Publicystyka - ngo.pl

Projekt trwał od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. i polegał na kompleksowym wsparciu organizacji  w formie szkoleń, specjalistycznego doradztwa w zakresie zarządzania finansowego oraz PR, a także wymiany doświadczeń między uczestnikami projektu w ramach wizyt studyjnych. Skierowany był przede wszystkim do zarządów organizacji oraz do ich księgowych lub dyrektorów finansowych.

– Rzutem na taśmę zgłosiłem organizację do udziału w projekcie. Do końca rozważałem czy warto brać w nim udział, bo czas w organizacji to bardzo deficytowy towar. Myślałem też, że „przecież tyle już wiem i czy mogę dowiedzieć się czegoś nowego?” Oferta doradcza i szkoleniowa na rynku jest dosyć szeroka i trzeba dobrze wybierać. Jednak z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że była to dobra decyzja – kompetentni trenerzy, dużo nowych rzeczy, wymiana doświadczeń z innymi organizacjami. A poza tym, dobrze czasem wystąpić w roli beneficjenta – to  bezcenne doświadczenie – mówi Dariusz Patoleta, członek zarządu Fundacji Kaszubskie Słoneczniki z Gogolewka.

– Pierwszy raz miałyśmy okazję uczestniczyć w długoterminowym projekcie dotyczącym zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych. Inne projekty z tego obszaru, w których wcześniej brałyśmy udział, ograniczały się do jednego, dwóch spotkań, najczęściej o charakterze wykładowym, tymczasem projekt FDP i PAFPIO był zakrojony na szeroką skalę, dawał możliwość wielokrotnych spotkań z ekspertkami, wprowadzania zmian na bieżąco i konsultowania ich z osobami doświadczonymi w tym obszarze. Projekt był też wyjątkowy dlatego, że angażował nie pojedyncze osoby z organizacji, ale cały zespół – poprzez różnorodne, sprofilowane formy wsparcia, tj. warsztaty, seminaria, wizyty studyjne czy różnorodne doradztwo dopasowane do potrzeb organizacji – twierdzi Natalia Sarata, członkini zarządu Fundacji Przestrzeń Kobiet ze Szczawnicy.

– Były to pierwsze w naszym życiu stowarzyszeniowym tak konkretne szkolenia, dające praktyczną wiedzę na temat naszych dokumentów, niezbędnych do prawidłowego, zgodnego z prawem prowadzenia działalności – zapewnia Ewa Kozdraj, prezeska Stowarzyszenia „Dla Ziemi” z Bratnika.

Doradztwo ważna rzecz

Projekt „Profesjonalne zarządzanie finansami, a wiarygodny wizerunek NGO” rozpoczęły szkolenia dotyczące m.in.: księgowości, opracowywania budżetów, planów i przepływów finansowych w NGO, zarządzania finansami, jako elementu budowania wizerunku wiarygodnej organizacji czy opracowywania akcji fundraisingowych w aspekcie PR.

To była „twarda” i bardzo konkretna wiedza, która miała pokazać, że o stowarzyszeniu i fundacji należy myśleć całościowo, a nie wycinkowo. Szkolenia trwały od marca do czerwca 2011 roku.

– Właściwie każde szkolenie pozwalało nam uświadomić sobie, gdzie mamy braki, i co należy poprawić. W niektórych momentach ta wiedza była dla nas wprost przerażająca, ale dzięki temu mogliśmy krok po kroku wprowadzać ulepszenia. To dla nas ważne, by mieć poczucie, że działamy zgodnie z prawem. Często o poradę zgłaszają się do nas inne lokalne organizacje i dobrze jest być pewnym, że umiemy im dobrze doradzić na podstawie własnych doświadczeń i zdobytej wiedzy – opowiada Dorota Lenarczyk, kierownik biura Stowarzyszenia W.A.R.K.A. z Warki. – Dla mnie najważniejsze było szkolenie, podczas którego omawialiśmy obowiązki zarządu wynikające z ustawy o rachunkowości. Wyprowadziło mnie ono z błędnego myślenia, że za wiele spraw związanych z księgowością i zarządzaniem finansami odpowiada księgowy. Tymczasem okazało się, że za to odpowiada Zarząd. Z kolei na innym szkoleniu uczyliśmy się czytać sprawozdanie finansowe. To bardzo potrzebna umiejętność, by mieć świadomość pod czym podpisują się właśnie członkowie zarządu – dodaje.

