Każdy wydatek w organizacji musi być prawidłowo opisany księgowo, merytorycznie oraz zatwierdzony przez właściwe osoby. Wymogi w tym względzie są bardziej szczegółowe wobec fundacji i stowarzyszeń niż wobec firm.
źródło: ngo.pl
Zarząd i osoba prowadząca księgowość (księgowa/-y, firma księgowa) muszą dopilnować, żeby opisy na fakturach były zgodne z polityką rachunkowości i sposobem reprezentacji określonym w statucie. Dzięki temu wydatek na fakturze (rachunku, umowie, nocie księgowej itd.) może być uznany za w pełni udokumentowany, a księgowość może go ująć w kosztach organizacji.
Opis na fakturze nie może pozostawiać wątpliwości co do: klasyfikacji danego wydatku, źródeł jego finansowania oraz zgodności z celami statutowymi stowarzyszenia / fundacji.
Obejrzyj infografikę i skorzystaj z naszych podpowiedzi! Oczywiście trzeba je dostosować do potrzeb organizacji oraz wymogów sponsorów (jeśli wydatki są finansowane z dotacji).
Pamiętaj też, że na fakturze musi znaleźć się numer księgowy (oznaczenie z ksiąg rachunkowych) oraz dekretacja księgowa zgodna z planem kont. Musi tego dopilnować i nanieść na fakturze osoba (firma) prowadząca księgowość.
Dotacje, projekty – o czym jeszcze warto pamiętać
Sponsorzy zwykle mają szczegółowe i bardzo konkretne wymagania do opisu. Koniecznie zapoznaj się z wytycznymi wynikającymi z umowy ze sponsorem!
Plik do ściągnięcia z opisem powyższej infografiki w formacie pdf (wielkość pliku 203KB).
Źródło: poradnik.ngo.pl
