Publicystyka - ngo.pl

Wśród nich znalazło się zalecenie, aby komunikowanie było jasne i przejrzyste, w języku zrozumiałym dla obywateli, aby reagowano na informacje zwrotne od obywateli oraz aby zmniejszano przeszkody w dostępie do dokumentów administracyjnych.  Sama administracja jest zresztą tej potrzeby świadoma. W przygotowanym we wrześniu 2008 dokumencie Koncepcja good governance - refleksje do dyskusji  mówi się o zasadach, które powinny kształtować proces sprawowania władzy. Jedna z tych zasad to otwartość, polegająca na jak najszerszym dostępie do informacji publicznej oraz informacji nt. działań planowanych, wyników podjętych inicjatyw (przede wszystkim rządu i administracji).

Zasady może to i oczywiste, jednak praktyka nie zawsze nadąża za deklaracjami. Od czego jednak jesteśmy my obywatelki i obywatele? Nasze Stowarzyszenie pomyślało no chyba od tego, żeby pokazać czego oczekujemy od władzy. Bez nas żadna zmiana się nie odbędzie. Pokażmy czego byśmy chcieli, a wtedy administracja będzie mogła odpowiedzieć na realnie istniejącą potrzebę informacyjną.  Przy okazji przećwiczymy zasady dobrej współpracy. Nic tak nie uczy jak doświadczenie, i nic nie zbliża tak, jak wspólne doświadczenie.

Nasz ćwiczebny przypadek został pieczołowicie wybrany. Postanowiliśmy spróbować współpracy dotyczącej informowania od Planu działania na 2009 roku w zakresie Priorytetu V Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nazwa priorytetu jest  wszak symboliczna. Jaka? Otóż dobre rządzenie właśnie. Mieliśmy jeden jeszcze powód aby wybrać właśnie ten przypadek, bowiem wraz z Fundacją im. Stefana Batorego wypowiedzieliśmy się we wrześniu na temat zawartości jednego z działań, dotyczącego strażnictwa. Czuliśmy się trochę nieswojo z powodu tego, że możliwość minikonsultacji została ograniczona do naszego wąskiego grona - a potrzebna była szybka reakcja na prośbę członków Grupy roboczej ds. dobrego rządzenia. Nie jesteśmy jedynymi podmiotami, które mają wiedzę w zakresie strażnictwa. Uznaliśmy zatem, że trzeba doprowadzić do większej przejrzystości i zrozumiałości całego procesu tworzenia Planu działania na 2009 rok.  Wprawdzie przygotowujące dokumenty Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej nie ma obowiązku prowadzenie szerokich konsultacji przy tworzeniu koncepcji, jednak jawność całego procesu tworzenia dokumentu ma kluczowe znaczenie dla jego jakości. System przewiduje konsultowanie go przez grupy robocze - mamy w nich swoich przedstawicieli. Nie bardzo wiadomo jednak co? kto? i kiedy? robi. Jak mamy przekazać nasze uwagi, jeśli nie wiemy kiedy i do czego? Czy informowanie o wszystkich ruchach powinno należeć do działających społecznie przedstawicieli w grupach roboczych, czy do organizatorów całego procesu – administracji, dysponującej odpowiednimi środkami.  Konkretnie chodziłoby o informowanie jakie są planowane terminy spotkań grup roboczych, spotkań Komitetu Monitorującego, jakie są porządki obrad i jakie dokumenty będą przedmiotem obrad. Wszelka informacja jaka do nas dociera pochodzi od Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych (OFOP).  Naszym zdaniem, nie zwalnia to administracji z jej obowiązków. Zwłaszcza, że finansowanie działań informacyjnych OFOP zapewniło dwóch prywatnych donorów – Fundacja im. Stefana Batorego i Polsko-Amerykańska Fundacja Wolności.

Co się dzieje z pieniędzmi z Priorytetu X Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przeznaczonymi na  komunikowanie? O planach co do jego wydatkowania dowiadujemy się ze strony internetowej. Niestety nie znajdziemy tam informacji, czy zostały przyjęte i w jakiej formie. Pewnie gdzieś to jest napisane – ale czy naprawdę musimy przekopać setki stron, aby dotrzeć do informacji, która od kogoś zorientowanego w sprawie wymaga sporządzenia krótkiej notatki. Co ważne, sporządzenie takiej notatki, z naszego punktu widzenia jest obowiązkiem administracji wynikającym z posiadania przez nią informacji i z oczywistej roli służebnej jaką urzędnicy pełnią w dobrym państwie.