– Wiedza podana na szkoleniach była bardzo konkretna. Pozwoliła na zobaczenie swojej organizacji niejako „z boku”, jej niedoskonałości i uchybień. I muszę przyznać, że tych uchybień było „trochę”, choć nie takie rażące. Dzięki temu wprowadziliśmy zmiany, uproszczenia i wyciągnęliśmy wiele konkretnych wniosków. Niestety, ogólny „trend” rozliczania NGO idzie w kierunku coraz większej formalizacji, pozostawiając często na boku sedno działania. Z jednej strony – ustawowe obowiązki sprawozdawcze, z drugiej – nadmierna „papierologia” rozliczania dotacji sprawia coraz większe przeniesienie wagi z meritum na formalizm – wyjaśnia Piotr Stec, księgowy Teen Challenge Chrześcijańska Misja Społeczna Oddział w Cieszynie.

Przekazaną teorię zweryfikowano w praktyce. Służyło temu indywidualne doradztwo z zakresu księgowości, finansów i PR już w siedzibie organizacji. Członkowie zarządów fundacji czy stowarzyszeń mogli również korzystać z doświadczenia i wsparcia ekspertów „na odległość”, żeby konsultować swoje problemy. Jak się okazało – po szkoleniach wyniknęło ich całkiem sporo.

– Przyjazd doradczyni Doroty Pieńkowskiej był świetnie wykorzystanym czasem na analizę dokumentów finansowych, przyjrzeniem się naszej sprawozdawczości i określeniem wyzwań związanych z płynnością finansową w organizacji. Takie spojrzenie z zewnątrz oznaczało dla nas wypracowanie odpowiedzi na niektóre pytania finansowe, ale też łączące się z nimi ideowe zasady działania organizacji. Czy przyjmiemy każdą ofertę od każdego sponsora? Jak etyczne działanie wiąże się z wiarygodnością finansową? – zauważa Natalia Sarata.

– Nasze pytania skierowane do Teresy Zagrodzkiej, profesjonalnej doradczyni, dotyczyły głównie działalności odpłatnej i gospodarczej. Co prawda, nie podjęliśmy jeszcze ostatecznej decyzji co do rodzaju prowadzenia działań, ale dzięki doradztwu rozwialiśmy sporo naszych wątpliwości. Poprawiliśmy też wiele dokumentów, napisaliśmy regulaminy, zmieniliśmy statut, bo po raz pierwszy ktoś kompleksowo go ocenił. Zdecydowanie jakość pracy jest wyższa, podniósł się też poziom adrenaliny w zespole zarządzającym, gdy uświadomiliśmy sobie skalę odpowiedzialności – zapewnia Ewa Kozdraj.

– Konsultacje księgowe na miejscu w naszej organizacji dały nam niepowtarzalną okazję, aby przyjrzeć się naszym księgom rachunkowym i sprawdzić poprawność ich prowadzenia, wskazać co należy usprawnić. To było dla nas bardzo ważne – przekonuje Dorota Lenarczyk.
– Doradztwo, zarówno zdalne, jak i bezpośrednie jest ogromnym wsparciem dla organizacji. Dzięki niemu ruszyliśmy kilka trudnych dla nas zagadnień, jak umowy czy interpretacje aktów prawnych. Poza tym, doradztwo w organizacji ma podwójną wartość – nasuwa szereg pytań i spostrzeżeń ze strony doradcy, który ma takie „zewnętrzne oko” – twierdzi Dariusz Patoleta.


Czas wizyt studyjnych

Ważnym elementem projektu „Profesjonalne zarządzanie finansami, a wiarygodny wizerunek NGO” były wizyty studyjne. Chodziło o to, aby organizacje dzieliły się zdobytą wiedzą, a także podpatrywały pracę innych.

W sumie dziewięć organizacji biorących udział w projekcie od lipca do listopada 2011 r. ruszyło w drogę, często na drugi koniec Polski, aby wymienić się doświadczeniami. Wizyty studyjne były okazją do zweryfikowania w praktyce różnych problemów oraz podpatrzenia ciekawych i dobrych rozwiązań.

