Publicystyka - ngo.pl

Ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe mówią o ogólnych zasadach księgowości, zaś polityka rachunkowości to konkretne reguły i praktyki przyjęte w organizacji do prowadzenia rachunkowości. Politykę rachunkowości opracowuje księgowy wspólnie z zarządem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji. Za politykę rachunkowości organizacji odpowiedzialność ponosi zarząd, który przyjmuje ten dokument na podstawie uchwały. Polityka rachunkowości musi uwzględniać specyfikę organizacji.

Zasady rachunkowości
Dobrze prowadzona księgowość powinna odzwierciedlać faktyczną sytuację finansową organizacji. Dlatego opracowując politykę rachunkowości należy kierować się następującymi zasadami:

• zasada istotności – w sprawozdaniu finansowym należy przedstawić informacje, które mają znaczenie przy ocenie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego organizacji; aby uzyskać takie informacje trzeba wyodrębnić wszystkie istotne operacje które finansowo opisują działalność organizacji;
• zasada kontynuacji działania – zakłada, że w dającej się przewidzieć przyszłości organizacja będzie nadal działać;
• zasada memoriału i współmierności – przychody i koszty należy ująć w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty, a w szczególności zachować ich współmierność, czyli odnosić się przede wszystkim do prowadzonych działań w danym okresie, z którymi to ściśle powiązane są przychody i koszty. Oznacza to, że w wyniku finansowym uwzględnia się daną operację niezależnie od tego, czy nastąpił faktyczny wydatek udokumentowany fakturą (rachunkiem), czy operacja została jedynie w sposób wiarygodny oszacowana; zgodnie z zasadą współmierności, w wyniku finansowym danego okresu ujmuje się te wszystkie koszty, które w sposób bezpośredni lub pośredni przyczyniły się do powstania przychodów tego okresu;
• zasada wiarygodności – zobowiązuje do rzetelnego przedstawienia obrazu organizacji poprzez sprawozdania jej sytuacji majątkowej i finansowej;
• zasada ostrożności – zobowiązuje do dokonywania realnej wyceny aktywów, a także pełnego uwzględnienia zobowiązań oraz zakłada uznanie przychodów za zrealizowane wówczas, jeśli przychody te są pewne, a kosztów – z chwilą ich poniesienia; głównym jej celem jest ograniczenie dowolnej wyceny aktywów i pasywów oraz właściwe i rzetelne odzwierciedlenie uzyskanych przychodów, poniesionych kosztów oraz związanego z nimi ryzyka gospodarczego; organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą odejść od tej zasady;
• zasada ciągłości – dotyczy niezmienności zastosowanych i raz przyjętych zasad wyceny aktywów i pasywów, klasyfikacji, prezentacji oraz metod zaliczania przychodów i rozliczenia kosztów; zasada ta uzupełniona została o warunek zapewnienia porównywalności informacji finansowych za kolejne lata obrotowe, tzn. że sprawozdania finansowe muszą pokazywać wynik za bieżący i poprzedni rok obrotowy; w kolejnych sprawozdaniach zawarte informacje muszą być ze sobą porównywalne;
• zasada indywidualnej wyceny – zobowiązuje do oddzielnej wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też strat i zysków nadzwyczajnych. Natomiast, zgodnie z zasadą istotności, można uznać za jeden składnik podobne rodzajem i przeznaczeniem różne składniki aktywów;
• zasada zakazu kompensaty – oznacza, że nie można kompensować ze sobą kosztów różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów. Zdarzenia jednego rodzaju, które można kompensować i wykazywać łącznie wynik to np. różnice kursowe, zbycie niefinansowych aktywów trwałych oraz zbycie inwestycji.