Wyraźnie widać, że przejrzyste informowanie jest jednym z najtrudniejszych zadań, jakie stoją przed urzędami. W Polsce jest w tej kwestii znikoma ilość doświadczeń, a i w bardziej rozwiniętych demokracjach sprawa wciąż jest omawiana. Wymaga bowiem wyobrażenia sobie jakie są potrzeby informacyjne, czego nie wiadomo, co jest niezrozumiałe. Jednocześnie chodzi o to, żeby przekaz był prosty, ale nie uproszczony. Dlatego, po zapoznaniu się z broszurami OFOPu i obejrzeniu stron rządowych, postanowiliśmy wszystkie swoje wątpliwości wyjaśnić u źródła. A żeby informacja nie została tylko w naszym posiadaniu zasugerowaliśmy administracji co należałoby zrobić na początek, abyśmy wszyscy mieli większe zaufanie do tego, co się dzieje.

Zaczęliśmy od Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które przesłało nam Plan działania na 2009 rok w posiadanej wersji i odesłało nas do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszy Społecznego, jako przygotowującego wkład do interesującego nas działania. Odczekaliśmy kilka tygodni żeby w dokumencie pojawiły się jakieś zmiany. Na początku listopada złożyliśmy kolejny wniosek o informację publiczną dotyczący aktualnej wersji Planu działania na 2009 rok. Jednocześnie złożyliśmy wniosek, tym razem nie o informację publiczną, a zgodny z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, do Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszy Społecznego w MPiPS o podanie do publicznej wiadomości dokumentu o nazwie Plan działania na rok 2009. Program Operacyjny Kapitał Ludzki dla działania 5.4 oraz opisania procedury jego powstawania.  

Dla pewności, że nasze intencje zostaną dobrze zrozumiane poinformowaliśmy, że wnioskujemy o podjęcie działania, które stanowiłoby dobrą praktykę, zdajemy sobie bowiem sprawę, że nie jest to wymóg prawa. Dlaczego warto wprowadzać taką dobrą praktykę? Naszym zdaniem dzięki niej potencjalni wnioskodawcy odpowiednio wcześnie dowiadują się o kierunku działań – nawet jeśli zmieniają się one w ostatecznej wersji, wiadomo przynajmniej jakie konkursy czy działania systemowe planowane są w kolejnym roku. Stanowi to bardzo istotną informację dla wielu organizacji pozarządowych. Zwiększa się także kontrola społeczna nad całym procesem - jeżeli do dokumentów wnoszone są jakieś zmiany, można pytać, jakie były podstawy wprowadzenia konkretnych zapisów oraz kiedy one powstawały. Podaliśmy również przytoczony już argument, iż potencjalni wnioskodawcy mogą zwracać się do swoich przedstawicieli w Komitetach Monitorujących z konkretnymi sugestiami (tu się myliliśmy – teraz już wiemy, że należałoby raczej zwracać się do przedstawicieli w grupach roboczych). Czasami może się okazać, że zauważone zostaną sprawy stanowiące poważne zagrożenie dla późniejszych etapów – tworzenia dokumentacji konkursowej i wdrażania.

Odpowiedzi na oba nasze wnioski dostaliśmy w terminie – to na pewno dobry znak, że administracja przestrzega prawa. Dzięki temu pozyskaliśmy informacje publiczną, którą udostępniliśmy na stronie poświęconej strażnctwu .  Jeśli jednak chodzi o nasze sugestie dotyczące dobrej praktyki, którą administracja miała szansę wprowadzić, to okazało się, że niestety jest ona niezasadna. Dokument bowiem dynamicznie się zmienia. Hmmm.. między dwoma wersjami dokumentu, które były nam znane przerwa trwała dwa i pół miesiąca. Poza tym przekazanie nie wygląda tak, jak w większości organizacji pozarządowych - z ręki do ręki, tylko droga jest bardzo oficjalna – pismo z jednego ministerstwa wraz z właściwym dokumentem jest przekazywane do drugiego. Czy powieszenie na stronie co dwa miesiące jednego dokumentu rzeczywiście przekracza możliwości logistyczne polskiej administracji? Czy nie można napisać wyjaśnienia, że to jest wersja przekazana wtedy i wtedy, od tego podmiotu do tego? Czy nie można napisać jaki jest przewidywany termin podjęcia decyzji w sprawie? Czy nie można napisać, jak wygląda proces decyzyjny i że nie należy traktować dokumentu jako ostatecznego? Jak wynika z Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki procedura ta może oczywiście przyspieszyć, ale to wszystko można przecież wyjaśnić.