– Wyjazdy studyjne są świetnym narzędziem pozwalającym na zdobywanie doświadczeń i wymianę pomysłów. Byliśmy z wizytą w Cieszynie, w Fundacji Rozwoju Przedsiębiorczości Społecznej „Być Razem”. Jestem pod wrażeniem ich działalności – kompleksowości rozwiązań w obszarze pomocy społecznej i prowadzenia przemyślanej, dojrzałej polityki. Spodobało mi się naprawdę wiele rzeczy, np. wielosektorowe opracowywanie produktów do wytwarzania i sprzedaży przez osoby tworzące podmioty ekonomii społecznej. Dariuszu Bożku – jesteś Boski – dziękuję za wspaniałe przyjęcie – mówi Dariusz Patoleta.

– Wizyta studyjna w Dębnicy Kaszubskiej dała nam ogromne zasoby inspiracji. Pozwoliła spojrzeć na nasze działania z innej perspektywy. Łatwiej było zauważyć zasoby regionu, w którym funkcjonujemy, które, na co dzień, może są niedostrzegane przez nas samych. Ponadto, rozmowy i spotkania z mieszkańcami, z pracownikami fundacji, którą odwiedziliśmy dały nam ogromny zastrzyk dodatkowej wiedzy. Mogliśmy zobaczyć, jak radzi sobie, i jak pracuje organizacja z innego regionu Polski – twierdzi Sylwia Maksym.

– Wizyty dały nam przede wszystkim wiedzę o tym, co i jak robią inni. Pozwoliły zobaczyć nam, czego należy unikać, np. w kontaktach z administracją samorządową – przekonuje Piotr Stec.

Trzeba dbać o wizerunek

Wiele organizacji pozarządowych nie zdaje sobie sprawy z tego, jak bardzo ważny jest ich wizerunek. Nie wie także, że na obraz organizacji składa się wiele różnych czynników. Materiały informacyjno-promocyjne czy strona www są ważne i potrzebne, ale warto spojrzeć na kwestię wizerunku z szerszej perspektywy. Projekt „Profesjonalne zarządzanie finansami, a wiarygodny wizerunek NGO” właśnie na to zwracał uwagę.

Wszystkie materiały wychodzące na zewnątrz organizacji wpływają na to, jak jest ona postrzegana – i nie chodzi tylko o ulotki czy artykuły prasowe. Równie ważna jest sprawozdawczość finansowa, która jest nie tylko koniecznością wymaganą prawem, ale także elementem wizerunku. Przecież rzetelne, przejrzyste sprawozdanie finansowe wiele mówi o kondycji organizacji oraz o jakości jej pracy. Warto pamiętać, że dokumenty finansowe trafiają nie tylko na biurko urzędnika skarbowego – wnikliwie przyjrzy się im również ewentualny grantodawca, sponsor czy przedstawiciele instytucji samorządowych. To także ważna kwestia w przypadku fundraisingu, kiedy organizacja zwraca się o wsparcie do osób indywidualnych, firm, instytucji rządowych. Potencjalni darczyńcy na pewno przestudiują takie sprawozdania.

Organizowane w ramach projektu szkolenie „PR/Fundraising” pokazało organizacjom, jak kompleksowo zadbać o swój wizerunek. A ogłoszony konkurs na działania fundraisingowe pozwalał sprawdzić się już w realnym działaniu. Należało samemu napisać plan fundraisingowy, pozyskać lokalne agencje reklamowe, partnerów społecznych, samorządowych, biznesowych. W ramach projektu siedem organizacji wzięło udział w konkursie, a cztery zostały nagrodzone, m.in. Stowarzyszenie W.A.R.K.A, które chciało powołać Lokalny Fundusz Stypendialny oraz Fundacja Przestrzeń Kobiet, która przygotowała działania fundraisingowo-promocyjne na 2012 rok.

