Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Dwa różne punkty widzenia: projektodawca i sponsor. Ewa Gałka z Centrum PISOP: Mam doświadczenie z obu stron „barykady”… Przedstawiam więc subiektywne podsumowanie procesu oceny. Zachęcam także działaczy organizacji pozarządowych do przeanalizowania sugestii i uwzględnienia ich w kolejnych swoich projektach.
Czy organizacje uczą się na błędach?
W napięciu oczekujemy wyników konkursu projektów w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich 2012. Ofert realizacji projektów spłynęło sporo, około 4 tysięcy. Jest więc duża konkurencja. Sięgnęłam do historii. W 2011 roku w ramach Priorytetu 1. dofinansowanie otrzymało prawie 12% złożonych wniosków, w Priorytecie 2. - choć wnioski zwykle są najwyższej jakości, na liście rankingowej znalazło się prawie 22% oferentów, 10% zaproponowanych przedsięwzięć uzyskało wsparcie finansowe w ramach Priorytetu 3. a w ramach Priorytetu 4. swoje działania mogło zrealizować aż 24% aplikujących NGO. Choć wiele propozycji realizacji zadań zostało odrzuconych, wydaje się, że organizacje nie zapoznały się z zapisami kart oceny projektów, bo wiele zeszłorocznych błędów powiela się i w tym roku.
W napięciu oczekujemy wyników konkursu projektów w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich 2012. Ofert realizacji projektów spłynęło sporo, około 4 tysięcy. Jest więc duża konkurencja. Sięgnęłam do historii. W 2011 roku w ramach Priorytetu 1. dofinansowanie otrzymało prawie 12% złożonych wniosków, w Priorytecie 2. - choć wnioski zwykle są najwyższej jakości, na liście rankingowej znalazło się prawie 22% oferentów, 10% zaproponowanych przedsięwzięć uzyskało wsparcie finansowe w ramach Priorytetu 3. a w ramach Priorytetu 4. swoje działania mogło zrealizować aż 24% aplikujących NGO. Choć wiele propozycji realizacji zadań zostało odrzuconych, wydaje się, że organizacje nie zapoznały się z zapisami kart oceny projektów, bo wiele zeszłorocznych błędów powiela się i w tym roku.
Długa… krótka charakterystyka planowanego zadania
Analizę błędów warto zacząć od początku, czyli od krótkiej charakterystyki planowanych rozwiązań. Opisy te, wbrew instrukcji wypełniania Oferty, zawierały często… bardzo długie opisy! Zwykle większość informacji była tam też zbędna! Czasem zdarzały się opisy historii funkcjonowania organizacji, często skopiowane opisy działań, czyli powtórka z kolejnego elementu wniosku czy też inne refleksje projektodawcy, generalnie zbędne. Co więc powinno się znaleźć w tym elemencie? Po pierwsze - problem, na który odpowiadamy, po drugie - cele i wskazanie grup docelowych i po trzecie - główna planowana zmiana, rezultat. A to wszystko zwięźle tak, by zachęcić do bliższego przyjrzenia się opisowi.
Analizę błędów warto zacząć od początku, czyli od krótkiej charakterystyki planowanych rozwiązań. Opisy te, wbrew instrukcji wypełniania Oferty, zawierały często… bardzo długie opisy! Zwykle większość informacji była tam też zbędna! Czasem zdarzały się opisy historii funkcjonowania organizacji, często skopiowane opisy działań, czyli powtórka z kolejnego elementu wniosku czy też inne refleksje projektodawcy, generalnie zbędne. Co więc powinno się znaleźć w tym elemencie? Po pierwsze - problem, na który odpowiadamy, po drugie - cele i wskazanie grup docelowych i po trzecie - główna planowana zmiana, rezultat. A to wszystko zwięźle tak, by zachęcić do bliższego przyjrzenia się opisowi.
Bo ja wiem najlepiej, czyli niepoprawny styl uzasadnień
Kolejnym elementem i jednocześnie w 80% niepoprawnie przygotowanym jest uzasadnienie potrzeby realizacji. Błędów tego elementu, który zasadniczo jest kluczowy, bo przecież po to chcemy realizować poszczególne działania, by odpowiedzieć na zauważalne i zidentyfikowane potrzeby lub problemy - nie sposób zapewne wszystkich wymienić. Najczęstsze to: brak lub nieliczne dane na temat skali potrzeb/problemów, brak lub niepełna analiza przyczyn i skutków, a wreszcie bazowanie tylko i wyłącznie na swoim doświadczeniu. Mam oczywiście świadomość, że organizacje znają oczekiwania swoich beneficjentów, ale nie mam pewności i pewnie sami wnioskodawcy jej nie mają, czy i na ile zaproponowane rozwiązania będą dostosowane do potrzeb potencjalnych uczestników - dopóki tych osób o to nie spytamy. To takie proste, a takie ważne! Na przyszłość więc proponuję zapamiętać, że uzasadnieniem winny być fakty obiektywne i pozyskane od potencjalnych beneficjentów. Fakty te muszą potwierdzać opisywane przez nas informacje: problem, jego przyczyny i skutki. Obiektywnie!