Dopełnieniem przejrzystości procesu decyzyjnego w sprawie Planu działania na 2009 rok jest zdanie proces tworzenia niniejszego dokumentu odbywa się w sposób jawny, przede wszystkim przez konsultacje z przedstawicielami trzeciego sektora w Radzie Działalności Pożytku Publicznego oraz w Grupie ds. dobrego rządzenia. Kolejne hmmm… ciekawe ile organizacji wie o tym, że w ogóle odbywają się takie konsultacje? A kto wie, że na proces konsultacji można było wpływać przez Radę Działalności Pożytku Publicznego? Nie jest to napisane w dokumencie, na który powołuje się Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego zatytułowanym Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki . To dobrze, że głos zabrała Rada, bo powinna móc wpływać na strategiczne kwestie, ale na pewno nie można powiedzieć, że proces jest jawny. Ktoś bowiem musi najpierw ujawnić, że coś się dzieje. Kto to ma być? Na jakiej stronie ma się ta informacja pojawić? Czy nie przypadkiem na stronie podmiotu, który jest odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu? Jeszcze raz to podkreślę – dysponującego środkami technicznymi! W naszym wniosku poprosiliśmy także o opisanie procedury powstawania Planu działania na 2009 rok. Tu powstało dość zaskakujące nieporozumienie, które pokazuje jak bardzo nie rozumiemy się tej próbie dialogowania. W kontekście całego naszego wniosku o ujawnienie informacji dotyczących procesu powstawania Planu działania na 2009 rok, wydaje się nam oczywiste, że chodzi o to, co będzie w przyszłości, bo to daje nam możliwość zabranie głosu w odpowiednim czasie. Tymczasem nasze działania zostały potraktowane jako czysto kontrolne i otrzymaliśmy szczegółowe i pieczołowicie przygotowane sprawozdanie z dotychczasowych prac konsultacyjnych. Rzeczywiście przydało się do napisania tego tekstu – z niego bowiem dowiadujemy się, że obecna wersja Planu jest już czwartą. Nadal jednak nie wiemy co nas czeka. A o tym piszemy w całym naszym wniosku.

Na pocieszenie dowiadujemy się z pisma, że wprawdzie udostępnienie dokumentu na stronie jest niezasadne, ale dokument może być każdorazowo udostępniony na wniosek zainteresowanych. To dobrze, że podmiot publiczny przestrzega prawa. Nie dziwi jednak w tym kontekście, że wskaźniki efektywności pracy Polaków są tak niskie. Załóżmy bowiem, że 200 organizacji złoży wnioski o informacje publiczną w sprawie Planu działania na 2009 rok. Jeśli nie złożą go mejlem – a ten nie daje gwarancji, że wniosek dotarł do adresata, to 200 osób poświęci swój czas na napisanie  i wydrukowanie wniosku. Razem z wysłaniem zajmie to średnio około 30 minut na osobę. W Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej dokument zostanie wpisany 200 razy do księgi kancelaryjnej i przeczytany przez osobę rozdzielającą korespondencję 200 razy, następnie 200 razy zostanie wydrukowana odpowiedź. Jeśli wnioskodawca zażyczy sobie wersję papierową dokumentów, to jeszcze wykonana zostanie kopia kilkudziesięciu stron. Oszczędnie licząc każdy wniosek to kolejne 30 minut pracy urzędników. Razem straciliśmy na te czynności około 200 godzin roboczych. Doliczamy do tego koszty papieru – co najmniej 400 stron, ale zapewne znacznie więcej. I wszystko to z naszych podatków – wydanych na przekazanie dokumentu, który niedługo się może zmienić. Czy nie łatwiej i oszczędniej powiesić go na stronie?  My uznaliśmy, że tak i wykonaliśmy pracę administracji oszczędzając nasze wspólne pieniądze podając dokument do publicznej wiadomości na stronie  www.watchdog.org.pl .  Nie uważamy jednak, że jest to właściwy sposób postępowania w tej i podobnych sprawach.

