Publicystyka - ngo.pl

Dopełnieniem pytania o skuteczność działań organizacji jest pytanie o ich efektywność - zdolność do optymalnego wykorzystania posiadanych przez nie zasobów dla realizacji celów statutowych. Efektywność należy do kluczowych zagadnień w debacie nad kondycją sektora non-profit na świecie. Po części jest tak dlatego, że uznaje się ją za jeden z najważniejszych dla tego sektora standardów, po części – zapewne dlatego, że stosunkowo łatwo ją zmierzyć na poziomie struktury kosztów ponoszonych przez organizacje. Choć finansowe wskaźniki efektywności mogą być niekiedy mylące, przyjęło się uznawać, że są dobrą miarą „zdrowia” organizacji, probierzem ich gospodarności czy nawet uczciwości.

Najpopularniejszą miarą efektywności finansowej organizacji jest (popularyzowana np. przez angielską organizację NCVO) relacja pomiędzy wydatkami administracyjnymi a wydatkami przeznaczanymi bezpośrednio na działalność statutową organizacji. Teoretycznie, wymowa tego wskaźnika jest prosta: im więcej środków przeznacza się na administrację i funkcjonowanie samej organizacji, tym gorzej. W praktyce, ocena nie jest jednak tak oczywista.

Po pierwsze, zbyt niski poziom tych kosztów także może być niepokojący – świadczy bowiem o niedostatecznej kontroli organizacji nad własną działalnością. Biorąc pod uwagę rozbudowane oczekiwania administracji publicznej (i niektórych prywatnych sponsorów) związane ze sprawozdawczością i zarządzaniem projektami, trudno oczekiwać, że koszty te nie przekroczą pewnego pułapu (choć zarazem administracja często nie akceptuje tego rodzaju kosztów jako wydatków „kwalifikowalnych”).

Po drugie, wielkość kosztów administracyjnych jest (lub powinna być) zależna od profilu działalności organizacji oraz z preferowanymi przez nią formami działań. Trudno porównywać pod tym względem organizację charytatywną i, na przykład, infrastrukturalną. Aktywność lobbingowa, choć wymaga znacznych nakładów administracyjnych, może niekiedy mieć o wiele donioślejsze znaczenie niż świadczenie bezpośrednich usług.

Po trzecie, co sugerują już powyższe przykłady, definicja tego, które wydatki należy traktować jako administracyjne, które zaś jako bezpośrednie koszty działań statutowych, nie jest wcale oczywista. Różni badacze, a także same organizacje mogą rozumieć ją inaczej, co utrudnia porównywanie ich sytuacji.

Znaczna część uczestniczących w badaniu organizacji miała duże kłopoty z udzieleniem informacji temat kosztów swojej działalności (niektóre zaś nie chciały się nimi podzielić), co w pewnym stopniu wpływa na jakość uzyskanych wyników. Jakiekolwiek dane o kosztach udostępniło niespełna 90% organizacji, przy czym jednak tylko w przypadku 65% były to informacje precyzyjnie (kwoty lub procentowy udział w budżecie). W przypadku pozostałych, niezbędne było szacowanie na podstawie fragmentarycznych danych.

Szacując koszty administracyjne można wziąć pod uwagę obiektywne dane dotyczące rozmaitych kategorii kosztów związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem organizacji (takich jak wynagrodzenia, choć pojawia się pytanie, czy wszystkie; zużycie materiałów i amortyzacja, podróże służbowe, zakup sprzętu, utrzymanie lokalu) lub odwołać się do własnych deklaracji organizacji. Dane uzyskane z badania wskazują, że każda z tych metod przynosi dość różne rezultaty. Sumując wydatki na wynagrodzenia, lokal i koszty pochodne oraz zakup sprzętu dochodzimy do wniosku, że w przeciętej organizacji koszty te pochłaniają niemal 40% ogółu wykorzystywanych przez siebie środków finansowych. W świetle deklaracji samych organizacji (proszono je o określenie wielkości „kosztów administracyjnych”) odsetek ten jest dwa razy mniejszy, choć też większy niż można by się spodziewać – ok. 20% ogółu wydatków. Różnice wynikają zapewne z faktu, że część organizacji nie traktuje niektórych kosztów jako administracyjnych. Może to dotyczyć zakupu sprzętu, jeśli służy on bezpośrednio działalności statutowej organizacji (np. sprzętu rehabilitacyjnego), lub wynagrodzeń – wtedy, kiedy chodzi o koszty pracy związanej bezpośrednio ze świadczeniem usług stanowiących istotę działań organizacji (np. nauczanie, rehabilitacja, opieka socjalna, pomoc psychologiczna itp.). Ponieważ na podstawie dostępnych danych nie można wziąć pod uwagę takich sytuacji, poniżej odwołujemy się do własnych szacunków organizacji. Wynika z nich, że:

• 16% organizacji (spośród tych, które miały jakiekolwiek wydatki) nie potrafiło lub nie chciało udzielić informacji na temat wielkości swoich kosztów administracyjnych;
• Wśród pozostałych, co czwarta (27%, lub 22% wśród wszystkich organizacji), twierdziła, że nie ponosiła takich kosztów.
• W co drugiej organizacji koszty związane z administracją nie przekroczyły 10% ogółu wydatków.
• Średni udział tego rodzaju wydatków, kiedy nie brać pod uwagę przypadków nietypowych, oscyluje wokół 16%
• W jednej na cztery organizacje, koszty administracyjne przekraczają 30% ogólnej kwoty wydatków, a w co dziesiątej – aż 70%. 

Można zapytać, jaka jest wiarygodność tych informacji? Tendencja do zaniżania kosztów administracyjnych lub wręcz deklarowania braku takich kosztów jest naturalną reakcją organizacji na presję ze strony publicznych sponsorów i opinii publicznej. Odnotowywano ją w badaniach sektora non-profit na całym świecie – od Ameryki po Wielką Brytanię. Powstaje pytanie, czy w przypadku Polski istotnie jest się czego wstydzić? Jak te wyniki świadczą o polskim sektorze pozarządowym?

Wydaje się, że efektywność finansowa polskich organizacji jest nieco niższa niż ich odpowiedników w Europie zachodniej czy Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z wyliczeniami brytyjskiej organizacji badawczej NCVO (dane te pochodzą niestety sprzed niemal 10 lat), połowa angielskich charities wydaje na zarządzanie i administrację nie więcej niż 9% środków, a 3 na 4 przeznaczają na ten cel nie więcej niż 13% swoich wydatków. Nie inaczej prezentują się organizacje amerykańskie, zbadane przez Indiana University, Center on Philanthropy oraz Urban Institute, Center on Nonprofits and Philanthropy (w badaniu uczestniczyły tylko organizacje, których roczne przychody przekraczały 50 tysięcy dolarów). 13% z nich twierdziło, że nie wydało na administrację ani centa. Przeciętny poziom takich wydatków oscylował, w zależności od wielkości organizacji i jej obszaru działalności – w granicach 8-18% (por. Pollak, Rooney 2003).

Zachodnie organizacje strażnicze różnie definiują granicę „przyzwoitości” w wydawaniu przez organizacje środków na własne funkcjonowanie. American Institute of Philantropy za minimalny standard uznaje pułap 60% wydatków przeznaczanych na działania programowe (a więc nie na administrację lub fundraising – którego jednak nie mogliśmy wziąć pod uwagę w przypadku polskich organizacji). Dla United Way of the National Capital Area, pułap ten znajduje się na poziomie 80%. National Council for Voluntary Organisations  odnosi się bezpośrednio do kosztów administracyjnych (poza kosztami fundraisingu), wskazując, że powinny one zawierać się w przedziale pomiędzy 5 a 13% ogółu wydatków (co znaczy również, że nie powinny być niższe niż 5%). Propozycje te nie odnoszą się w żaden sposób do polskich realiów i dlatego trudno traktować je tutaj jako punkt odniesienia (ktoś mógłby powiedzieć, że wyższe koszty zarządzania organizacją w Polsce to smutna konsekwencja wyższych wymagań formalnych narzucanych im przez przepisy skarbowe, prawo pracy, przepisy sanitarne itp.). Warto jednak zauważyć, że nie było w polskim sektorze szerokiej dyskusji nad kwestią tak rozumianej efektywności działań organizacji i standardami jakie powinny w tym obszarze obowiązywać. A to, że byłoby nad czym dyskutować pokazuje chociażby relacja ze spotkania, jakie zostało zorganizowane w 2008 roku właśnie na temat kosztów administracyjnych - /wiadomosci/395398.html.