Kolejnym elementem i jednocześnie w 80% niepoprawnie przygotowanym jest uzasadnienie potrzeby realizacji. Błędów tego elementu, który zasadniczo jest kluczowy, bo przecież po to chcemy realizować poszczególne działania, by odpowiedzieć na zauważalne i zidentyfikowane potrzeby lub problemy - nie sposób zapewne wszystkich wymienić. Najczęstsze to: brak lub nieliczne dane na temat skali potrzeb/problemów, brak lub niepełna analiza przyczyn i skutków, a wreszcie bazowanie tylko i wyłącznie na swoim doświadczeniu. Mam oczywiście świadomość, że organizacje znają oczekiwania swoich beneficjentów, ale nie mam pewności i pewnie sami wnioskodawcy jej nie mają, czy i na ile zaproponowane rozwiązania będą dostosowane do potrzeb potencjalnych uczestników - dopóki tych osób o to nie spytamy. To takie proste, a takie ważne! Na przyszłość więc proponuję zapamiętać, że uzasadnieniem winny być fakty obiektywne i pozyskane od potencjalnych beneficjentów. Fakty te muszą potwierdzać opisywane przez nas informacje: problem, jego przyczyny i skutki. Obiektywnie!
Po co w ogóle mamy realizować projekty, czyli słabe rezultaty
Zastanawiam się, czy działacze organizacji zadają sobie czasem pytanie: po co my działamy? Wydaje mi się, że duża część niestety nie. To zła wizytówka naszych działań. Skąd to wiem? Moje przypuszczenia biorą się z oceny rezultatów planowanych do osiągnięcia. Jest ich często mało, np. dwa, są produktami, np. wydrukowanie ulotek / zorganizowanie spotkań, nie są oparte na jakości, a na ilości, czy wreszcie nie dają szansy na trwałość planowanych zmian. Tymczasem projekty realizujemy po to, by wprowadzać zmiany społeczne w odpowiedzi na zidentyfikowane potrzeby i problemy. Powinny one opierać się na jakości, bo wtedy jest szansa na faktyczne zmniejszenie problemu, winny uwzględniać trwałość tych zmian, by problem nie powrócił, winno być ich wreszcie jak najwięcej - bo wtedy projekt warto dofinansować. Po prostu. Wprowadza on bowiem wiele zmian. Kolejna rzecz dotyczy tego, by odpowiadały one na faktyczne, zidentyfikowane w Ofercie potrzeby! Nie jest to proste, ale potrzebne.
Zastanawiam się, czy działacze organizacji zadają sobie czasem pytanie: po co my działamy? Wydaje mi się, że duża część niestety nie. To zła wizytówka naszych działań. Skąd to wiem? Moje przypuszczenia biorą się z oceny rezultatów planowanych do osiągnięcia. Jest ich często mało, np. dwa, są produktami, np. wydrukowanie ulotek / zorganizowanie spotkań, nie są oparte na jakości, a na ilości, czy wreszcie nie dają szansy na trwałość planowanych zmian. Tymczasem projekty realizujemy po to, by wprowadzać zmiany społeczne w odpowiedzi na zidentyfikowane potrzeby i problemy. Powinny one opierać się na jakości, bo wtedy jest szansa na faktyczne zmniejszenie problemu, winny uwzględniać trwałość tych zmian, by problem nie powrócił, winno być ich wreszcie jak najwięcej - bo wtedy projekt warto dofinansować. Po prostu. Wprowadza on bowiem wiele zmian. Kolejna rzecz dotyczy tego, by odpowiadały one na faktyczne, zidentyfikowane w Ofercie potrzeby! Nie jest to proste, ale potrzebne.
Są też powody do zadowolenia, o dziwo w ramach budżetów
Nie wiem, czy to jest kwestia dopracowania Generatora Ofert, który ułatwiał tworzenie kosztorysów w tegorocznym konkursie czy też większej uwagi wnioskodawców. Jedno jest pewne: kosztorysy były znacznie lepiej przygotowane. Mniej ocenianych przeze mnie ofert miało przekroczone limity, stawki były zwykle rynkowe, a koszty jednostkowe szczegółowe i uzasadnione działaniami. Brawo!
Nie wiem, czy to jest kwestia dopracowania Generatora Ofert, który ułatwiał tworzenie kosztorysów w tegorocznym konkursie czy też większej uwagi wnioskodawców. Jedno jest pewne: kosztorysy były znacznie lepiej przygotowane. Mniej ocenianych przeze mnie ofert miało przekroczone limity, stawki były zwykle rynkowe, a koszty jednostkowe szczegółowe i uzasadnione działaniami. Brawo!