– Wygraliśmy konkurs na dofinansowanie działań PR dotyczących rozpowszechniania wiedzy o stypendium oraz zbierania funduszy na stypendia. Okazało się, i do tej pory się w tym utwierdzamy, że pokazywanie mieszkańcom naszych działań, docieranie do szerokiego grona zainteresowanych – bardzo procentuje. W ciągu niecałych dwóch miesięcy zebraliśmy 17 tys. zł na Lokalny Fundusz Stypendialny, który otworzyliśmy w tym roku – zapewnia Sylwia Maksym ze Stowarzyszenia W.A.R.K.A.

– Wyjątkowym dla naszej fundacji okazało się wsparcie w postaci dofinansowania działań promocyjno-fundraisingowych organizacji, o które mogłyśmy ubiegać się w drodze konkursu. Takie wsparcie na promocję, budowanie wizerunku jest organizacjom bardzo potrzebne, a rzadko w ramach innych projektów oferowane – twierdzi Natalia Sarata z Fundacji Przestrzeń Kobiet.

Czas na podsumowania

W ramach projektu „Profesjonalne zarządzanie finansami, a wiarygodny wizerunek NGO” powstał też portal internetowy www.finanse-ngo.pl oraz wydano dwie książki - „O przepływach finansowych w organizacji pozarządowej” i „Pozyskiwanie funduszy. Dobre praktyki”.

Na portalu zamieszczono wiele przydatnych informacji dla organizacji. Oprócz aktualności projektowych można na nim przeczytać m.in. o: dobrych praktykach czy rekomendacjach dla NGO z zakresu finansów, księgowości i zarządzania, a także zobaczyć wzory dokumentów. Aby otrzymać książki, wystarczy napisać do PAFPIO i zostaną one wysłane do organizacji. Korzystanie z portalu, jak i wydane w ramach projektu publikacje są bezpłatne.

Nie da się tez ukryć, że trwający przez rok projekt znacząco wpłynął na organizacje, które brały w nim udział. Ich przedstawiciele podkreślają, że przede wszystkim zmienił sposób myślenia członków zarządów o „dowodzeniu” stowarzyszeniami czy fundacjami.

– Udział w projekcie daje wiedzę zamierzoną, ale też mnóstwo osobistych refleksji, np. zastanowiło mnie podczas seminarium, dlaczego używa się sformułowania „zarządzanie finansami wyzwaniem dla organizacji pozarządowych”. Dla biznesu zarządzanie finansami to chleb powszedni – bez tego nie ma biznesu. Dlaczego dla nas musi to być wyzwanie? Przecież to nic trudnego – trzeba tylko wprowadzić i pielęgnować kilka zasad w kulturze organizacji. Ten projekt to takie przejrzenie się organizacji w lustrze. Niby codziennie się do niego zagląda, lecz nie wszystko się widzi – twierdzi Dariusz Patoleta.

– Udział w projekcie umocnił nasze przekonanie, że nadal chcemy przede wszystkim stawiać nacisk na cele organizacji i ich łączenie się z celami grantodawców, zamiast na przeformułowywanie naszych celów, by były zgodne z celami sponsorów. Jesteśmy przekonane, że właśnie takie działanie, w powiązaniu ze świadomym zarządzaniem pieniędzmi w organizacji buduje naszą wiarygodność i wspiera rozwój – mówi Natalia Sarata.

A jak po roku trwania oceniają projekt jego organizatorzy?

– Cieszę się, że dobrze odczytaliśmy potrzeby, jakie są na rynku organizacji pozarządowych. Projekt potwierdził, że zarządzanie finansami wciąż jest obszarem słabych kompetencji w stowarzyszeniach czy fundacjach, często na poziomie elementarnym – organizacje mają np. złe zapisy w statucie i nie wiedzą, że to wiąże im ręce na wielu poziomach. Ale tak naprawdę jesteśmy dopiero na początku drogi. Proszę pamiętać, że w projekcie wzięło udział tylko dwadzieścia organizacji, a w Polsce mamy ich przecież tysiące. Najważniejsze jest jednak to, że wpływamy na zmianę w myśleniu o zarządzaniu finansami w NGO, że projekt się sprawdził i był potrzebny. Bardzo też się cieszę, że w 2012 r. projekt będzie kontynuowany i kolejne organizacje będą mogły wziąć w nim udział – mówi Dorota Pieńkowska z PAFPIO.