Prace nad zmianami w zasadach otwartych konkursów ofert dla NGO w Łodzi dobiegły końca. Właśnie weszło w życie nowe Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi wprowadzające m.in. uspójnienie systemu punktacji ofert, możliwość uzupełniania braków formalnych na etapie składania wniosków czy odejście od zasady załączania faktur i rachunków do sprawozdań z realizacji zadań publicznych itp.
Do najważniejszych zmian w procedurze konkursowej zaliczyć można:
- Doprecyzowanie kryteriów oceny formalnej
W projekcie uszczegółowiono kryteria formalne i doprecyzowano niektóre z nich (np. kryterium „zgodności z ogłoszeniem konkursowym” rozbito na kilka szczegółowych kryteriów takich jak np.: "prawidłowa wysokość wkładu własnego", „wnioskowana kwota zgodna z ogłoszeniem konkursowym”, „właściwy termin realizacji zadania” itp), tak by oferenci łatwiej mogli sprawdzić ewentualne niezgodności na etapie składania oferty, a ocena spełnienia wymogów formalnych była bardziej czytelna.
Dodatkowo zrezygnowano z kryteriów mało precyzyjnych i niezrozumiałych jak np: „jednoznaczny zakres zadania”, „wcześniejsze dotowanie w pełni, bądź w części ze środków budżetu miasta”, a także wprowadzono nowe kryteria oceny, jak np. „realizacja zadania na rzecz Miasta i jego mieszkańców”.
- Wprowadzenie możliwości uzupełnienia niektórych braków formalnych na etapie składania ofert
Jednym z ważniejszych postulatów uwzględnionych w konsultacjach z organizacjami pozarządowymi było dopuszczenie możliwości uzupełniania niektórych braków formalnych na etapie składania ofert. Są nimi np. brak podpisu pod ofertą czy brak złożenia wszystkich załączników. Poprawić będzie można też ofertę, która posiada inną sumę kontrolną niż wersja elektroniczna wniosku. Korekty dokonać będzie można w ciągu 3 dni od momentu upublicznienia wyników oceny formalnej bądź od momentu bezpośredniego poinformowania wnioskodawcy. Zmiana prowadzić ma do zwiększenia ilości ofert poddawanych ocenie merytorycznej.
- Zniesienie konieczności dołączania odpisu z KRS (o ile jest on dostępny w wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości)
Jest to kolejny postulat przyjęty w konsultacjach. W sytuacji gdy odpisy z KRS dostępne są w internecie, załączanie ich do oferty staje się bezcelowe. Rezygnacja z załącznika oszczędzić ma również czas składającego, oceniających, a także ograniczyć możliwość popełnienia błędu formalnego itp.
- Wprowadzenie stałych kryteriów oceny ofert i uspójnienie punktacji
Wprowadzono stały zakres punktacji w konkursach ofert, który bazuje na 6 podstawowych kryteriach oceny określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Ponadto, w każdym konkursie wprowadzono możliwość zastosowania kryteriów dodatkowych (z uwagi na specyfikę zadania). Każde z kryteriów otrzymało stałą ilość punktów, by uniknąć rozbieżnego oceniania tego samego kryterium w różnych konkursach. Stąd każda oferta w konkursie, będzie mogła zdobyć max. 40 punktów, a w przypadku zastosowania kryteriów dodatkowych 46 punktów. Aby móc liczyć na dofinansowanie oferent każdorazowo będzie musiał otrzymać przynajmniej 55% możliwych do zdobycia punktów.
Jednocześnie zachowano (obecny do tej pory) tryb oceny bezpunktowej (stosowany przez Wydział Sportu UMŁ), wprowadzono jednak zasady pracy komisji konkursowej w tym trybie (tryb rekomendacyjny po ówczesnym omówieniu każdej z ofert). Wprowadzono również wymóg uzasadnienia dla każdej z odrzuconych bądź przyjętych ofert.
- Wprowadzenie karty oceny pomocniczej
W przyznawaniu właściwej punktacji służyć ma karta z uwagami i pytaniami pomocniczymi. Karta porządkować ma elementy podlegające ocenie i zapobiegać różnemu rozumieniu danego kryterium przez poszczególnych oceniających. Karta ma być również wskazówką dla składających oferty (dając informację co konkretnie jest rozpatrywane przy ocenie ofert).
- Nowe możliwości pracy komisji konkursowej
Podstawową zmianą w procedurze pracy komisji konkursowej jest wprowadzenie indywidualnej karty oceny merytorycznej dla każdego wniosku. Rozpatrzenie wniosku nowym trybem może być bardziej czasochłonne, dlatego przy dużej ilości ofert dopuszczono możliwość oceny jednego wniosku, przez 2 członków komisji (dotychczas wszyscy członkowie komisji oceniali wszystkie wnioski). Rekomendacje o przyznaniu/nieprzyznaniu dotacji podejmować będzie jednak (tak jak dotychczas) cała komisja konkursowa. Członkowie komisji dostali również prawo wglądu do złożonych ofert poza posiedzeniami komisji, co ma umożliwiać lepsze poznanie treści później ocenianych wniosków.
Inne nowe elementy procedury konkursowej warte uwagi to m.in ujednolicenie katalogu kosztów kwalifikowanych/niekwalifikowanych w konkursach ofert, wprowadzenie zasady, że dotacja nie może zostać przyznana na kwotę mniejszą niż 50% wnioskowanej przez organizację kwoty itp.
Etapy prac nad zasadami
Nowe zasady konkursowe konsultowane były na wielu etapach z przedstawicielami/przedstawicielkami NGO. Prace nad zarządzeniem rozpoczęły jeszcze się połowie 2013 r., kiedy powołany został zespół roboczy złożony z pracowników Urzędu Miasta Łodzi jak i pozarządowej części Łódzkiej Rady Działalności Pożytku Publicznego. Na tym etapie powstały m.in koncepcje nowej karty oceny formalnej, merytorycznej, zaproponowano uspójnienie punktacji, a także wprowadzenie nowych zasad do trybu pracy komisji konkursowej. W listopadzie 2014 r. projekt konsultowany był z organizacjami pozarządowymi, które zgłosiły łącznie 36 uwag. Przyjęto wówczas część postulatów organizacji – jak np. wprowadzenie możliwości uzupełniania braków formalnych czy odstąpienie od wymogu załączania odpisów z KRS na etapie składania ofert i załączania kserokopii faktur oraz rachunków do sprawozdań z realizacji zadań publicznych. Proces uzgodnień z III sektorem zakończył się w czerwcu 2015 r., kiedy ostateczny projekt dokumentu pozytywnie zaopiniowała Łódzka Rada Działalności Pożytku Publicznego.
Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią zarządzenia dot. zasad konkursowych.
Źródło: Urząd Miasta Łodzi