Możemy czy nie możemy realizować danych działań, czyli statut na straży
Ważnym elementem do weryfikacji jest statut. Często niestety jest to dokument, który traktujemy jako opracowany raz na zawsze. Tymczasem ludzie i otoczenie, które wspieramy - zmieniają się. Nasze cele też czasem się zmieniają, ale niestety zdarza się, że tylko w naszym myśleniu, nie zaś w dokumentach. Trzeba więc zweryfikować, czy to, co chcemy robić, mieści się w celach statutowych. Inaczej musimy liczyć się z odrzuceniem ciekawego, wręcz innowacyjnego nawet przedsięwzięcia. Takie są zasady i już! Oczywiście, jeśli nie chcemy podzielić losu odrzuconych z tego powodu Ofert.
Ważnym elementem do weryfikacji jest statut. Często niestety jest to dokument, który traktujemy jako opracowany raz na zawsze. Tymczasem ludzie i otoczenie, które wspieramy - zmieniają się. Nasze cele też czasem się zmieniają, ale niestety zdarza się, że tylko w naszym myśleniu, nie zaś w dokumentach. Trzeba więc zweryfikować, czy to, co chcemy robić, mieści się w celach statutowych. Inaczej musimy liczyć się z odrzuceniem ciekawego, wręcz innowacyjnego nawet przedsięwzięcia. Takie są zasady i już! Oczywiście, jeśli nie chcemy podzielić losu odrzuconych z tego powodu Ofert.
Jakie jeszcze błędy zdarzały się we wnioskach?
Wśród niewspomnianych wyżej uchybień należałoby wymienić nieprecyzyjny cel, niedający się zmierzyć i/lub niespójny z opisanymi potrzebami, mały nacisk na analizę i przeciwdziałanie ryzyku, np. niezrekrutowania grupy lub rezygnacji z udziału w trakcie realizacji poszczególnych etapów czy też niespójność rezultatów z planowanymi działaniami. Oczywiście trudno generalizować błędy, bo przecież każdy projekt to ważny wycinek życia społecznego, to odpowiedź na istotne deficyty i luki. Istotą konkursów jest jednak wybór najlepiej zaplanowanych przedsięwzięć, bo takie w większym stopniu gwarantują, że wyłożone na ich realizację publiczne środki zostaną wykorzystane skutecznie i efektywnie. Taka jest rzeczywistość. Dla tych osób, które czasem już bezsilnie patrzą na swoje opisy projektu i nie są w stanie zauważyć błędów jest jednak możliwa fachowa pomoc doradcy. Pomoc taka dostępna jest dla organizacji działających na rzecz niepełnosprawnych, bezrobotnych, dzieci i młodzieży, seniorów, zwierząt… Za każdym razem dostosowana do specyfiki poszczególnych organizacji. To wszystko nieodpłatnie w ramach projektu Akcelerator NGO w Poznaniu, Lesznie, Kaliszu, Koninie, Pleszewie, Pile i Czarnkowie. Im wcześniej skorzystasz, droga działaczko i drogi działaczu z tej pomocy, tym większa szansa, że Twój projekt będzie lepszy, uzyska więcej punktów i środków na jego realizację. W tym przypadku sprawdza się powiedzenie: kto pierwszy ten lepszy!
Wśród niewspomnianych wyżej uchybień należałoby wymienić nieprecyzyjny cel, niedający się zmierzyć i/lub niespójny z opisanymi potrzebami, mały nacisk na analizę i przeciwdziałanie ryzyku, np. niezrekrutowania grupy lub rezygnacji z udziału w trakcie realizacji poszczególnych etapów czy też niespójność rezultatów z planowanymi działaniami. Oczywiście trudno generalizować błędy, bo przecież każdy projekt to ważny wycinek życia społecznego, to odpowiedź na istotne deficyty i luki. Istotą konkursów jest jednak wybór najlepiej zaplanowanych przedsięwzięć, bo takie w większym stopniu gwarantują, że wyłożone na ich realizację publiczne środki zostaną wykorzystane skutecznie i efektywnie. Taka jest rzeczywistość. Dla tych osób, które czasem już bezsilnie patrzą na swoje opisy projektu i nie są w stanie zauważyć błędów jest jednak możliwa fachowa pomoc doradcy. Pomoc taka dostępna jest dla organizacji działających na rzecz niepełnosprawnych, bezrobotnych, dzieci i młodzieży, seniorów, zwierząt… Za każdym razem dostosowana do specyfiki poszczególnych organizacji. To wszystko nieodpłatnie w ramach projektu Akcelerator NGO w Poznaniu, Lesznie, Kaliszu, Koninie, Pleszewie, Pile i Czarnkowie. Im wcześniej skorzystasz, droga działaczko i drogi działaczu z tej pomocy, tym większa szansa, że Twój projekt będzie lepszy, uzyska więcej punktów i środków na jego realizację. W tym przypadku sprawdza się powiedzenie: kto pierwszy ten lepszy!
Artykuł powstał w ramach projektu "Akcelerator NGO", współfinansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Źródło: Centrum PISOP
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
