Publicystyka - ngo.pl

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań [link] (w skrócie: rozporządzenie ws. ofert) wchodzi w życie 3 września 2016 roku. Oznacza to, że we wszystkich konkursy ofert ogłaszanych od tego dnia trzeba posługiwać się nowymi formularzami wniosków, umów i sprawozdań.

W nowym rozporządzeniu ws. ofert wprowadzono dwa komplety wzorów formularzy:

• zestaw wzorów formularzy dedykowany otwartym konkursom ofert (tzw. konkursom dotacyjnym) – formularze te dotyczą większości wniosków o dotacje składanych do samorządowych organów administracji publicznej;
• zestaw wzorów formularzy dotyczących tzw. regrantingu (tryb z art. 14 ust 1a i 2 ustawy) – co jest nową procedurą konkursową, wprowadzoną nowelizacją ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w 2015 roku. Więcej o regrantingu w kolejnym artykule.

Na marginesie warto zaznaczyć, że nowe rozporządzenie wprowadza także ramowy wzór umowy dla zadań realizowanych z pominięciem otwartego konkursu ofert – tzw. trybu małych grantów z art. 19a.

W pierwszej części oferty – potocznie nazywanej formularzem wniosku o dotację, o nazwie „Podstawowe informacje o złożonej ofercie” należy podać następujące dane:

W drugiej części formularza oferty, o nazwie „Dane oferenta(-ów)” należy podać dane o organizacji, lub w przypadku oferty wspólnej, o organizacjach, które składają ofertę. Zasadniczą zmianą w stosunku do poprzedniego wzoru jest połączenie dotychczas oddzielnych pól teleadresowych w jedno pole o numerze 1.  Należy w tym miejscu zwrócić szczególną uwagę, aby podać wszystkie dane dotyczące organizacji. Ponadto w porównaniu z poprzednim  wzorem oferty nowy wzór został uproszczony - ubyło kilka informacji, m.in. informacja o dacie rejestracji organizacji, czy informacje o prowadzonej przez organizację działalności gospodarczej.

W części III formularza wniosku o dotację (oferty) organizacja składająca ofertę (czyli oferent)  jest tylko jedno pole. Należy tam określić sposób reprezentacji wobec organu, do którego składana jest oferta, a także podać imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentacji.

Uwaga! Trzeba przytoczyć podstawę prawną opisanego sposobu reprezentacji  – np. zasady wynikające ze statutu, pełnomocnictwo lub inną podstawę

W przypadku składania oferty wspólnej, w pole III wpisuje się informacje o wszystkich oferentach.

Największy zakres informacji podawany jest w części IV oferty „Szczegółowy zakres rzeczowy oraz kalkulacja przewidywanych kosztów zadania publicznego”.

Część IV formularza wniosku o dotację (oferty) składa się  z następujących rubryk:

W dalszej części występują cztery powiązane ze sobą pola formularza (6,7,8,9): opis działań, harmonogram, kalkulacja kosztów oraz informacja o źródłach finansowania. W tym obszarze nastąpiły znaczące zmiany:

Do tej tabeli wpisuje się harmonogram działań zaplanowanych w projekcie. Jak już wspomniano, harmonogram powinien być spójny z opisem działań  z pola nr 6. W harmonogramie należy, poza nazwą działania, wskazać planowany termin realizacji (środkowa kolumna). W przypadku oferty wspólnej przy nazwie działania należy dopisać nazwę tego oferenta, który jest odpowiedzialny za realizację tej części projektu. Organizacja, która zamierza skorzystać z tzw. podwykonawstwa (art. 16 ust. 4 ustawy o pożytku), czyli skorzystać z usług podmiotu niebędącego stroną umowy z urzędem (np. zaangażować firmę lub inną organizację do wykonania części zadania), musi to odnotować. W ostatniej kolumnie oferent  zobowiązany jest wskazać zakres działania, który będzie w ten sposób realizowany.

Kalkulacja kosztów (czyli budżet lub kosztorys projektu) to tabela składająca się z dwóch części: kosztów merytorycznych i kosztów obsługi zadania publicznego.  Nowością – w  stosunku do starego wzoru formularza – jest to, że zrezygnowano z wydzielenia tzw. kosztów „innych” , w tym wyposażenia i promocji. W związku z tym koszty promocji i wyposażenia  należy przypisywać do kosztów merytorycznych. Koszty administracyjne są zdefiniowane jako te, które są wynikiem „działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym z obsługą finansową i prawną projektu”.