Elementy polityki rachunkowości
Opisane w polityce rachunkowości zasady finansowe określają m.in. plan kont, sposób obiegu, przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzowania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym itd. W szczególności powinny znaleźć się tam następujące informacje:

• jaki jest nasz rok obrotowy i jego okresy sprawozdawcze,
• podział kosztów na działalność programową i administracyjną,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz kont księgi głównej oraz ewidencji analitycznej czyli plan kont),
• zasady amortyzacji,
• metody prowadzenia ewidencji zapasów,
• zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
• dokumentowanie operacji dowodami księgowymi,
• sposób inwentaryzacji,
• opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów,
• archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych i dokumentów osobom trzecim.

W dokumencie tym powinna zostać wyznaczona także osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione.

Wybrane elementy polityki rachunkowości
Rok obrotowy – okres rozliczeniowy, najczęściej jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. W organizacji rok obrotowy zależy od charakteru działalności (np. w organizacji edukacyjnej może być powiązany z rokiem szkolnym) i określa go statut.

Okres sprawozdawczy – okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe przewidziane w ustawie lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Najczęściej jest to rok obrotowy. Stąd w polityce rachunkowości powinien znaleźć się zapis, że bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa są sporządzane na koniec roku obrotowego według stanu na dzień bilansowy (tj. ostatni dzień roku).
Bardziej szczegółowe (krótsze) okresy sprawozdawcze także ustala organizacja, uwzględniając specyfikę działania, przyjęty sposób rozliczania się z grantodawcami i z urzędem skarbowym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

Podział kosztów na działalność programową i administracyjną - nie ma jednej definicji kosztów programowych, jednak każda organizacja musi przyjąć swoje zasady kwalifikacji tych kosztów wynikające ze specyfiki działalności. Zwyczajowo za koszty programowe przyjmuje się koszty związane bezpośrednio z prowadzeniem programu (np. w przypadku projektu szkoleń będą to honoraria trenerów, wyżywienie i noclegi uczestników szkolenia), a za koszty administracyjne pozostałe (np. koszty usług telefonicznych, internetu, czynszu, itd.) nie związane bezpośrednio z prowadzonymi działaniami a z ogólną obsługą działalności organizacji (np. z obsługą rozliczeń podatkowych). Przyjęte zasady kwalifikacji tych kosztów powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Dowody źródłowe – w polityce rachunkowości należy określić rodzaj dowodów księgowych przyjmowanych do ewidencji, m.in.:

• dowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów np. faktury, rachunki;
• dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez organizacje i przekazywane w oryginale kontrahentowi np. faktury wystawiane przez organizację, noty księgowe, rachunki;
• dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zaliczki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW MM), dokumenty obrotu środków trwałych (OT, PT, LT);
• dowody zbiorcze – np. raport kasowy.

Inwentaryzacja – każda organizacja powinna sporządzać na koniec roku obrotowego inwentaryzację kasy, banku, rozrachunków. Zasady inwentaryzacji majątku organizacji mogą być spisane w oddzielnej instrukcji, stanowiącej załącznik do polityki rachunkowości, muszą określać m.in.: kompetencje osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji, terminy i metody inwentaryzacji, informacje dotyczące arkuszy spisowych, harmonogram i terminy spisu z natury, sposób przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Archiwizacja dokumentów księgowych
W polityce rachunkowości opisuje się również sprawy związane z archiwizacją dokumentów księgowych oraz zapewnieniem należytej ochrony dokumentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych. Powinna się więc tu znaleźć informacja o systemie komputerowym, z którego korzysta organizacja lub o innej metodzie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Musi się tu też znaleźć informacja, w jaki sposób dane księgowe są chronione przed uszkodzeniem zbiorów (zasady archiwizacji zbiorów danych), a także jak dane są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych (np. hasła zabezpieczające dla poszczególnych użytkowników w przypadku systemu komputerowego).

Tekst opracowany na podstawie poradnika „Rachunkowość organizacji pozarządowej w praktyce” Jacka Palucha (wydawnictwo Wiedza i Praktyka) oraz broszury „Podstawy zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej” Teresy Zagrodzkiej i Tomasza Bruskiego. Konsultacja: Teresa Zagrodzka, Krzysztof Śliwiński.