Publicystyka - ngo.pl

Na dobrą opiekę nad sprzętem składa się wiele działań – ważne, aby za te zadania odpowiedzialne były konkretne osoby i aby było wiadomo, do kogo zwracać się w razie problemów. Oczywiście, dbanie o infrastrukturę technologiczną można zlecić komuś spoza organizacji. Można też oddelegować członków zespołu lub pracowników do konkretnych obowiązków.

Wiele organizacji decyduje się na pośrednie wyjście, zlecając część zadań zewnętrznemu wsparciu technicznemu, część pozostawiając członkom swego zespołu. Jeżeli podstawowe obowiązki pracownika nie są związane z „technicznymi” zadaniami, ważne jest, aby uwzględnić te dodatkowe działania w umowie i opisie jego stanowiska.

Entuzjasta/Entuzjastka IT to osoba, która ma pewne umiejętności techniczne, ale jego/jej codzienne obowiązki nie są z tym związane. Taka osoba często uczestniczy w podejmowaniu decyzji, nie biorąc jednak za nie całkowitej odpowiedzialności. To dobry duch, który wspiera wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych w organizacji i oswaja z nimi innych pracowników

• Lubi ludzi.
• Interesuje się nowymi technologiami.
• Dzieli się swoją wiedzą z innymi.
• Lubi naprawiać rzeczy.
• Nie boi się majsterkować.
• Lubi uczyć się nowych rzeczy.
• Nie boi się wypróbowywania nowych rozwiązań.
• Jest w stanie zajmować się kilkoma zadaniami naraz.
• Chętnie czyta instrukcje i wyszukuje informacje o sprzęcie – również online.
• Ma dobre poczucie humoru (aby nie brać siebie i technologii zbyt poważnie)
• Dobrze dedukuje i przechodzi od prostszych do bardziej skomplikowanych rozwiązań.
• Potrafi wytłumaczyć zasady działania, czy rozwiązania problemów na wiele sposobów – zarówno podczas wewnętrznych szkoleń dla zespołu, jak i online, wizualnie i przez telefon.

• Instalacja nowych komputerów.
• Przenoszenie danych z jednego stanowiska na inne.
• Instalacja nowego sprzętu i oprogramowania, na pojedynczych stanowiskach, lub przez sieć.
• Dopasowywanie komputerów do potrzeb organizacji (dodawanie pamięci, konfigurowanie dysków, łączenie wewnętrznych i zewnętrznych drukarek itp.)
• Dbanie o aktualizacje inwentarza sprzętu i przechowywanie dokumentacji urządzeń i oprogramowania.
• Zapewnianie kopii zapasowych i tego, że będą one działać.
• Dbanie o infrastrukturę: sprzęt, kable, itp.
• Diagnozowanie i rozwiązywanie problemów z systemem operacyjnym, poszczególnymi komputerami, sieciami, itp.
• Aktualizacje oprogramowania i baz wirusów
• Przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej sprzętu (numery seryjne, kontakt do dystrybutora, miejsce przechowywania zasobów)
• Regularne spotkania z dyrektorem lub inną osobą odpowiedzialną za system IT w organizacji.

Menadżer/Menadżerka IT to osoba, której podstawowym obowiązkiem jest wspieranie systemu informatycznego organizacji. Zwykle to osoba z wykształceniem informatycznym, która trzyma pieczę nad wszystkim, co związane z komputerami, siecią i całą infrastrukturą technologiczną organizacji. Jest odpowiedzialna za komunikację między zespołem z działu IT a Dyrektorem/Dyrektorką organizacji, jak również za kontakty z dystrybutorami sprzętu i oprogramowania, przygotowywanie sugestii dotyczących nowych zakupów i zmian w strategii i wspieranie działania systemu informatycznego na rzecz misji organizacji.