Do kalkulacji wprowadzono ponadto możliwość wyceny wkładu rzeczowego – zależy to od decyzji organu ogłaszającego konkurs. Informacji o takiej możliwości szukać należy w ogłoszeniu konkursowym. W przypadku, gdy urząd nie zezwala na wycenę wkładu rzeczowego – nie należy wypełniać kolumny „z wkładu rzeczowego” w tabeli kalkulacji kosztów. Kolejną nowością jest ostatnia kolumna tabeli – „Numer/y lub nazwa/y działania/ań zgodnie z harmonogramem”. Wyszczególnione w kalkulacji koszty muszą być jednoznacznie przypisane do konkretnych działań, podanych w harmonogramie, w polu nr  7.

Uwaga! W ogłoszeniach konkursowych podaje się dopuszczalną największą wartość wkładu osobowego i minimalną wkładu własnego finansowego (dla zadań w trybie wspracia). Należy zwrócić uwagę, czy podane „progi” odnoszą się do całkowitych kosztów realizacji projektu, czy do kwoty dotacji.

W tabeli źródeł finansowania również zaszły zmiany. Uporządkowano nazewnictwo: inne środki, poza dotacją, które oferent zamierza przeznaczyć na realizację projektu, składają się z czterech rodzajów: własnych; pochodzących od odbiorców; innych publicznych (tj. dotacje z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środki z funduszy strukturalnych); oraz pozostałych. Jeśli organizacja „dokłada” do projektu  środki z innych źródeł publicznych, to ma obowiązek wskazania organu. Wcześniej podawanie tych informacji nie było obowiązkowe.

Jednocześnie organizację czeka kilka nowych działań matematycznych. Ma ona obowiązek obliczyć, procentowy udział kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego, a także jaki jest procentowy udział innych środków finansowych w stosunku do dotacji (należy podzielić pole 2 przez pole 1) oraz obliczyć procentowy udział wkładu osobowego i rzeczowego w stosunku do kwoty dotacji (podzielić pole 3 przez pole 1). Obydwie dane należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Ostatnim elementem oferty są oświadczenia oferenta, pod  którym składa on własnoręczny podpis – zgodnie ze sposobem reprezentacji. Katalog oświadczeń jest otwarty – oznacza to, że urząd ogłaszający konkurs może zażądać jeszcze innych oświadczeń niż te wskazane we wzorze oferty.

Podmiot starający się o dotację (oferent) oświadcza, że:

1)  proponowane zadanie publiczne będzie realizowane wyłącznie w zakresie działalności pożytku publicznego oferenta(-tów);

2)   pobieranie świadczeń pieniężnych będzie się odbywać wyłącznie w ramach prowadzonej odpłatnej działalności pożytku publicznego*;

3)  oferent* / oferenci* składający niniejszą ofertę nie zalega(-ją)* / zalega(-ją)* z opłacaniem należności z tytułu zobowiązań podatkowych;

4) oferent* / oferenci* składający niniejszą ofertę nie zalega(-ją)* / zalega(-ją)* z opłacaniem należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne;

5)  dane zawarte w części II niniejszej oferty są zgodne z Krajowym Rejestrem Sądowym* / właściwą ewidencją;

6)  wszystkie informacje podane w ofercie oraz załącznikach są zgodne z aktualnym stanem prawnym

i faktycznym;

7)  w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem

i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których dotyczą te dane, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922).

Wzór oferty przewiduje następujące załączniki:

1.1. Harmonogram* (tylko w przypadku zadań wykraczających poza jeden rok budżetowy, tj. zdań wieloletnich)

1.2. Kalkulacja przewidywanych kosztów* (tylko w przypadku zadań wykraczających poza jeden rok budżetowy, tj. zdań wieloletnich)

1.3. Kopia umowy lub statutu spółki potwierdzona za zgodność z oryginałem - w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – tzw.  spółek non-profit.

Oznacza to, że zgodnie ze wzorem oferty organizacje starające się o dotacje w konkursach jednorocznych (nie: wieloletnich)  nie będą musiały składać żadnych załączników. Wyciąg z KRS lub z innej ewidencji będzie dołączany dopiero na etapie sporządzania umowy, w przypadku gdy NGO uzyska dofinansowanie.