We wszystkich przywoływanych wyżej studiach odnotowano silne zróżnicowanie wyników dotyczących kosztów administracyjnych organizacji w zależności od ich wielkości oraz obszaru działania. Co ciekawe, nieco inaczej jest w przypadku polskich organizacji: okazuje się, że deklaracje dotyczące pola działalności organizacji nie różnicują w znaczący sposób odpowiedzi dotyczących skali ich wydatków administracyjnych.

Można jednak wskazać kilka czynników, które tłumaczą różnice w deklaracjach dotyczących poziomu wydatków administracyjnych. Należą do nich:

• Typ miejscowości: organizacje mające siedzibę na obszarach wiejskich wydają zwykle na administrację znacznie mniej (średnio 13%) niż te usytuowane w miastach (ponad 20%) (choć już wielkość miasta nie ma jednoznacznego przełożenia na poziom kosztów administracyjnych)
• Wielkość organizacji: udział kosztów administracyjnych wśród organizacji najmniejszych (o przychodach nie przekraczających 1000 złotych) jest najniższy (średnio ok. 14%). Jednak poza tą kategorią wielkość organizacji nie różnicuje wyraźnie deklaracji dotyczących wydatków na administrację. Różnicuje jednak odpowiedzi na pytanie o poziom wydatków na wynagrodzenia i lokal – rosną one proporcjonalnie do budżetu organizacji, i wśród tych największych (powyżej 1 mln zł) sięgają średnio 45% ogółu kosztów.
• Zatrudnienie: co dość oczywiste, organizacje zatrudniające personel ponoszą większe koszty administracyjne.
• Rodowód: organizacje zakładane przez władze samorządowe deklarowały znacznie wyższy poziom kosztów administracyjnych (średnio ok. 36%) niż pozostałe (średnio ok. 20%). Mniejsze obciążenie tego rodzaju wydatkami wykazywały organizacje założone przez osoby indywidualne.
• Wiek organizacji: inicjatywy rozpoczynające dopiero swoją działalność (mające nie więcej niż 2 lata) raportowały znacząco niższy poziom kosztów administracyjnych niż te starsze. 

Bardziej zaawansowane analizy[1] wskazują, że decydujące znaczenie dla deklaracji dotyczących wielkości kosztów administracyjnych mają kolejno: „wiejskość” organizacji, ich rodowód oraz wielkość. Związek pomiędzy zatrudnianiem personelu a poziomem wydatków na administrację okazał się wtórny (nieistotny przy tej samej wielkości organizacji, rodowodzie i położeniu terytorialnym). Sam fakt lokalizacji organizacji na terenach wiejskich oznacza statystycznie rzecz biorąc – przy innych czynnikach niezmienionych – spadek ciężaru kosztów administracyjnych o prawie 12%. Niewiele mniejsze znaczenie ma rodowód organizacji – organizacje założone przez osoby indywidualne deklarują statystycznie rzecz biorąc (niezależnie od ich wielkości, położenia czy wieku) o ok. 8% niższy udział kosztów administracyjnych w ogóle wydatków niż te założone przez inne instytucje (publiczne lub prywatne). Mniejszą rolę okazuje się odgrywać wielkość organizacji: wraz ze wzrostem budżetu o 10 tysięcy skala wydatków administracyjnych – niezależnie od innych czynników – rośnie o niespełna 0,5%. Jednak trzeba powiedzieć, że wymienione cechy organizacji tylko w małym stopniu przyczyniają się do wyjaśnienia różnic w deklaracjach co do tego rodzaju wydatków. Po uwzględnieniu ich wszystkich, wciąż ponad 90% tych różnic pozostaje niewyjaśnionych. Być może ich wyjaśnieniem jest sugerowany już brak jednoznacznej interpretacji i wytycznych, jakie typy wydatków do kosztów administracyjnych należy wliczać. Na zakończenie wypada wiec jeszcze raz zaapelować o rzeczową dyskusję na ten temat.

Przedstawione dane pochodzą z badania na reprezentatywnej próbie 1700 stowarzyszeń i fundacji zrealizowanego w pierwszym kwartale 2008 roku na zlecenie Stowarzyszenia Klon/Jawor. Przedsięwzięcie to było elementem projektu „W poszukiwaniu polskiego modelu ekonomii społecznej” finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej Equal.

[1]