Publicystyka - ngo.pl

Warto, żeby każda organizacja miała świadomość istnienia przepisów odnoszących się do wspomnianych kwestii i jednocześnie, znając ich zakres, umiała je wykorzystać w relacjach pracodawca – pracownik.

Postawę prawną stosowania pracy zdalnej stanowią przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Praca zdalna nie jest telepracą, którą można wykonywać na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Na dzień dzisiejszy praca zdalna nie została w żadnym zakresie uregulowana w Kodeksie pracy. Powszechnie mówi się jednak o potrzebie wprowadzenia takich rozwiązań do Kodeksu pracy. Konieczność uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy wynika w szczególności z faktu, że przepisy ww. ustawy dopuszczają jedynie czasową możliwość wykonywania tego rodzaju pracy. Tymczasem, wydaje się, że praca zdalna mógłby z powodzeniem zostać z pracodawcami na dłużej i być stosowana nie tylko w kontekście przeciwdziałania skutkom pandemii wirusa SARS-CoV-2.

Praca zdalna jest zatem trybem pracy, który pozwala na świadczenie tej samej pracy, którą pracownik jest zobowiązany świadczyć na podstawie jego aktualnej umowy o pracę. Praca zdalna może być świadczona jedynie przez czas określony - w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (zmiana obowiązująca od 5 września 2020 roku). 

Praca zdalna jest świadczona na polecenie pracodawcy. O jej wykonywaniu oraz okresie jej wykonywania (pod warunkiem, że mieści się on we wskazanych wyżej granicach) decyduje wyłącznie pracodawca i nie potrzebuje uzyskiwać w tym zakresie zgody pracownika. Jeżeli praca zdalna ma na celu przeciwdziałanie COVID–19 (a zgodnie z ustawą właśnie w taki celu jest wprowadzana), pracodawca uprawniony jest do polecania pracownikowi jej wykonywania. Jednocześnie pod pojęciem „przeciwdziałania COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków, w tym społeczno-gospodarczych, choroby. 

Odmowa przez pracownika świadczenia pracy w trybie zdalnym, z zastrzeżeniem, że praca ta nie jest sprzeczna z prawem lub umową o pracę, może skutkować odpowiedzialnością porządkową pracownika (takie stanowisko prezentuje również Państwowa Inspekcja Pracy). 

Pracodawca jest również uprawniony w każdym czasie cofnąć polecenia wykonywania pracy zdalnej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej lub decyzja o jej cofnięciu mogą być wydane w dowolnej formie. Przepisy nie nakładają w tym zakresie żadnych konkretnych obowiązków. Dla celów dowodowych warto, żeby tego rodzaju polecenie zostało jednak w jakiś sposób udokumentowane (może to być np.: zarządzenie zarządu przekazane do wiadomości pracowników, korespondencja mailowa do pracownika, polecenie wydane pracownikowi w formie pisemnej).

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli zostaną spełnione warunki określone w ustawie. W pierwszej kolejności rodzaj pracy powinien pozwalać na wykonywanie jej w trybie zdalnym. Większość prac biurowych może być wykonywana zdalnie i nie wymaga obecności pracownika w zakładzie pracy. Inaczej jednak będzie z pracami takimi jak praca dozorcy, kelnera czy osoby sprzątającej. Takie osoby z pewnością nie będą miały możliwości wykonywania swoich obowiązków w sposób zdalny. Dobór pracowników do wykonywania pracy zdalnej nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Ustawa wskazuje, że pracownik powinien posiadać umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania pracy zdalnej. Ustawa nie wskazuje, że praca zdalna może być wykonywana jedynie w miejscu zamieszkania pracownika, a jedynie wskazuje, że jest to inne miejsce niż miejsce stałego jej wykonywania. Należałby zatem przyjąć, że miejscem wykonywania pracy zdalnej może być zarówno miejsce zamieszkania pracownika, jak i każde inne miejsce. Problematyczne może być natomiast to, kto powinien ostatecznie o takim miejscu wykonywania pracy decydować tj. pracodawca, pracownik czy może obie strony stosunku pracy na bazie obopólnego porozumienia.

Praca zdalna powinna być wykonywana z miejsca, które umożliwia skuteczną realizacji powierzonych pracownikowi zadań służbowych. Pracodawca powinien posiadać informacje na temat tego, gdzie pracownik realizuje swoje obowiązki pracownicze. W takiej sytuacji wydaje się, iż najlepszym rozwiązaniem jest uzgodnienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w jakim miejscu praca zdalna może być wykonywana.

Przepisy nie określą w jaki sposób pracodawca miałby weryfikować czy dany pracownik posiada możliwości lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie jest uprawniony do wizytowania mieszkania pracownika w celu potwierdzenia czy pracownik takie możliwości posiada. W praktyce pracodawcy odbierają od pracowników oświadczenia, w których pracownicy wskazują, że takie warunki mają zapewnione. W sytuacji, w której pracownik sprzeciwiłby się złożeniu takiego oświadczenia należałoby uznać, że nie może zostać skierowany do wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W praktyce, nie każdy pracodawca jest w stanie zapewnić swoim pracownikom laptopa do pracy czy nawet odpowiednie łącze internetowe. Pracownicy często korzystają z własnego sprzętu i z własnej sieci. Jest to dopuszczalne, jednak w takim przypadku pracodawca powinien poświęcić szczególną uwagę kwestiom dotyczącym bezpieczeństwa informacji (w tym bezpieczeństwa danych osobowych), z którymi na co dzień mają styczność jego pracownicy. Warto w tym zakresie ustalić określone zasady postępowania (np. sposób korzystania z prywatnego komputera, zasady postępowania z dokumentacją organizacji), a także przeanalizować zakres i możliwości udzielenia pracownikom wsparcia np. w postaci wsparcia informatycznego (obsługa logistyczna pracy zdalnej powinna być zapewniona przez pracodawcę).

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy. 

Konieczność ewidencjonowania czasu pracy ma służyć kontroli pracownika. Wykonywania pracy z dala od pracodawcy może prowadzić do nadużyć ze strony pracowników i wykorzystania czasu pracy na realizację zadań z nią niezwiązanych. Pracodawcy coraz częściej dopuszczają, żeby pracownicy wykonywali swoje obowiązki służbowe w bardziej elastycznym przedziale czasowym niż to wynikało z ich dotychczasowego harmonogramu pracy, jednocześnie mogą oczekiwać od pracowników sumiennego rozliczenia tego, co w rzeczywistości zrealizowali.

Niestety obowiązujące przepisy nie są doskonałe i pomimo tego, że wykonywanie pracy zdalnej w obecnie panującej pandemii wydaje się oczywistym rozwiązaniem, stosowanie tego trybu w praktyce może wiązać się z wieloma wątpliwościami. Nadal nie do końca jest jasne w jaki sposób interpretować pewne zapisy ustawy, np. jak weryfikować czy pracownik posiada umiejętności wykonywania pracy zdalnej (i co to właściwie oznacza). Podnosi się również, że wykonywanie pracy zdalnej nastręcza sporo problemów związanych m.in. z rozliczaniem czasu pracy (sztywne normy czasu pracy wynikające z Kodeksu pracy wdają się być niedostosowane do realiów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej), stosowaniem przepisów dotyczących bezpiecznych i higienicznych warunków prac (np. kto odpowiada za wypadek przy pracy wykonywanej zdalnie z mieszkania pracownika), czy choćby kwestii ponoszenia kosztów pracy zdalnej (np. czy pracownikowi należny jest dodatek do wynagrodzenia w związku z korzystaniem przez niego z prywatnego łącza internetowego lub choćby ponoszenia kosztów zwiększonego zużycia prądu).

Z uwagi na lakoniczność regulacji, z całą pewnością warto jest wprowadzić w organizacji procedurę (regulamin) regulującą najważniejsze kwestie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej. Taka procedura może zawierać zapisy dotyczące m.in warunków po spełnieniu których taka praca może być wykonywana, zasad dotyczących sposobu rozliczania się pracownika ze zrealizowanych przez niego zadań (sprawozdawczość, prowadzenie ewidencji), warunków wykonywania pracy zdalnej, w tym zasad BHP, zasad zapewnienia bezpieczeństwa informacjom poufnym pracodawcy (w tym danym osobowym). Wprowadzenie tego typu regulacji wewnętrznej w NGO może ją ustrzec przed ewentualnymi nieporozumieniami dotyczącymi sposobu realizacji przez pracownika jego obowiązków służbowych, ograniczyć ewentualne spory, a także uporządkować pewne zagadnienia i tym samym wprowadzić transparentność w sposobie realizacji pracy.

Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu. Jednocześnie Kodeks pracy przewiduje, że mogą się zdarzyć sytuacje, w których pracownik nie zdoła wykorzystać takiego urlopu we wskazanym wyżej terminie. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym (tzw. urlop zaległy) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. 

Zatem urlop niewykorzystany przez pracownika w roku 2019 powinien zostać mu udzielony najpóźniej do końca września 2020 roku. Termin ten jest dochowany, gdy pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego. Niewykorzystanie urlopu przed upływem 30 września następnego roku nie powoduje utraty prawa pracownika do tego urlopu, dopóki nie nastąpi przedawnienie roszczenia o urlop (uchwała SN z dnia 20.2.1980 r., V PZP 6/79). Brak wykorzystania zaległego urlopu nie powoduje konieczności wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za urlop w trakcie trwania stosunku pracy. Taki obowiązek może powstać jedynie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Zdarzają się jednak sytuacje, że pracownik nie wyraża zgody na skorzystanie z urlopu wypoczynkowego wskazując np. że dany termin mu nie pasuje. Takie zjawisko możemy obserwować szczególnie w obecnej sytuacji. W okresie pandemii i związanych z nią ograniczeń pracownicy nie są zainteresowani wykorzystywaniem nabytego przez nich urlopu. Najchętniej skorzystaliby z niego w innym, lepszym czasie. Czy w takiej sytuacji pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu?

Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 15gc przywołanej wyżej ustawy covidowej (dodanym w czerwcu 2020 r.), zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.