• Dogłębnie rozumie kulturę danej organizacji i to, w jaki sposób technologie używane są by polepszyć jej pracę.
• Interesuje się nowymi technologiami i ma dużą wiedzą z nimi związaną.
• Dobrze dogaduje się z ludźmi, ma do nich miły stosunek i posiada umiejętności interpersonalne, które umożliwiają bycie częścią zespołu i jednocześnie go prowadzić.
• Potrafi koordynować pracę zespołu przy kilku projektach jednocześnie.
• Jest w stanie sprawnie rozwiązać problemy z technologią informacyjną, które mogą wystąpić w pracy.
• Umie pisać i oceniać budżety, szacować koszty projektów i dobrze planować je w czasie.
• Potrafi prowadzić spotkania z pracownikami różnych szczebli.
• Analizuje problemy i definiuje ich rozwiązania.
• Ma wiedzę na temat administrowania technologiami i systemami, by podejmować odpowiednie decyzje.
• Dobrze rozumie nowe technologie, by móc proponować nowe strategie i skutecznie nadzorować ich implementację i prace zespołu.

• Kontakty z dystrybutorami sprzętu, pracownikami kontraktowymi, dostawcami usług.
• Tworzenie i aktualizowanie planów, strategii i procedur związanych z technologiami.
• Tworzenie budżetów i zatwierdzanie sposobów finansowania technologii w organizacji.
• Projektowanie i dbanie o przestrzeganie ogólnych zasad dotyczących systemu informatycznego w całej organizacji.
• Bycie podporą całego zespołu ds. IT.
• Podejmowanie decyzji dot. standardów oprogramowania i sprzętu.
• Zarządzanie i opieka nad zespołem.
• Kiedy trzeba, przeprowadzanie wywiadu na temat technologii w organizacji – wszelkich kosztów z nimi związanych, dostępnych opcji, wsparcia technicznego itp.

Dyrektor/Dyrektorka ds. IT nadzoruje wszystkich innych pracowników zajmujących się systemem informatycznym. Podczas gdy to Menadżer/Menadżerka IT sugeruje czy rekomenduje pewne działania (nowe oprogramowanie, aktualizacje, dokumentacje sieci itp.), to Dyrektor/Dyrektorka podejmuje ostateczne decyzje, opracowuje plany, procedury i strategie.

• Potrafi opowiedzieć się za odpowiednimi rozwiązaniami technologicznymi.
• Potrafi podejmować ważne decyzje, również dotyczące finansów (wydatki, fundraising itp.).
• Ma doświadczenie menadżerskie i wie, jak pracować z zespołem, konsultantami, zewnętrznym wsparciem.
• Umie pracować w grupie.
• Interesuje się nowymi technologiami.
• Rozumie strategiczny plan organizacji.
• Rozumie jej misję.
• Rozumie procesy finansowania.
• Umie poprowadzić spotkanie.
• Dobrze komunikuje się z ludźmi, zarówno ustnie, jak i pisemnie.

• Przygotowywanie budżetów i planów pozyskiwania funduszy, planów dot. technologii, procedur i strategii.
• Przygotowanie i nadzór nad przestrzeganiem procedur dotyczących bezpieczeństwa danych.
• Podejmowanie ostatecznej decyzji na temat oprogramowania i sprzętu.
• Wyrażanie zgody na wszelkie projekty związane z ochroną i bezpieczeństwem danych.
• Przekazywanie wymagań dotyczących procedur bezpieczeństwa danych innym dyrektorom i pracownikom innych działów.
• Upewnienie się, że technologie i plan ich wprowadzania jest w zgodzie z misją i strategicznym planem organizacji.

Niektóre z opisanych tu obowiązków pokrywają się ze sobą – to dlatego, że nie w każdej organizacji muszą pracować wszystkie opisane tu osoby. Zależy to oczywiście od wielu czynników, przede wszystkim: wielkości organizacji i skomplikowania jej systemu informatycznego. W małych organizacjach, pracujących w jednym biurze na kilku komputerach prawdopodobnie wystarczy, aby w zespole znajdowała się jedna osoba zajmująca się technologiami. Może być to Entuzjasta/Entuzjastka IT, a w razie poważniejszych problemów można zwrócić się do zewnętrznego wsparcia. Duże organizacje, z rozbudowaną strukturą, powinny jednak wyróżnić stanowiska pracy związane z technologiami na kilku szczeblach – usprawni to funkcjonowanie systemu, szczególnie proces planowania i podejmowanie decyzji o nowych rozwiązaniach.

Tekst jest fragmentem Przewodnika po skutecznym korzystaniu z technologii dla organizacji pozarządowych, który zostanie opublikowany na portalu Technologie.org.pl.