Publicystyka - ngo.pl

W poprzednich artykułach o technologii mobilnej pisaliśmy między innymi o marketingu mobilnym i sposobach na mobilny fundraising. Mamy nadzieję, że nie trzeba już was przekonywać do zasadności korzystania ze zdobyczy ICT (ang. Information and Communication Technologies – technologie informacyjno-komunikacyjne) w działalności organizacji. W poniższym tekście postaramy się opisać teoretyczne i praktyczne aspekty mobilnego zarządzania w służbie NGO. A w kolejnych częściach cyklu „Technologia mobilna dla NGO” m.in. o tym, jak prowadzić wirtualne biuro.

Nawet będąc przysłowiowym freelancerem, który wykonuje pracę dla jednego klienta, można zgubić się w natłoku zadań do wykonania. Co dopiero w przypadku organizacji, w której często jedna osoba ma na głowie… praktycznie wszystko, od nadzorowania pracy wolontariuszy, przez terminowo realizowane zadania i projekty, po prowadzenie biura. To trudne. Dlatego, żeby poradzić sobie z tym natłokiem zadań możemy skorzystać z dobrodziejstw technologii.

Mobilne zarządzanie to możliwość prowadzenia projektów, organizowania i dysponowania zadań, udostępniania informacji itp. – za pomocą urządzeń mobilnych, a dokładniej aplikacji lub narzędzi, które umożliwiają tego rodzaju komunikowanie oraz dostęp do danych z komputera poprzez np. komórkę.

Istotą mobilnego zarządzania są urządzenia przenośne. Jeżeli chcemy mieć za ich pomocą dostęp do najważniejszych danych, dokumentów, kontaktów, rozliczeń itp., znajdujących się na komputerach stacjonarnych, musimy skorzystać z pośrednictwa tzw. chmury (cloud computing). To słowo dobrze oddaje wirtualny charakter danych, przechowywanych na specjalnym serwerze – prywatnym lub publicznym. Z kolei dzięki APN (ang. Access Point Name – nazwa punktu dostępowego) urządzenie mobilne automatycznie identyfikuje zewnętrzną sieć i jest w stanie pobierać z niej dane, łącząc się z chmurą.

Jak skorzystać z zewnętrznego serwera i umieścić dane w chmurze, by za pomocą urządzeń mobilnych łączyć się z zawartością naszego biura? Musimy skorzystać z systemu który umożliwi nam zarządzanie projektami, zadaniami do wykonania i obowiązkami współpracowników, najlepiej darmowego. Aplikacje tego typu to tzw. SAAS (ang. software as a service – oprogramowanie jako usługa), dostępne przez internet w formie przeglądarek na urządzeniach mobilnych. Nie wymagają uprzedniej instalacji na komputerze i korzysta się z nich zwykle na zasadzie abonamentu. Oprócz tego funkcjonują programy instalowane na serwerach.

Powszechnie stosowaną, darmową aplikacją tego typu jest Google Drive, umożliwiająca współdzielenie i edycję dokumentów (łącznie z ankietami, formularzami itp.) poprzez chmurę przez wiele osób jednocześnie. Możemy zarządzać dostępnością plików dla określonych grup osób. Google Drive funkcjonuje na zasadzie pakietu Microsoft Office, tyle że wirtualnego.

Dopełnieniem są inne programy z rodziny Google Apps – Google Sites, oferujący gotowe szablony i możliwość stworzenia prostej strony internetowej oraz przechowywania treści (taka strona może się stać np. miejscem dyskusji nad projektem dla współpracowników zdalnych), Google Calendar (wirtualny kalendarz) czy Google Talk (prosty komunikator). Więcej o ogólnodostępnych rozwiązaniach Google znajdziesz tu:

Jedną z najbardziej polecanych aplikacji kompatybilnych z systemem Android jest Asana. Pozwala w niezwykle intuicyjny, prosty sposób porządkować zadania do wykonania, umożliwiając ich rozdzielanie pomiędzy zespół liczący nawet 30 osób.

W tym artykule przedstawiliśmy możliwości mobilnego zarządzania sprawami organizacji. Zapraszamy do kolejnych odsłon cyklu „Technologia mobilna dla NGO”.