Przy realizacji każdego projektu, który dostał dofinansowanie w ramach POKL wymagane jest stosowanie się do wymogów sprawozdawczości. Każdy wniosek o płatność powinien odzwierciedlać zarówno postęp rzeczowy, jaki i finansowy na danym etapie realizacji projektu. Beneficjent jest zobowiązany według zapisów umowy wypełniać i przekazywać do instytucji wdrażającej wraz z wnioskami o płatność zestawienia danych o uczestnikach projektu.
To zestawienie to właśnie formularz PEFS 2007, czyli skrót od: Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL.
PEFS 2007 jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów dofinansowanych z EFS poprzez zbieranie danych od osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach PO KL.
Podstawowym celem jest spełnienie wymogów Komisji Europejskiej, których ze względu na specyfikę EFS nie uwzględniono w Krajowym Systemie Informatycznym (KSI SIMIK 2007 – 2013). Dane, które są gromadzone w formularzu umożliwiają potem w dotarciu do uczestników projektu, aby przeprowadzić badania ewaluacyjne. Dotyczy to ankietowania losowo wybranej grupy uczestników projektów 6 miesięcy po zakończeniu ich udziału w projekcie. Dlatego też każdy uczestnik projektu jest zobowiązany do udzielenia pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych do monitoringu i ewaluacji POKL. Niezwykle ważne jest, aby uczestnik otrzymał wyczerpującą informację od beneficjenta w jakim celu oświadczenie będzie wykorzystywane. Wsparcie w ramach projektu może otrzymać tylko taka osoba, która udzieli zgody na przetwarzanie danych.
Formularz PEFS 2007 umożliwi w przyszłości w dotarciu do uczestnika projektu (osoby i instytucji) i sprawdzeniu, czy przede wszystkim takie wsparcie zostało udzielone. Pozwoli również na przeprowadzenie badań ewaluacyjnych w zakresie efektywności wsparcia. Wyniki takich badań pozwolą sprawdzić, czy wsparcie w ramach projektu było skuteczne, trwałe i adekwatne. Dzięki nim na przyszłość będzie możliwe wybranie takich projektów, po których są trwałe i skuteczne rezultaty.
Sam formularz PEFS 2007 to plik formatu MS Excel, Ze względu na bezpieczeństwo danych osobowych jego działanie w dużej mierze opiera się na makrach. Wypełnia go każdy projektodawca PO KL a przesyła składając wniosek o płatność. Niedopuszczalne jest przesyłanie formularza pocztą elektroniczną oraz przekazywania uprawnień i haseł osobom nieupoważnionym. PEFS 2007 powinien być dostarczony na płycie CD lub innym nośniku danych do właściwej instytucji osobiście lub pocztą za potwierdzeniem odbioru. Dane powinny być skompresowane do jednego z formatu ZIP, TAR, GZ lub RAR oraz zabezpieczone hasłem (np. z wykorzystaniem programu Win RAR lub 7-Zip). Hasło powinno się znajdować w osobnej kopercie niż sam formularz.
Formularz, który składany jest przez projektodawcę powinien zawierać dane tylko o tych uczestnikach, którzy zakończyli udział w projekcie w okresie, za który składany jest wniosek beneficjenta o płatność (np. skończył się cykl szkoleń, którym byli objęci lub przerwali udział w projekcie). Nie jest wymagane, aby formularz był wypełniany w projektach informacyjno- promocyjnych i badawczych.
Nie są zbierane tzw. dane wrażliwe jak np. stopień niepełnosprawności, pochodzenie rasowe, etniczne, wyznanie religijne, stan zdrowia. Warto zauważyć, że zbierane są dane nieletnich uczestników projektu. W przypadku osób, które rozpoczęły edukację na poziomie gimnazjalnym i/lub ukończyły 12 rok życia, to zgodę na przetwarzanie danych musi być podpisana przez przedstawiciela ustawowego, czyli rodzica bądź opiekuna osoby bezpośrednio objętej wsparciem. Zbierane są również dane liczbowe dotyczące liczby dzieci w wieku przedszkolnym (od 3 do 5 lat), które zostały objęte wsparciem w ramach PO KL, w tym przypadku jednak nie są zbierane dane osobowe. Podobnie jest z osobami niepełnosprawnymi – w formularzu znajduje się pole, w którym projektodawca będzie zobowiązany wskazać liczbę osób niepełnosprawnych biorących udział w projekcie, jednak bez konkretnego przyporządkowania tej zmiennej do poszczególnych osób otrzymujących wsparcie.
Dane, jakie uczestnik powinien podać to m.in. imię i nazwisko, PESEL, miejsce zamieszkania, płeć, dane kontaktowe, wykształcenie, dane dotyczące aktywności zawodowej. Osoba oświadcza również, czy sprawuje opiekę nad dzieckiem do lat 7. Instytucja podaje m.in. nazwę, NIP i REGON, adres, dane kontaktowe, typ instytucji, a także osoby, które zgłasza do udziału w projekcie.
W świetle nieustannego pozyskiwania danych w celach marketingowych przez firmy i instytucje, warto wiedzieć po co uczestnik powinien wypełnić oświadczenie. Będziemy mogli jasno i skutecznie rozwiać wszelkie wątpliwości osoby, w jakim celu są pozyskiwane jego dane.
Źródło: Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych