stowarzyszeń nieprowadzących działalności gospodarczej jest
poprawna, obecne prawo pozwala na większą elastyczność w tym
zakresie, a stwierdzenia takie, jak np. „koszty ZUS-u płaconego
przez pracodawcę od wynagrodzeń należy zawsze wpisywać kosztów
administracyjnych” biorą się z nieumiejętności czytania
przepisów.

Koszty administracyjne są naturalną częścią bilansu, dlatego
unikanie ich nie ma sensu, może to nawet czasem świadczyć na
niekorzyść organizacji. Koszty statutowe nie mogłoby istnieć bez
kosztów administracyjnych, które im służą.