Czym zatem jest dobre rządzenie? Na pewno czymś więcej niż przestrzeganiem prawa. Wymaga ono pozytywnego nastawienia i chęci zrozumienia decydentów przez obywateli i na odwrót. Wymaga kompetencji od obywateli, ale też obniżenia strachu administracji przez zamieszaniem jakie mogą obywatele wprowadzić. W procesie budowania polityki jawności ważne jest kiedy pojawia sie informacja.  Jeśli jest to odpowiednio wcześniej, na etapie planowania, administracja ma szansę na wprowadzenia poprawek. Jeśli zaś po fakcie dowiadujemy się o tym, że zostały przyjęte absurdalne założenia w dokumentach strategicznych, na których opierają się kolejne dokumenty, to wszyscy tracimy. Przykładem może być tutaj warunek przyjęty w pierwotnej znanej nam wersji Planu działania na 2009 rok dotyczący strażnictwa . Udało się go zmienić dzięki interwencji Fundacji im. Stefana Batorego i naszego Stowarzyszenia. Założono bowiem, że organizacje muszą mieć działalność strażniczą w celach statutowych. Konia z rzędem jednak temu, kto wie co za taki cel zostałoby uznane na etapie sprawdzania wniosków pod względem formalnym. Mało która organizacja ma wprost działalność strażniczą zapisaną w statucie, bo nie istnieje taka potrzeba. Kto ma sygnalizować, że to absurdalny zapis skoro nie wiadomo jak wyglądają dokumenty? Czy jest możliwe, że wnioski strażnicze odrzucane byłyby z powodu formalnego, którego nikt nie umie zweryfikować? Jak wskazuje doświadczenie w innych konkursach - wszelkie niejasności działają na niekorzyść wnioskodawców. Zatem bardzo możliwa jest niestety  sytuacja, gdy to organizacje poniosłyby konsekwencje braku jawności w procesie przygotowywania dokumentacji. Możliwości naprawy tego typu błędów są również wątpliwe, ze względu na to, że w istniejącej procedurze odwoławczej zachowuje się znikomy procent środków na wnioski z odwołania.

Zostawiamy nas wszystkich z tym pytaniem i proponujemy zapoznanie się z dokumentem udostępnionym przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Niestety nie wiemy co się z nim teraz będzie działo. Jest to z ogólnie napisane w dokumencie Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Na stronie 6 i 7 znajdujemy procedurę przekazywania dokumentu i uzgadniania jego kolejnych wersji. Ta, o której mówimy jest czwartą z kolei. Jednak z Zasad wynika, że Plan powinien już zostać przyjęty, ponieważ Komitet Monitorujący miał się spotkać do 30 listopada. Na stronie, na której znajdują się informacje o Komitecie nie widzimy relacji w tej sprawie. Nie mówię już o tym, że liczylibyśmy na zapowiedź spotkania. To może jeszcze się ono nie odbyło? Jeśli tak, to jaka będzie kolejna wersja dokumentu? Chyba trzeba złożyć wniosek o informację publiczną – ale kiedy? Zasady mówią, że procedurę można przyspieszać. No tak, już się zgubiliśmy … – mamy nadzieję, że nie o to chodziło administracji i że jednak uda nam się kiedyś ustalić jak powinien wyglądać sposób wymiany informacji. Może to i dodatkowy obowiązek, ale zaufanie społeczne do podejmowanych decyzji znacznie wzrasta, a informowanie on-line znacznie obniża ilość procedur administracyjnych, które trzeba wykonać i ostatecznie dochodzi do oszczędności czasu. Najpierw jednak trzeba popracować nad przygotowaniem pomysłu na informowanie i nauczyć ludzi, że przekazywane informacje są wiarygodne i aktualne. Mamy nadzieję, że uda się wdrożyć te zasady jeszcze przed 2013 rokiem, czego życzymy nam wszystkim.